Nota Kontan: Pengertian, Fungsi, Jenisnya & Contohnya

Sebagai pelaku bisnis, kamu tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah nota kontan. Dokumen ini merupakan salah satu bukti transaksi penting dalam operasional sehari-hari.

Pada awalnya, nota kontan umumnya dibuat dalam bentuk kertas, namun kini semakin banyak yang beralih ke format digital seperti Excel untuk alasan efisiensi dan keamanan, terutama untuk mencegah kerusakan atau kehilangan dokumen.

Mengelola nota kontan dengan baik sangatlah penting. Selain berfungsi sebagai bukti sah transaksi, nota kontan juga menjadi dokumen pendukung yang krusial dalam laporan keuangan. Agar dapat diakui secara resmi, nota kontan harus ditandatangani oleh kedua pihak, baik penjual maupun pembeli.

Lalu, bagaimana cara membuat nota kontan yang efektif untuk bisnismu? Sebelum itu, mari kita pahami pengertian dan jenis-jenis nota kontan agar kamu bisa memilih format yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu.

Baca Juga: Tutorial Membuat Nota Penjualan Menggunakan Aplikasi Akuntansi Gratis

Pengertian Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi resmi yang dibuat langsung oleh penjual dan diserahkan kepada pembeli tanpa perantara. 

Pada umumnya, nota kontan terdiri atas dua lembar. Lembar asli akan diserahkan kepada pembeli. Sedangkan salinannya disimpan penjual sebagai arsip.

Fungsi Nota Kontan 

Dalam bisnis antar perusahaan (B2B), nota kontan memegang peran krusial sebagai bukti dan pengelola transaksi. 

Nota ini memastikan bahwa setiap transaksi antara dua entitas bisnis tercatat dengan baik, mendukung kelancaran operasional dan pengelolaan keuangan. Berikut beberapa fungsi penting nota kontan dalam konteks B2B yang perlu kamu pahami:

1. Penyimpan informasi transaksi yang detail

Dalam transaksi B2B, detail informasi yang akurat sangat penting. Nota kontan menjadi alat yang menyimpan data lengkap mengenai jenis barang atau jasa yang dikirim, jumlah unit, dan spesifikasi. 

Misalnya, kamu menjalankan bisnis pengadaan bahan bangunan untuk proyek konstruksi. Ketika kamu mengirimkan 500 balok kayu dan 200 kantong semen kepada kontraktor, semua detail tersebut akan tercatat dalam nota kontan, termasuk harga per unit dan total biaya.

Selain itu, nota kontan juga mencakup metode pembayaran, apakah transaksi dilakukan secara tunai, transfer, atau mungkin menggunakan metode pembayaran lain yang disepakati. Ini membantu kedua belah pihak memastikan bahwa semua persyaratan transaksi sudah dipenuhi.

2. Bukti sah transaksi antara dua belah pihak

Dalam dunia B2B, nota kontan berfungsi sebagai bukti sah bagi kedua belah pihak, baik untuk penyedia maupun penerima jasa atau barang. 

Misalnya, kamu memiliki bisnis jasa penyewaan alat berat. Ketika kamu mengirimkan alat berat seperti eskavator ke klien, nota kontan akan menjadi bukti bahwa alat tersebut sudah disewa oleh klien. 

Jika ada masalah seperti kerusakan alat atau perpanjangan sewa, nota kontan ini menjadi referensi utama dalam penyelesaian perselisihan.

Begitu juga ketika klien ingin mengajukan komplain atau klaim garansi terkait barang atau jasa yang diterima. Dengan adanya nota kontan, semua transaksi menjadi lebih jelas dan terdokumentasi secara resmi.

3. Dokumen untuk pengecekan dan audit stok

Bagi penyedia barang atau jasa, nota kontan memudahkan pengecekan stok atau inventaris. Misalnya,kamu memiliki bisnis distribusi elektronik yang menyediakan komponen seperti kabel, sakelar, atau peralatan listrik untuk proyek besar.

Dengan nota kontan, kamu bisa mengecek transaksi harian untuk melihat berapa banyak barang yang sudah dikirimkan kepada klien dan berapa stok yang masih tersedia di gudang.

