Laporan Stok Barang: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Mengelola stok barang membutuhkan pencatatan yang baik dan detail agar berjalan dengan efisien dan memudahkan pengambilan keputusan bisnis. Inilah mengapa laporan stok barang disusun untuk memberikan gambaran menyeluruh mengenai ketersediaan, pergerakan, dan kondisi barang dalam suatu periode tertentu.

Laporan stok barang biasanya disusun oleh petugas gudang, bagian logistik, admin gudang, hingga supervisor gudang. Kemudian laporan stok barang diproses oleh tim keuangan yang akan menggunakan data stok untuk pencatatan aset dan penghitungan biaya.

Tidak adanya laporan stok dapat berdampak langsung pada proses operasional perusahaan. Karena, perusahaan tidak memiliki informasi penting tentang persediaan secara akurat, sehingga tidak mengetahui pergerakan barang dan sulit untuk mengambil keputusan.

Oleh sebab itu, penting untuk membuat laporan stok barang. Ketahui tentang serba-serbi laporan stok barang selengkapnya di bawah ini.

Apa Itu Laporan Stok Barang?

Laporan stok barang adalah dokumen yang berisi informasi tentang jumlah persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan dalam periode tertentu. 

Laporan ini mencatat data stok awal, barang masuk, barang keluar, penyesuaian (jika ada), dan stok akhir untuk setiap jenis barang.

Tujuan utama dari pembuatan laporan stok barang adalah untuk memantau ketersediaan barang, memastikan akurasi pencatatan, serta membantu dalam pengambilan keputusan terkait pembelian, penjualan, dan pengelolaan gudang.

Baca Juga: Mengapa Harus Membuat Buku Stok Barang dan Bagaimana Membuatnya?

Mengapa Perlu Membuat Laporan Stok Barang?

Seberapa penting membuat laporan stok barang? Membuat laporan stok barang dapat dikatakan sangat penting karena menyangkut kelancaran arus barang dalam suatu perusahaan. 

Tanpa laporan stok barang, perusahaan akan sulit:

• Mengetahui kondisi persediaan secara akurat
• Menghindari kekurangan atau kelebihan stok
• Mendeteksi kesalahan, kehilangan, atau penyimpangan
• Menyusun strategi pengadaan dan distribusi barang
• Menyajikan data yang valid dalam audit dan laporan keuangan

Jadi, karena itulah laporan stok barang tidak bisa dianggap sepele, dokumen ini merupakan bagian yang krusial dalam sistem operasional yang sehat.

Berikut ini adalah alasan mengapa perusahaan perlu membuat laporan stok barang:

1. Sebagai Informasi untuk Mengambil Keputusan

Laporan stok memberikan data akurat tentang jumlah dan kondisi barang yang tersedia. 

Informasi ini menjadi dasar dalam pengambilan keputusan, seperti kapan harus melakukan pemesanan ulang, barang mana yang perlu diprioritaskan, atau strategi apa yang perlu diterapkan.

2. Mendeteksi Kecurangan dan Kehilangan

Dari informasi laporan stok barang juga, perusahaan dapat membandingkan stok fisik dengan data yang tercatat. Jika ada selisih, hal tersebut bisa menjadi adanya kehilangan barang, kesalahan pencatatan, atau bahkan potensi kecurangan di lapangan.

3. Mengontrol Ketersediaan Barang

Laporan stok membantu memastikan bahwa barang-barang penting selalu tersedia dalam jumlah yang cukup. Ini mencegah terjadinya kekosongan stok yang bisa menghambat operasional atau pelayanan kepada pelanggan.

Namun, stok barang berlebih juga akan menjadi masalah. Selain memakan ruang penyimpanan, stok yang berlebihan dapat meningkatkan biaya operasional, memperbesar risiko barang rusak atau kadaluarsa, hingga mengikat modal yang seharusnya digunakan keperluan lain. 

Oleh karena itu, laporan stok berperan penting dalam menjaga keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan barang, sehingga perusahaan dapat mengelola persediaan secara efisien dan tepat sasaran.

4. Melacak Pergerakan Barang

Setiap barang yang masuk dan keluar tercatat dalam laporan stok, sehingga memudahkan perusahaan untuk melacak arus barang dari waktu ke waktu. Hal ini juga berguna untuk menganalisis tren penggunaan atau penjualan barang.

Cara Membuat Laporan Stok Barang

Laporan stok barang biasanya dibuat harian, mingguan atau bulanan, tergantung dengan kebijakan dan jenis perusahaan. 

