Saat menjalankan bisnis, kamu pasti sering mendengar istilah Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO). Keduanya memang bagian dari proses pembelian, tapi apakah kamu tahu perbedaannya?

Misalnya, Purchase Requisition biasanya digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian dalam internal perusahaan—ibaratnya seperti “minta izin” belanja. Sedangkan, Purchase Order adalah pesanan resmi yang dikirimkan ke supplier.

Tentu, memahami perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order bisa membantu kamu dalam menjaga alur pengadaan tetap tertata sesuai prosedur. Maka dari itu, berikut pembahasan mengenai perbedaan keduanya. Simak yuk!

Perbedaan Utama Antara Purchase Requisition dan Purchase Order

Perbedaan mendasar antara PR dan PO terletak pada fungsinya. PR adalah permintaan yang belum resmi, sementara PO adalah dokumen resmi yang menandakan adanya transaksi yang akan dilakukan. 

PR berfokus pada internal perusahaan untuk meminta barang atau jasa, sedangkan PO berfokus pada pengesahan pembelian yang dilakukan dengan vendor atau supplier. 

Agar lebih paham, berikut adalah beberapa poin perbedaannya:

  • Tujuan: PR digunakan untuk meminta barang/jasa, PO digunakan untuk membeli barang/jasa dari supplier.
  • Proses: PR dimulai di internal perusahaan, sedangkan PO melibatkan pihak eksternal (supplier).
  • Dokumen: PR bersifat internal dan tidak mengikat, sedangkan PO adalah kontrak resmi yang mengikat antara perusahaan dan supplier.

Baca Juga: Rekomendasi Software Purchase Order Digital untuk Pebisnis

Kapan Bisnis Membutuhkan Purchase Requisition dan Purchase Order?

Kedua dokumen ini sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional dan memastikan perusahaan mengelola pembelian dengan baik.

Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur membutuhkan bahan baku dari supplier. Prosesnya dimulai dengan pengajuan Purchase Requisition oleh tim produksi yang kemudian disetujui oleh manajemen. Setelah disetujui, Purchase Order diterbitkan dan dikirimkan ke supplier sebagai bukti transaksi resmi.

PR membantu mencegah pembelian yang tidak terduga, sedangkan PO memastikan perusahaan memiliki kesepakatan yang jelas dan terdokumentasi dengan supplier.

Baca Juga: Kekurangan Buat Purchase Order (PO) di Spreadsheet

Mengapa Memahami Keduanya Penting?

Memahami perbedaan antara Purchase Requisition dan Purchase Order bisa membuat proses pembelian kamu lebih terstruktur dan terkontrol. 

Misalnya, Purchase Requisition membantu kamu dalam mengelola anggaran, memastikan hanya pembelian yang benar-benar diperlukan yang disetujui. Dengan demikian, kamu bisa menjadi lebih hemat.

Di sisi lain, Purchase Order memberikan kepastian bagi supplier tentang detail pesanan, termasuk jumlah barang, harga, dan tanggal pengiriman, sehingga transaksi berjalan lancar dan pesanan sesuai yang kamu butuhkan.

Contoh dalam Proses Pengadaan Barang

Misalnya, sebuah perusahaan retail butuh stok tambahan menjelang musim belanja. Tim penjualan mengajukan Purchase Requisition untuk berbagai produk yang diperlukan. 

Setelah dievaluasi dan disetujui, tim pembelian akan menerbitkan Purchase Order kepada supplier. Supplier pun akan memproses pesanan sesuai rincian yang tertera, dan perusahaan bisa melacak kedatangan barang sesuai kebutuhan.

Baca Juga: Contoh Purchase Order: Yuk, Praktikkan di Bisnismu!

Itu dia perbedaan antara Purchase Requisition dan Purchase Order. Pada intinya, secara sederhana Purchase Requisition adalah permintaan internal untuk membeli barang atau jasa, sementara Purchase Order adalah pesanan resmi yang dikirim ke supplier. 

Memahami perbedaan keduanya sangat penting untuk memastikan proses pengadaan barang kamu berjalan dengan baik, efisien, dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Apalagi jika pengelolaan keduanya secara tepat, kamu bisa menjaga cash flow menjadi lebih baik dan memastikan tetap lancar.

Kamu bisa memanfaatkan Paper.id untuk membuat dan mengelola Purchase Order. Platform invoicing dan pembayaran antar bisnis ini memudahkan kamu dalam operasional bisnis, termasuk untuk mengonversi Purchase Order menjadi invoice.

Cukup beberapa klik saja, semua data yang ada di dalam Purchase Order akan terinput secara otomatis ke dalam invoice, sehingga tidak akan ada kesalahan dalam informasi pesanan. Menarik sekali, ‘kan?

Yuk, segera dapatkan kemudahan tersebut dengan cara daftarkan bisnismu sekarang di Paper.id dengan cara klik tombol di bawah!

Daftar Sekarang
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)