Nota kosong bukan istilah yang asing karena seringkali dijadikan sebagai barang bukti atas suatu transaksi. Pihak yang membuat transaksi sangat bervariasi mulai dari pedagang hingga perusahaan kantoran. 

Akan tetapi, masih banyak di antara kamu yang awam dengan nota ini serta cara pembuatannya. Sebelum menggunakan nota sebaiknya sudah mengetahui beberapa komponen yang harus termuat di dalamnya. 

Apa Itu Nota Kosong?

Nota kosong merupakan dokumen yang digunakan untuk transaksi sebagai bukti awal. Namun, bukti transaksi tersebut belum diisikan informasi secara detail seperti harga per unit, jumlah barang serta total pembayarannya. 

Biasanya nota kosong mencakup informasi penting seperti kolom jumlah barang, kolam mencatat nama produk, harga satuan serta sub total. Bahkan, juga ada kolom untuk penghitungan total pembayaran seperti pajak ataupun diskon. 

Meskipun nota belum diisi, namun telah mencantumkan nama, logo perusahaan, nomor kontak serta informasi lain yang relevan pada bisnis tersebut. Hal seperti ini bisa membantu untuk menjaga profesionalisme saat memulai transaksi tertentu. 

Baca Juga: Perbedaan Nota dan Kwitansi, Serupa Tapi Tak Sama! 

Fungsi Nota Kosong

Fungsi utama nota kosong salah satunya sebagai alat bukti transaksi atau sebagai alat untuk mencatat transaksi. Pada umumnya, ada tiga jenis transaksi yang biasanya ditulis oleh pedagang atau pebisnis seperti berikut ini: 

1. Mencatat transaksi bisnis

Seringkali pebisnis atau pedagang membeli satu hingga beberapa produk, tetapi produk tersebut belum diterima. Sehingga adanya kwitansi kosong itulah yang nantinya bisa membantu untuk membuat proses pencatatan transaksi yang dilakukan. 

2. Catatan utang

Jika transaksi jual beli tidak dapat dilakukan secara teliti akan menimbulkan risiko kedepannya. Keberadaan nota kosong yang kamu gunakan peranannya sangat penting untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. 

Khususnya untuk proses transaksi jual beli atau yang setelahnya. Kamu bisa menggunakan nota kosong ini sebagai catatan hutang dari pihak pembeli yang belum menyelesaikan pembayarannya. 

3. Catatan transaksi yang sudah terjadi

Nota kosong tidak hanya dapat digunakan dalam proses pencatatan barang yang masuk atau keluar dari gudang. Fungsi lain nota kosong yakni dapat membantu kamu agar tidak ada pemeriksaan ulang. 

Sehingga dapat memastikan bahwa jumlah transaksi jual beli sudah tepat dengan menyesuaikan antara catatan dan persediaan di gudang. Nota kosong akan menjadi bukti atas transaksi karena memuat catatan yang sudah dikeluarkan. 

Peranannya sebagai pengingat transaksi yang sudah dilakukan antara dua belah pihak. Jika kamu membuat transaksi yang sangat penting tentunya akan membutuhkan kwitansi kosong. Adanya kwitansi kosong akan memuat informasi waktu terjadinya transaksi dan jenis transaksinya.

Jenis Nota Kosong 

1. Nota debet

Nota debet merupakan jenis nota yang dibuat untuk kegiatan pengembalian barang yang sebelumnya sudah kamu beli dengan sistem kredit. Nota jenis ini juga bisa dibuat atas pengembalian barang dengan melakukan pengurangan harga faktur yang dikarenakan produk telah mengalami penurunan kualitas hingga kerusakan. 

Sehingga pemilik toko akan menunggu respon dari pihak produsen yang mengirimkan barang supaya dapat ditindaklanjuti. Ketika Paper sudah memperoleh tanggapan dari produsen tentunya kamu dapat mencatat penyesuaian pada arsip dokumen yang terdapat di toko.

