Perbedaan PO dan SO, Kenali agar Bisnis Makin Lancar!

Apakah kamu sering berurusan dengan dokumen bisnis seperti Purchase Order (PO) dan Sales Order (SO), tetapi masing bingung dengan perbedaan keduanya? Memang, sekilas keduanya terlihat mirip—sama-sama berisi detail barang atau jasa yang dipesan.

Namun, perbedaan antara PO dan SO ini justru krusial agar proses transaksi antara kamu dan mitra bisnis berjalan mulus. Sebagai pebisnis, memahami keduanya bisa mengurangi risiko kesalahan transaksi, memastikan pesanan tepat sasaran, hingga menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis.

Untuk itu, berikut penjelasan lebih dalam mengenai perbedaan PO dan SO supaya bisnis kamu makin lancar. Simak selengkapnya di bawah!

Apa Itu Purchase Order (PO) dan Sales Order (SO)?

Purchase Order atau yang biasa disingkat PO adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli (buyer) untuk memesan barang atau jasa dari supplier yang mencakup detail pesanan, seperti jumlah barang, harga, dan tanggal pengiriman. PO juga menjadi bukti resmi dari permintaan pembelian yang sah antara kamu dan supplier.

Sementara itu, Sales Order atau SO adalah dokumen yang dibuat oleh penjual (supplier) untuk mengonfirmasi pesanan yang diterima dari pembeli dengan mencatat detail pesanan yang sama, tetapi dari perspektif penjual, sebagai bentuk persetujuan atas PO yang diterima. 

Nah, kamu bisa membuat PO dan SO dengan mudah di Paper.id secara digital. Tentunya, gratis!

Simak selengkapnya dengan klik tombol berikut ini.

Baca Juga: Contoh Dokumen Purchase Order untuk Bisnis B2B

Mengapa Memahami PO dan SO Penting untuk Kelancaran Bisnis?

Ketika kamu menjalankan bisnis, setiap transaksi perlu tertata rapi dan terdokumentasi dengan jelas. Di sinilah pentingnya peran PO dan SO dalam menjaga alur proses pesanan. Tanpa pemahaman yang baik, kesalahan bisa terjadi—entah barang yang dikirim tidak sesuai permintaan atau pembayaran yang terlambat.

Bayangkan kamu memesan 100 unit produk dari supplier tetapi tanpa dokumen PO yang jelas. Saat barang datang, ternyata yang dikirim hanya 50 unit, atau spesifikasi barangnya tidak sesuai pesanan. 

Situasi tersebut bisa memicu kesalahpahaman, dan tanpa PO yang tertulis, sulit untuk membuktikan permintaan awal dari pihak kamu sebagai buyer. Dengan PO, kamu dan supplier punya acuan yang sama tentang jumlah, harga, spesifikasi, serta syarat pengiriman sehingga risiko kesalahan seperti ini bisa diminimalkan.

Perbedaan Utama antara PO dan SO

Berikut ini adalah beberapa perbedaan utama antara PO dan SO:

1. Pihak yang membuat dokumen

PO dibuat oleh buyer sebagai permintaan kepada supplier untuk menyediakan produk atau layanan. Sebaliknya, SO dibuat oleh supplier sebagai bentuk konfirmasi atas permintaan dari buyer.

2. Tujuan dokumen

PO bertujuan untuk mengamankan kebutuhan buyer dan memastikan supplier setuju dengan persyaratan yang diajukan. Sedangkan, SO digunakan untuk merinci komitmen supplier terhadap permintaan buyer dan mengatur pengiriman serta pembayaran.

3. Isi dan informasi dalam dokumen

PO berisi permintaan jumlah, harga, jenis barang atau jasa yang dibutuhkan, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran. Sedangkan, SO mencakup informasi serupa, tetapi lebih kepada detail pengiriman, stok yang tersedia, dan konfirmasi kapan barang akan dikirimkan ke buyer.

4. Fungsi dokumen dalam transaksi

PO adalah langkah awal dalam transaksi pembelian yang menunjukkan minat dari buyer. Sedangkan, SO merupakan lanjutan dari PO yang diterima, menandakan bahwa supplier siap untuk memenuhi pesanan tersebut.

