Optimalkan WhatsApp Bisnis dengan Kalimat Balasan Otomatis yang Efektif

Dalam dunia bisnis yang serba cepat, kecepatan merespons pelanggan adalah kunci utama untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. WhatsApp (WA) Business menawarkan fitur kalimat balasan otomatis, yang memungkinkan bisnis untuk memberikan respons cepat kepada pelanggan tanpa harus selalu online.

Namun, tidak semua pesan otomatis efektif dalam menarik perhatian dan membangun hubungan baik dengan pelanggan.

Lalu, bagaimana cara membuat kalimat balasan otomatis WA yang profesional, menarik, dan efektif untuk bisnis kamu? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Kalimat Balasan Otomatis WA?

Kalimat balasan otomatis WhatsApp adalah fitur dalam WhatsApp Business yang memungkinkan kamu mengirim pesan secara otomatis ketika pelanggan menghubungi.

Fitur ini sangat berguna terutama saat kamu tidak bisa langsung membalas pesan, misalnya di luar jam kerja atau saat ada banyak pelanggan yang menghubungi dalam waktu bersamaan.

WhatsApp Business menyediakan dua jenis balasan otomatis utama:

• Pesan Salam: Mengirim pesan sapaan kepada pelanggan yang pertama kali menghubungi bisnis kamu.
• Pesan di Luar Jam Kerja: Memberikan respons otomatis saat pelanggan menghubungi kamu di luar jam operasional.

Dengan menggunakan kalimat balasan otomatis WA yang tepat, bisnis kamu bisa memberikan kesan profesional dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca Juga: 7 Cara Jualan Online di WhatsApp, Yuk Pahami Dulu Sebelum Mulai

Manfaat Menggunakan Kalimat Balasan Otomatis di WhatsApp Bisnis

Mengaktifkan fitur ini memberikan banyak keuntungan bagi bisnis, di antaranya:

1. Meningkatkan Respon Cepat: Pelanggan tidak perlu menunggu lama karena pesan otomatis akan langsung dikirim begitu mereka menghubungi kamu.
2. Meningkatkan Profesionalisme: Balasan otomatis menunjukkan bahwa bisnis kamu terorganisir dan siap melayani pelanggan dengan baik.
3. Menghemat Waktu: Tidak perlu membalas satu per satu pesan dengan jawaban yang sama, sehingga kamu bisa fokus pada aspek lain dalam bisnis.
4. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan: Respons yang cepat dan informatif membuat pelanggan merasa diperhatikan dan nyaman untuk berkomunikasi dengan bisnis kamu.

Cara Membuat Kalimat Balasan Otomatis WA yang Efektif

Agar balasan otomatis tidak terasa kaku atau seperti robot, berikut beberapa tips membuat pesan otomatis yang efektif:

1. Gunakan Bahasa yang Ramah & Profesional: Hindari bahasa yang terlalu formal atau terlalu santai. Sesuaikan dengan target audiens bisnis kamu.
2. Berikan Informasi yang Jelas: Pastikan pesan mencantumkan informasi penting seperti jam operasional, kontak alternatif, atau langkah selanjutnya yang perlu dilakukan pelanggan.
3. Personalisasi Pesan: Gunakan nama pelanggan jika memungkinkan, atau buat pesan yang terdengar lebih personal agar terasa lebih dekat.
4. Sertakan Call to Action (CTA): Tambahkan instruksi yang jelas, seperti “Silakan tinggalkan pesan, kami akan membalas dalam 1×24 jam.” atau “Klik link berikut untuk melihat katalog produk kami: (link)”

Baca Juga: Apa Itu Direct Sales: Jenis, Tugas, Hingga Contohnya

Contoh Kalimat Balasan Otomatis WA untuk Berbagai Keperluan

Berikut beberapa contoh kalimat balasan otomatis WA yang bisa kamu gunakan sesuai kebutuhan bisnis:

1. Contoh pesan salam untuk pelanggan baru

“Halo! Terima kasih telah menghubungi [(Nama Bisnis). Kami senang bisa membantu Anda. Silakan tuliskan pertanyaan Anda dan tim kami akan segera merespons. 😊”

2. Contoh pesan di luar jam kerja

“Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini kami sedang di luar jam kerja (Senin-Jumat, 08.00-17.00). Kami akan segera membalas pesan Anda. Jika ada hal mendesak, silakan hubungi (nomor darurat/email).”