Selain stok, nota kontan juga berguna untuk memantau pendapatan yang masuk dari berbagai transaksi. Ini memungkinkan kamu untuk mengevaluasi performa bisnis secara rutin, memastikan apakah target penjualan sudah tercapai, serta mendeteksi jika ada kesalahan pencatatan.

4. Pendukung laporan keuangan dan pajak

Dalam dunia B2B, laporan keuangan yang akurat sangat penting, terutama ketika berkaitan dengan pajak atau audit tahunan. Nota kontan berfungsi sebagai dokumen pendukung yang memudahkan pencatatan pemasukan dan pengeluaran. 

Sebagai contoh, jika kamu adalah perusahaan yang menyediakan jasa maintenance mesin pabrik, setiap invoice yang dikirim ke klien harus didukung dengan nota kontan sebagai bukti pembayaran yang sah.

Dengan menyimpan semua nota kontan secara teratur, kamu dapat dengan mudah menyiapkan laporan keuangan bulanan atau tahunan yang lebih akurat, serta mempercepat proses pelaporan pajak.

5. Alat kontrol arus kas dan pembayaran

Dalam transaksi B2B, pembayaran sering kali dilakukan secara bertahap atau menggunakan termin tertentu. Nota kontan membantu memantau aliran pembayaran antara kedua belah pihak. 

Misalnya, jika kamu menjalankan bisnis pengadaan bahan kimia untuk perusahaan manufaktur, nota kontan akan membantu kamu memantau kapan pembayaran jatuh tempo dan berapa jumlah yang masih harus dilunasi.

Ini memudahkan kamu untuk menghindari keterlambatan pembayaran dan menjaga hubungan baik dengan klien atau vendor. Dengan catatan yang jelas melalui nota kontan, kamu juga bisa memastikan arus kas perusahaan tetap stabil dan terkontrol dengan baik.

Baca Juga: Apa Itu Nota Penjualan di dalam Transaksi Bisnis?

Jenis-Jenis Nota Kontan

Dalam transaksi bisnis, terdapat beberapa jenis nota kontan yang memiliki fungsi dan tujuan berbeda. Berikut adalah beberapa jenis nota kontan yang sering digunakan dalam dunia usaha:

1. Nota kredit

Nota kredit, atau yang sering disebut credit note, adalah dokumen yang dikeluarkan untuk menunjukkan adanya pengurangan piutang usaha. 

Pengurangan ini biasanya terjadi karena penurunan harga barang yang sudah dibeli, atau ketika barang yang diterima pembeli mengalami kerusakan atau cacat. 

Misalnya, jika kamu membeli produk dari supplier dan menemukan ada kerusakan pada sebagian barang, supplier bisa mengeluarkan nota kredit untuk mengurangi jumlah tagihanmu.

2. Nota debit

Sebaliknya, nota debit adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti pengurangan utang usaha. Hal ini terjadi ketika ada barang yang diretur atau dikembalikan oleh pembeli kepada penjual. 

Misalnya, jika kamu membeli produk dengan sistem kredit dan mengembalikan sebagian barang karena alasan tertentu, nota debit akan mengurangi jumlah utang yang harus kamu bayarkan. 

Ini penting untuk menjaga agar catatan utang tetap akurat dan sesuai dengan barang yang diterima.

3. Nota kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi yang dikeluarkan setelah pembeli melunasi pembayaran atas barang atau jasa yang dibeli. Artinya, tidak ada utang piutang yang tersisa antara penjual dan pembeli saat nota kontan ini diterbitkan. 

Misalnya, kamu menjual produk dan pelanggan langsung membayar secara penuh. Nota kontan akan menjadi bukti bahwa transaksi telah selesai dan lunas.

Seperti jenis nota lainnya, nota kontan biasanya dibuat dalam minimal dua salinan: yang asli diberikan kepada pembeli, sementara salinan kedua disimpan oleh penjual sebagai arsip untuk keperluan pencatatan atau audit.

Selain itu, dalam beberapa kasus, nota kontan juga bisa digunakan sebagai dokumen pendukung dalam pengajuan kredit atau pinjaman. 