Baca Juga: Rekomendasi Software Purchase Order Digital untuk Pebisnis

Contoh Situasi Penggunaan PO dan SO

Sebagai contoh, kamu sedang menjalankan bisnis restoran. Untuk menjaga kualitas hidangan yang ditawarkan, kamu perlu memastikan pasokan bahan baku selalu tersedia dengan baik. 

Suatu hari, setelah memeriksa stok, kamu menyadari bahwa persediaan sayuran segar, daging, dan bahan lainnya sudah menipis. Untuk itu, kamu memutuskan untuk menghubungi supplier bahan makanan yang sudah menjadi mitra bisnis.

Setelah melakukan negosiasi dan memastikan harga serta kualitas yang sesuai, kamu mulai menyusun Purchase Order (PO). Dalam dokumen ini, kamu mencantumkan semua detail penting, seperti jenis bahan yang dibutuhkan, jumlah yang dipesan, harga per unit, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

Misalnya, kamu memesan 100 kg daging ayam, 50 kg sayuran hijau, dan 30 kg bumbu-bumbu khusus. Setelah semua informasi lengkap, kamu mengirimkan PO tersebut ke supplier.

Setelah menerima PO, supplier segera memproses pesananmu. Sebagai bentuk konfirmasi, supplier akan membuat Sales Order (SO) yang berfungsi sebagai bukti bahwa pesananmu telah diterima dan diproses, serta mencakup informasi yang sama dengan PO, seperti detail produk, jumlah, dan harga. 

Dengan adanya SO, kamu sebagai buyer mendapatkan kepastian bahwa supplier telah mengonfirmasi pesananmu dan siap untuk mengirimkan barang sesuai jadwal yang disepakati.

Kapanpun kamu merasa ragu tentang status pesanan, SO akan menjadi referensi yang berguna. Misalnya, jika setelah beberapa hari kamu belum menerima barang, kamu bisa menghubungi supplier dan merujuk pada SO untuk menanyakan tentang status pengiriman.

Ketika bahan baku tersebut akhirnya tiba di restoran, kamu bisa melakukan pemeriksaan kualitas dan jumlah barang sesuai dengan yang tercantum di PO dan SO. Jika semuanya sesuai, kamu bisa langsung menggunakan bahan-bahan tersebut.

Lantas, bagaimana jika ada masalah atau ketidaksesuaian pesanan? Jika ada masalah, misalnya jumlah barang yang diterima tidak sesuai, kamu sudah memiliki PO dan SO sebagai dasar untuk mendiskusikan masalah tersebut dengan supplier.

Dengan demikian, penggunaan PO dan SO dalam situasi ini tidak hanya membantu dalam pengadaan bahan baku tetapi juga menjaga hubungan profesional antara kamu dan supplier, serta memastikan bahwa proses operasional restoran berjalan lancar tanpa hambatan.

Baca Juga: Kelemahan Buat Purchase Order (PO) di Spreadsheet, Pakai Cara Otomatis!

Buat dan Kelola PO dan SO Secara Digital

Mengelola PO dan SO secara manual bisa jadi merepotkan, terutama jika volume pesanan meningkat. Di era digital ini, banyak aplikasi yang dapat membantu kamu menyusun dan mengelola dokumen PO dan SO secara otomatis, seperti Paper.id.

Sebagai buyer, kamu bisa buat PO dengan praktis lewat PO form yang disediakan oleh Paper.id. Di sisi lain, supplier bisa langsung mengonversi PO tersebut menjadi SO, tanpa perlu rumit harus membuatnya lagi secara manual!

Dengan Paper.id juga, kamu bisa menghemat waktu dan biaya karena dokumen bisa langsung tersimpan, mudah diakses, dan lebih akurat. Selain itu, aplikasi seperti Paper.id juga menyediakan opsi pembayaran hingga 30+ metode sehingga transaksi bisa langsung selesai dan tercatat secara otomatis.

Jadi, yuk mulai menggunakan Paper.id! Kelola semua kebutuhan PO dan SO secara digital, pantau status transaksi dengan mudah, dan nikmati kemudahan pembayaran langsung dalam satu platform saja. Klik tombol di bawah ini untuk mendaftar!