2. Nota kredit

Jenis nota kredit merupakan nota yang telah dibuat untuk transaksi penerimaan barang yang dijual dengan sistem kredit. Transaksi jual beli ini dilakukan antara pihak yang bersangkutan tanpa pembayaran secara langsung. 

Barang yang diperjualbelikan merupakan berbagai jenis barang yang tidak dapat memenuhi pesanan. Sehingga kamu dapat mengembalikan barang tersebut pada pihak penjual.

Baca Juga: Mengenal Perbedaan Nota Debet dan Nota Kredit dan Fungsinya

3. Nota kontan

Nota kontan merupakan jenis nota kosong yang dibuat untuk transaksi pembelian secara tunai. Nota inilah yang bisa ditemukan dengan mudah karena sebagian besar toko sudah banyak yang menggunakan nota ini termasuk Paper.

Biasanya, nota kontan akan dibuat dengan menerapkan dua salinan utama. Salinan yang satu diberikan pada pihak pemilik toko ataupun penjual dan salinan yang satunya diberikan pada pembeli. 

Hal ini bertujuan supaya pihak penjual tetap menyimpan salinan nota atas transaksi jual beli yang dilakukan. Sehingga nota yang dibuat bisa menjadi bukti transaksi yang dapat digunakan jika terdapat kesalahan di kemudian hari. 

Baca Juga: Nota Kontan: Pengertian, Fungsi, Jenisnya & Contohnya

Komponen pada Nota Kosong

1. Nomor nota dan waktu transaksi

Di bagian atas nota kosong akan memuat informasi data nomor serta waktu terjadinya transaksi. Hal ini berguna untuk memudahkan dalam mengetahui waktu dan tanggal transaksi yang sempat dilakukan. 

2. Informasi jumlah barang

Biasanya di bagian kolom pertama serta baris pertama dari nota kosong memuat jumlah ataupun kuantitas barang yang ditransaksikan. Sehingga bisa diketahui jumlah barang yang dipesan, barang yang tersedia serta barang yang belum dikirim. 

3. Nama barang

Kolom nama barang di bagian sisi jumlah barang. Kamu bisa menuliskan nota kosong dengan nama barang yang masuk dalam transaksi tersebut.

4. Harga total

Tidak hanya kolom jumlah dan nama barang saja. Dalam nota kosong akan memuat kolom yang biasanya diisikan dengan harga serta jumlah total keseluruhan dari transaksi yang dilakukan. 

5. Tanda tangan penerima

Pada bagian kolom terakhir untuk nota kosong memuat tanda tangan pihak yang menerima barang. Kolom ini sangat penting dan pastikan kamu tidak lupa untuk meminta tanda tangan pihak penerima barang. 

Jika suatu saat terdapat kesalahan dalam penerimaan barang ataupun jumlah pesanan barang. Tentunya kamu bisa membuat komplain di toko tempat Paper melakukan transaksi pembelian barang. 

Cara Membuat Nota Kosong 

Umumnya, nota ditulis di kertas A4 atau setengah A4, sesuai kebutuhan. Hal ini berlaku baik nota dalam bentuk digital maupun fisik alias dengan kertas.

Untuk mempermudah prosesnya, disarankan untuk membuat nota secara digital dengan software, contohnya Microsoft Word, Excel, atau semacamnya. Namun, akan lebih baik lagi jika kamu menggunakan sistem yang bisa mengintegrasikan invoice, pembayaran, dan notamu sehingga pencatatan lebih rapi, contohnya adalah Paper.id.
Di Paper.id, kamu bisa membuat invoice digital secara praktis dan langsung terhubung ke 30+ opsi pembayaran. Nantinya, rekonsiliasinya pun otomatis sehingga kamu tidak perlu capek-capek cek secara manual lagi. Selain itu, tentunya kamu bisa langsung menerbitkan nota berdasarkan transaksi yang terjadi.
Yuk, pelajari tentang Paper.id dengan klik tombol di bawah ini, atau langsung registrasi dengan klik di sini!

Pelajari Paper.id Selengkapnya
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)