Proforma Invoice: Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Invoice biasanya digunakan sebagai dokumen atau bukti transaksi pembelian barang atau jasa dari supplier. Namun, tahukah kamu bahwa ada jenis invoice yang bersifat sementara dan tidak langsung menjadi tagihan resmi? Inilah yang disebut dengan proforma invoice.

Proforma invoice sering digunakan untuk memberikan perkiraan biaya kepada buyer sebelum transaksi benar-benar terjadi. Dengan adanya dokumen ini, baik supplier maupun buyer bisa lebih jelas dalam menyepakati harga, jumlah barang, dan ketentuan pembayaran sebelum invoice final diterbitkan.

Jadi, sebenarnya apa itu proforma invoice, apa saja fungsinya, bagaimana cara membuatnya, dan bagaimana contohnya yang sering digunakan? Untuk, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma invoice adalah dokumen awal yang dikirimkan kepada buyer sebelum pembayaran dilakukan dan barang dikirimkan. Dokumen ini berisi rincian seperti daftar barang atau jasa yang dibeli, harga, serta informasi lain yang umumnya terdapat dalam invoice, tetapi tidak berfungsi sebagai tagihan resmi.

Sebagai contoh, jika supplier membutuhkan pembayaran di muka untuk memastikan dana tersedia sebelum memproduksi barang atau menyediakan layanan, mereka dapat menggunakan proforma invoice untuk memberikan gambaran transaksi yang akan datang.

Dengan adanya proforma invoice, proses penjualan menjadi lebih terstruktur dan efisien. Supplier tidak perlu lagi menyesuaikan harga di tengah transaksi, dan buyer pun memiliki kepastian mengenai biaya, termasuk harga barang, biaya tambahan, serta ketentuan pengiriman, sejak awal.

Kendati demikian, jika membuat proforma invoice masih dengan cara manual, tentu membutuhkan waktu dan tenaga, terutama jika setiap harinya memiliki transaksi yang banyak.

Nah, agar lebih praktis, gunakan Paper.id untuk membuat proforma invoice secara otomatis. Sebagai platform invoicing, kamu bisa mengelola invoice, mencatat transaksi, dan mengirim tagihan ke buyer dalam hitungan detik. Ayo, daftarkan bisnismu sekarang!

Baca Juga: 5 Contoh Proforma Invoice dan Template Gratisnya

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice memiliki peran penting dalam kelancaran transaksi bisnis, baik bagi supplier maupun buyer. Berikut beberapa fungsinya:

1. Memberikan informasi kepada buyer

Dokumen ini memuat rincian penting tentang produk atau jasa yang akan dikirim, seperti jumlah, harga, dan perkiraan tanggal pengiriman. Informasi ini membantu buyer dalam mengambil keputusan sebelum melakukan transaksi.

2. Mendukung proses pengurusan izin impor

Dalam beberapa kasus, buyer memerlukan izin impor untuk barang tertentu. Proforma invoice dapat digunakan sebagai dokumen pendukung dalam pengajuan izin tersebut.

3. Memastikan kesepakatan sebelum pengiriman

Sebelum barang dikirim atau layanan diberikan, supplier perlu memastikan bahwa buyer telah menyetujui harga dan ketentuan pengiriman. Dokumen ini berfungsi sebagai konfirmasi awal sebelum transaksi resmi dilakukan.

4. Meningkatkan transparansi dalam transaksi

Dengan adanya proforma invoice, semua rincian transaksi, termasuk harga dan ketentuan lainnya, tersampaikan dengan jelas, sehingga membantu mencegah kesalahpahaman antara supplier dan buyer.

5. Mempermudah proses pembelian

Bagi buyer, dokumen ini memberikan gambaran yang lebih jelas tentang biaya yang harus dikeluarkan, sehingga dapat merencanakan pembelian dengan lebih baik. Sementara bagi supplier, dokumen ini membantu dalam mengelola pesanan dan memastikan semua persyaratan transaksi sudah terpenuhi.

Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice

Proforma invoice memiliki perbedaan dengan invoice pada umumnya dari segi tujuan, waktu penerbitan, hingga status hukumnya.

Berikut ini perbedaan dari keduanya yang perlu kamu ketahui:

Perbedaan	Proforma Invoice	Invoice
Tujuan	Proforma invoice membantu buyer memahami apa yang akan mereka terima dan berapa biayanya, sebelum transaksi dilakukan.	Invoice berfungsi sebagai dokumen formal yang diberikan kepada buyer untuk membayar jumlah tagihan yang tertera.
Diterbitkan	Diterbitkan sebelum transaksi resmi atau penjualan disetujui sepenuhnya.	Diterbitkan setelah barang atau layanan dikirim atau sampai ke tangan buyer.
Status Hukum	Tidak memiliki status hukum yang mengikat, karena hanya sebagai dokumen yang berisi estimasi atau perkiraan harga yang diberikan sebelum transaksi dilakukan.	Memiliki status hukum karena dokumen resmi yang mencatat rincian transaksi yang harus atau telah diselesaikan.
Akuntansi	Tidak dapat digunakan untuk tujuan akuntansi karena hanya dokumen perkiraan.	Dapat digunakan untuk tujuan transaksi karena merupakan dokumen resmi penjualan atau pembelian.

Baca Juga: Perbedaan Fungsi Proforma Invoice vs Invoice dalam Bisnis

Contoh Proforma Invoice

Berikut adalah beberapa contoh proforma invoice yang bisa menjadi referensi kamu:

Untuk mempermudah kamu dalam pembuatan proforma invoice, berikut template kosongnya yang bisa kamu unduh di bawah ini. Dengan begitu, kamu tak perlu membuatnya secara manual!

Cara Membuat Proforma Invoice dengan Mudah

Membuat proforma invoice sebenarnya tidak jauh berbeda dengan membuat invoice biasa. Kamu bisa menggunakan berbagai alat seperti Microsoft Word, Excel, Google Docs, Spreadsheet, atau bahkan aplikasi khusus untuk pembuatan invoice.

Informasi yang perlu dicantumkan dalam proforma invoice umumnya sama dengan invoice pada umumnya, yaitu:

• Nomor invoice untuk referensi transaksi
• Nama, alamat, dan kontak perusahaan supplier
• Nama dan alamat buyer yang akan menerima barang atau jasa
• Syarat dan ketentuan yang berkaitan dengan transaksi
• Tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo sebagai acuan pembayaran
• Deskripsi barang atau jasa yang akan dikirim
• Masa berlaku harga, agar buyer tahu sampai kapan penawaran berlaku
• Estimasi PPN, jika ada, agar buyer memahami perkiraan pajak yang dikenakan.

Baca Juga: Proforma Invoice vs Invoice: Penting Diketahui untuk Bisnis

Demikian penjelasan selengkapnya mengenai proforma invoice. Pada kesimpulannya, dokumen ini berfungsi sebagai tagihan awal yang memberikan gambaran jelas tentang transaksi sebelum barang atau jasa dikirimkan.

Dengan adanya proforma invoice, baik supplier maupun buyer dapat memastikan kesepakatan harga, jumlah, dan ketentuan lainnya sejak awal, sehingga dapat meminimalkan risiko kesalahpahaman atau perubahan yang tidak diinginkan.

Paper.id hadir sebagai solusi agar kamu bisa membuat dan mengelola proforma invoice dengan lebih mudah dan praktis. Dengan fitur pembuatan invoice otomatis, pencatatan transaksi jadi lebih rapi, dan proses bisnis pun semakin efisien. Yuk, daftar sekarang dan coba sendiri kemudahannya!