3. Contoh pesan konfirmasi pesanan

“Halo (Nama Pelanggan)! Terima kasih telah melakukan pemesanan di (Nama Bisnis). Pesanan Anda sedang kami proses, dan akan dikirim dalam waktu (xx jam/hari). Anda bisa cek status pesanan di (link). 😊”

4. Contoh pesan FAQ otomatis

“Hai! Sebelum tim kami membalas, mungkin pertanyaan Anda ada di daftar berikut:

1. Cek katalog produk kami: (link)
2. Info harga dan stok: (link)
3. Cara pembayaran dan pengiriman: (link)

Silakan klik link di atas atau tunggu tim kami merespons segera. Terima kasih! 🙏”

5. Contoh pesan follow-up ke Pelanggan

“Halo (Nama Pelanggan), kami sangat menghargai Anda sebagai pelanggan. Kami ingin mengetahui bagaimana pengalaman Anda menggunakan produk/layanan kami. Jangan ragu untuk berbagi pendapat atau masukan Anda. Jika ada hal yang ingin ditanyakan atau bantuan yang dibutuhkan, tim kami siap membantu. Terima kasih atas kepercayaannya kepada (Nama Bisnis)! 😊”

Langkah Mengaktifkan Balasan Otomatis di WhatsApp Business

Berikut cara mengatur balasan otomatis di aplikasi WhatsApp Business:

1. Mengatur pesan salam

1. Buka WhatsApp Business
2. Pilih Setelan > Fitur Bisnis > Pesan Salam
3. Aktifkan Kirim Pesan Salam
4. Tulis pesan sesuai kebutuhan
5. Pilih kontak yang akan menerima pesan salam

2. Mengatur pesan di luar jam kerja

1. Buka WhatsApp Business
2. Pilih Setelan > Fitur Bisnis > Pesan di Luar Jam Kerja
3. Aktifkan Kirim Pesan di Luar Jam Kerja
4. Tulis pesan dan atur jadwal pengiriman otomatis

Baca Juga: Procurement: Definisi dan Jenisnya yang Wajib Dipahami

Gunakan CRM untuk Mempermudah Pengelolaan Balasan Otomatis

Menggunakan kalimat balasan otomatis di WhatsApp Business memang dapat membantu bisnis merespons pelanggan dengan cepat dan profesional.

Namun, jika bisnis kamu memiliki banyak pelanggan dan interaksi yang kompleks, penggunaan CRM (Customer Relationship Management) adalah solusi yang lebih efektif untuk mengelola komunikasi dan meningkatkan efisiensi tim customer service maupun sales.

Salah satu CRM yang direkomendasikan adalah Satuin, yang dirancang untuk membantu bisnis dalam mengelola dan menganalisis interaksi pelanggan secara lebih terstruktur. Dengan CRM Satuin, kamu dapat:

• Menggabungkan semua nomor WhatsApp customer service dan sales dalam satu sistem untuk mempermudah pengelolaan percakapan.
• Mengelola semua data pelanggan dalam satu dashboard sehingga informasi kontak, riwayat transaksi, dan komunikasi tersimpan rapi.
• Menyederhanakan proses penugasan chat ke tim sales agar lebih fleksibel dan cepat.
• Mengotomatisasi pengiriman daftar produk menggunakan template pesan yang telah disiapkan.
• Melihat seluruh detail proses penjualan dalam satu tampilan dashboard, mulai dari interaksi pertama hingga closing deal.

Dengan CRM Satuin, kamu tidak hanya dapat mengoptimalkan balasan otomatis WhatsApp, tetapi juga meningkatkan efisiensi tim, mempercepat closing penjualan, dan memahami kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Jadi, jika kamu ingin meningkatkan performa bisnis melalui pengelolaan pelanggan yang lebih profesional dan efisien, segera gunakan CRM Satuin!

*Artikel ini hasil kerja sama antara Onero Solutions dan Paper.id