Sebagai pebisnis, kamu mungkin pernah merasa bingung ketika terjadi kesalahan atau adanya ketidaksesuaian pada invoice, bukan? Jika tidak ditangani dengan benar, laporan keuangan bisa berantak, lho. Nah, nota debit adalah solusi praktis yang membantu mencatat koreksi tersebut.

Namun, sebenarnya apa itu nota debit, bagaimana fungsinya, bagaimana cara buatnya, dan seperti apa contohnya? Yuk, pelajari lebih lanjut selengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Nota Debit?

Nota debit adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk mengoreksi nilai transaksi yang sudah tercatat sebelumnya. Biasanya digunakan saat terjadi pengembalian barang, kesalahan harga, atau penyesuaian lainnya dalam transaksi.

Nota debet biasanya dibuat dalam dua salinan. Lembar asli diserahkan kepada penjual bersama dengan pengembalian barang dagangan yang telah tercatat sebelumnya. Sedangkan salinan kedua disimpan oleh pembeli sebagai arsip dan bukti catatan transaksi.

Sebagai contoh kasus, kamu memesan 1.000 unit komponen elektronik dari supplier. Setelah diterima, tim quality control menemukan 100 unit rusak atau tidak sesuai spesifikasi. Nah, kamu kemudian mengembalikan komponen yang rusak dan mengeluarkan nota debet kepada supplier untuk mengoreksi total tagihan.

Nota debet tersebut mencantumkan jumlah barang yang dikembalikan dan nilai koreksi yang harus dilakukan oleh supplier. Hal ini membantu kedua pihak menjaga transparansi dalam pencatatan transaksi dan memastikan laporan keuangan tetap akurat.

Selain soal nota, tentu bisni juga tidak bisa melupakan invoice. Nah, sekarang ini, pembuatan invoice sudah makin mudah secara digital dengan Paper.id. Bedanya dengan membuat invoice digital dengan Excel atau Word yang masih ribet, Paper.id sudah sediakan template khusus yang memudahkanmu untuk membuatnya. Terlebih lagi, invoice Paper.id juga terhubung dengan 30+ opsi pembayaran, termasuk kartu kredit sehingga tempo pembayaran bisa makin panjang! Nantinya, rekonsiliasi alias pencocokan data juga otomatis, jadi kamu bisa langsung tahu apakah invoice sudah terkirim, sudah dibayar atau belum, atau mungkin jatuh tempo.

Yuk, simak selengkapnya di sini!

Invoice Digital Paper.id

Baca Juga: Nota Kosong: Definisi, Fungsi, dan Komponen Pentingnya

Fungsi Nota Debit

Secara umum, fungsi nota debit adalah:

1. Koreksi data transaksi

Nota debit berfungsi memperbaiki kesalahan data atau informasi pada transaksi, seperti salah jumlah barang atau ketidaksesuaian harga. 

Contohnya, ketika jumlah jumlah barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau terdapat kesalahan pencatatan harga, kamu bisa memberikan informasi resmi kepada penjual untuk memperbaiki tagihan dengan nota debet.

2. Pengembalian barang atau penyesuaian transaksi

Ketika barang yang dikirimkan cacat atau tidak sesuai spesifikasi, nota debet digunakan untuk menginformasikan pengembalian barang untuk memastikan proses pengembalian tercatat secara resmi dalam pembukuan kedua belah pihak.

3. Bukti administratif

Sebagai dokumen resmi, nota debet berfungsi sebagai bukti sah bahwa pembeli telah mengajukan koreksi kepada penjual untuk menghindari kesalahpahaman di masa depan dan menjaga hubungan baik dalam supply chain bisnis.

4. Pencatatan transparan

Nota debet membantu menciptakan sistem pencatatan keuangan yang lebih transparan, baik untuk pembeli maupun penjual. Dengan dokumen ini, kedua belah pihak memiliki arsip transaksi yang rapi, sehingga memudahkan audit keuangan atau penelusuran jika diperlukan.

Cara Membuat Nota Debit

Membuat nota debit sebenarnya cukup sederhana, kok! Nah, berikut komponen yang perlu ada, di antaranya:

  • Identitas Penerbit: Nama dan alamat bisnis yang mengeluarkan nota.
  • Identitas Penerima: Informasi pihak yang menerima nota debet.
  • Nomor Nota Debet: Untuk memudahkan pelacakan.
  • Tanggal Penerbitan: Supaya sesuai dengan pencatatan akuntansi.
  • Rincian Transaksi: Barang atau jasa yang dikoreksi, beserta jumlah pengurangannya.

Setelah mengetahui komponen-komponen apa saja yang perlu ada di nota debet, berikut langkah-langkah yang perlu diperhatikan ketika ingin membuat nota debit:

  • Kepada Yth, diisi alamat pemilik usaha/penjual yang dituju.
  • Tanggal, diisi tanggal nota tersebut dibuat.
  • Nomor nota, diisi sesuai nomor urut nota.
  • Tanggal dokumen, diisi tanggal transaksi pembelian barang dilakukan.
  • No. Dokumen, diisi nomor dokumen produk terkait.
  • No, diisi nomor urut pengembalian barang.
  • Keterangan, diisi nama produk beserta penjelasan lain.
  • Total, diisi jumlah harga produk yang dikembalikan.
  • Jumlah, diisi total harga produk.

Baca Juga: Perbedaan Nota dan Kwitansi, Serupa Tapi Tak Sama! 

Contoh Nota Debit

Berikut beberapa contoh nota debit yang bisa kamu gunakan:

Contoh nota debit
Contoh nota debit
Contoh nota debet

Baca Juga: Nota Kontan: Pengertian, Fungsi, Jenisnya & Contohnya

Demikian penjelasan mengenai nota debit, mulai dari pengertian, fungsinya, cara membuat, hingga contohnya. Kesimpulannya, dokumen ini penting untuk memastikan laporan keuangan bisnis kamu agar tetap akurat dan sesuai.

Terlebih, dengan memahaminya, kamu bisa lebih mudah mengelola koreksi transaksi tanpa ribet. Eits, tetapi ada lho cara yang lebih praktis, yaitu pakai saja Paper.id!

Sebagai platform invoicing dan pembayaran antara bisnis yang mampu membuat, membayar, hingga mengirim invoice digital secara otomatis, kamu juga bisa buat nota debit dengan mudah. Dalam hitungan detik, kamu bisa membuat dan mengirim langsung nota debet ke penjual melalui Email, SMS, atau WhatsApp!

Penasaran? Daftarkan segera bisnismu di Paper.id dan nikmati kemudahan dalam mengelola dokumen transaksi, seperti invoice, nota, kwitansi, surat penjualan, dan sebagainya dengan cara klik tombol di bawah ini!

Daftar Sekarang
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)