Misalnya, perusahaan yang ingin mengajukan pinjaman ke bank dapat menggunakan nota kontan sebagai bukti pembayaran untuk memperkuat pengajuan mereka.

Untuk menghindari kesalahpahaman, penjual dapat mengeluarkan nota kredit setelah menerima nota debit dari pembeli. 

Dengan adanya kesepakatan yang jelas di antara kedua pihak, diharapkan proses transaksi berjalan lancar tanpa ada kebingungan terkait pembayaran atau retur barang.

Cara Membuat Nota Kontan Excel

Untuk sebagian pemilik usaha yang piawai dalam menggunakan teknologi, mereka bisa membuat sendiri nota kontan penjualannya.

Cara membuatnya juga cukup sederhana sebab hanya membutuhkan Microsoft Excel jenis apapun. Nantinya, Nota Penjualan yang dihasilkan akan sama seperti yang tertera di atas.

Gambar dan cara dari pembuatan nota melalui excel seperti berikut ini:

1. Kolom C (Kode Barang) bisa kamu isi secara manual tergantung dengan kode yang kamu tentukan.
2. Selanjutnya, Kolom D (Nama Barang) kamu bisa isikan dengan menerapkan rumus seperti ini: =IFERROR(VLOOKUP(C10,’DATA BARANG’!$B$3:$D$100,2,FALSE),””)
3. Ketiga, di Kolom E (Jumlah Barang) kamu bisa isi sesuai dengan produk terjual.
4. Keempat, isi kolom F (Harga Satuan) menggunakan formula ini: =IFERROR(VLOOKUP(C10,’DATA BARANG’!$B$3:$D$100,3,FALSE),””)
5. Kelima, Kolom G (Total Harga) bisa menggunakan rumus ini: =IFERROR(E10*F10,””)
6. Keenam, masukan Cell G17 (Grand Total) dengan rumus ini =SUM(G10:G16) untuk melihat jumlah total harga yang harus dibayarkan.
7. Cell G18 bisa kamu masukkan rumus seperti di bawah ini untuk menentukan jumlah diskon yang kamu inginkan.  =IF(G17>=10000000,G17*20%,IF(G17>=1000000,G17*10%,0)). Diskon yang didapatkan adalah sekitar 10% untuk pembelian minimal 1 juta dan 10% apabila total pembelian 10 juta. Kamu bisa ubah sesuai dengan keinginan kamu.
8. Kemudian di Cell G19 (Grand Total (-Disc)), kamu bisa masukkan rumus ini untuk mendapatkan hasil total setelah diskon. =G17-G18

Contoh Nota Kontan

Dalam transaksi B2B akan selalu menyediakan nota untuk memberikan rasa nyaman dan meningkatkan kepercayaan pelanggan. Tanggapan positif dari pelanggan ini dapat membawa keuntungan lebih besar bagi bisnis, terutama dengan meningkatnya jumlah pelanggan.

Lalu, bagaimana bentuk nota kontan penjualan? Berikut ini adalah contoh nota kontan yang sering digunakan dalam transaksi bisnis.

Contoh Nota Kontan (Photo by BukuMitra)

Contoh Nota Kontan Sederhana

Buat Nota Lebih Mudah dengan Paper.id

Itulah informasi seputar nota kontan mulai dari pengertian, fungsi, hingga jenis-jenis nota kontan. Untuk mempermudah kamu dalam membuat nota, kamu bisa menggunakan beberapa aplikasi bisnis untuk membantu operasional bisnismu. 

Salah satunya Paper.id. Ya, Paper.id merupakan software nota online yang dapat melakukan pencetakan faktur atau pembuatan invoice online. Selain itu, di Paper.id juga kamu bisa melakukan pencatatan laporan keuangan sehingga dapat membantu dalam hal pengelolaan bisnis.

Berbagai fitur menarik dapat kamu nikmati di Paper.id, seperti mengirim invoice dalam waktu yang singkat, aplikasi ini juga menyediakan berbagai macam metode pembayaran, memiliki fitur invoice reminder, dan secara otomatis mengirimkan billing tagihan secara berulang melalui e-mail, menarik bukan? Yuk langsung aja daftar dengan klik tombol dibawah ini.