Ada banyak jenis dokumen yang dikelola oleh tim finance, umumnya faktur dan invoice. Keduanya nampak serupa tapi tak sama, karena memiliki fungsi dan konteks yang berbeda dalam bisnis. 

Terus, apa sih beda dan kegunaannya dalam bisnis? Nah, artikel ini akan menjelaskan lebih dalam tentang fungsi dan juga format keduanya secara mendetail. 

Definisi Faktur dan Invoice

Sebelumnya, kita pelajari dulu apa definisi dari invoice dan faktur: 

1. Faktur

Faktur adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa transaksi telah dilakukan. Faktur mencantumkan detail lengkap mengenai barang atau jasa yang dijual, seperti jumlah, harga per unit, total harga, dan pajak yang dikenakan. 

Faktur juga mencantumkan informasi penting lainnya seperti nama dan alamat penjual dan pembeli, nomor faktur, dan tanggal penerbitan. Di Indonesia, faktur sering digunakan dalam transaksi lokal dan biasanya berkaitan dengan kewajiban pelaporan pajak, seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai).

2. Invoice 

Invoice adalah istilah yang lebih umum digunakan dalam transaksi internasional, meskipun di Indonesia istilah ini juga sering digunakan secara bergantian dengan faktur. Sama seperti faktur, invoice mencantumkan detail transaksi seperti jumlah barang atau jasa, harga, pajak, dan total yang harus dibayar. 

Namun, invoice biasanya mencakup lebih banyak detail seperti informasi mata uang, nomor referensi, syarat pembayaran, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Invoice juga berfungsi sebagai permintaan pembayaran kepada pelanggan dan sering kali digunakan dalam perdagangan lintas negara.

Seiring berjalannya waktu, invoice kini muncul dalam bentuk digital. Ini mempermudah business owner dalam membuat invoice, terutama dalam mengecek status pengiriman. Dengan begitu, mereka tahu kalau invoice sudah sampai tanpa perlu follow up.

Kemudahan ini hadir lewat invoice Paper.id. Ketika invoice sudah sampai, tempo otomatis sudah mulai sehingga mempercepat siklus pembayaran. Yang terpenting, invoice dapat digunakan secara gratis, penasaran apa saja fitur lainnya? Cek di bawah

Fitur Invoice Paper.id

Fungsi Faktur dan Invoice

Fungsi Faktur

  • Bukti transaksi: Faktur berfungsi sebagai bukti sah bahwa suatu transaksi telah terjadi antara penjual dan pembeli.
  • Dasar pencatatan akuntansi: Faktur digunakan sebagai dasar pencatatan dalam pembukuan akuntansi, baik untuk penjual maupun pembeli.
  • Pelaporan pajak: Faktur, khususnya faktur pajak, digunakan untuk keperluan pelaporan pajak oleh penjual, terutama dalam hal PPN.
  • Pengendalian persediaan: Faktur membantu penjual dan pembeli dalam mengelola persediaan barang dengan mencatat barang yang masuk dan keluar.

Fungsi Invoice

  • Permintaan pembayaran: Invoice berfungsi sebagai permintaan resmi dari penjual kepada pembeli untuk melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan.
  • Dokumen perdagangan internasional: Dalam transaksi internasional, invoice mencakup informasi tambahan yang diperlukan untuk pengiriman barang lintas negara, seperti mata uang dan syarat pembayaran.
  • Alat pembayaran: Invoice juga bisa digunakan oleh pembeli sebagai dokumen pendukung untuk melakukan pembayaran kepada penjual sesuai dengan syarat yang telah disepakati.
  • Referensi hukum: Invoice dapat berfungsi sebagai dokumen legal jika terjadi sengketa terkait pembayaran atau pengiriman barang.

Perbedaan Antara Faktur dan Invoice

Meskipun faktur dan invoice sering dianggap sama, ada beberapa perbedaan utama yang harus diperhatikan:

  • Konteks penggunaan: Faktur lebih sering digunakan dalam transaksi lokal, terutama di Indonesia, sementara invoice lebih umum dalam transaksi internasional. Dalam konteks lokal, faktur juga lebih terikat dengan aturan perpajakan seperti PPN.
  • Detail informasi: Invoice cenderung mencakup lebih banyak informasi dibandingkan dengan faktur. Misalnya, invoice sering kali mencantumkan informasi terkait mata uang, syarat pembayaran, dan tanggal jatuh tempo, yang jarang ditemukan dalam faktur.
  • Fungsi tambahan: Sementara faktur berfungsi lebih sebagai bukti transaksi dan alat pelaporan pajak, invoice memiliki fungsi tambahan sebagai permintaan pembayaran dan dokumen legal dalam perdagangan internasional.

Pada intinya, baik faktur maupun invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang mencatat detail penjualan barang atau jasa. Detil barang yang ada dicatat dalam sebuah dokumen, biasanya excel atau spreadsheet.

Masalahnya, mencatat di Excel gampang diintip orang lain, terutama bagi mereka yang memberikan file ke orang yang salah. Rahasia perusahaan terkait kondisi keuangan atau cash flow bisa diketahui dan bocor.

Untuk mengatasinya, gunakan Paper.id, platform invoicing dan pembayaran bisnis Indonesia. Kamu bisa menggunakan invoice digital untuk kebutuhan bisnismu. Setiap invoice tercatat otomatis dan bisa dikirim via WhatsApp/Email/SMS.

Status pengiriman bisa terlihat di dashboard, sehingga tidak perlu follow up. Bahkan buyer bisa bayar dengan 30+ metode pembayaran, tidak repot lagi kan? Tunggu apa lagi, gunakan Paper.id sekarang, GRATIS!

Daftar Gratis

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)