1. Siapkan Daftar Barang dan Lakukan Pengelompokkan

Langkah pertama adalah menyusun daftar seluruh barang yang ada dalam tempat penyimpanan. Setiap barang perlu dicatat secara lengkap: nama barang, satuan, dan jumlah.

Setelah itu, lakukan pengelompokan berdasarkan kategori jenis barang, fungsi atau lokasi penyimpanan. Hal ini agar memudahkan pemantauan dan analisis stok barang.

Contoh pengelompokan:

• ATK (Alat Tulis Kantor)
• Elektronik
• Bahan baku produksi

2. Beri Kode Setiap Barang

Setiap barang sebaiknya memiliki kode unik untuk memudahkan identifikasi dan pencatatan. Kode dalam stok barang akan digunakan dalam semua pencatatan, sehingga meminimalisir kesalahan saat penginputan atau pelacakan barang

Kode ini dapat berupa kombinasi huruf dan angka, seperti:

• ATK001 untuk pulpen
• ELK002 untuk Mouse

3. Gunakan Format Stock Opname

Format stock opname membantu membuat pencatatan yang terstruktur dan sistematis. 

Penggunaan format ini memungkinkan pencatatan stok yang tercatat di sistem dan stok nyata di tempat penyimpanan dalam satu dokumen, penting untuk membandingkan langsung dan melihat jika ada selisih.

Adapun dalam format stock opname, kamu perlu memasukkan kolom berikut:

• Kode Barang
• Nama Barang
• Satuan
• Stok Awal
• Masuk
• Keluar
• Penyesuaian
• Stok Akhir
• Keterangan

4. Catat Transaksi Pemasukan dan Pengeluaran

Setiap transaksi barang yang masuk dan keluar harus dicatat secara rinci dan konsisten. Nilai barang tersebut juga harus dicatat dalam laporan agar arus persediaan bisa dilacak secara finansial, bukan hanya secara fisik.

Untuk pencatatan transaksi lebih mudah, gunakan software atau aplikasi manajemen stok yang terintegrasi dengan laporan keuangan. Berkat sistem digital, setiap barang yang masuk atau keluar akan otomatis secara lengkap dengan jumlah waktu, dan nilai barangnya.

5. Hitung Nilai Stok Akhir (Saldo)

Menghitung nilai stok akhir berarti menentukan jumlah barang yang tersisa di akhir periode (bisa akhir bulan, akhir kuartal, atau akhir tahun) beserta nilainya dalam bentuk rupiah. Ini penting untuk mengetahui total nilai persediaan yang masih dimiliki perusahaan.

Cara menghitung stok akhir seperti ini:

Stok Akhir = Stok Awal + Barang Masuk – Barang Keluar

Kemudian untuk menghitung nilai Rupiahnya:

Nilai Stok Akhir = Jumlah Stok Akhir x Harga Per Unit

6. Lakukan Stock Opname

Stock opname adalah proses pencocokan antara catatan di laporan dan stok fisik di gudang. Kamu bisa melakukan stock opname secara bulanan, triwulan, atau sesuai kebutuhan, dan hasilnya perlu dicatat sebagai penyesuaian di laporan.

Stock opname penting untuk memastikan data yang dihasilkan dari laporan adalah akurat. Selain itu, proses ini bisa mendeteksi perbedaan yang mungkin disebabkan oleh kesalahan pencatatan, kehilangan, atau kecurangan.

Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Stok Barang Sederhana untuk Bisnis Retail

Contoh Laporan Stok Barang

Secara keseluruhan, laporan stok barang memberikan gambaran tentang identitas barang, jumlah ketersediaan barang, transaksi masuk dan keluar barang, hingga nilai per-barang.

Berikut ini adalah contoh format laporan stok barang:

Dengan penyusunan laporan stok barang yang baik, perusahaan dapat menghindari kekosongan atau kelebihan stok, meminimalisir kerugian, serta menjaga efisiensi alur kerja.

Namun, pencatatan manual seringkali menyita waktu dan rentan terhadap kesalahan. Untuk itu, penting bagi perusahaan dan usaha sekarang ini untuk beralih ke solusi digital yang lebih praktis dan terintegrasi.

Yuk, cek fitur inventory dari Paper.id yang sudah terintegrasi dengan invoicing! Jadi, setiap transaksi yang tercatat lewat invoice digitalnya sudah pasti langsung meng-update jumlah stok yang tercatat secara otomatis.

Selain itu, ada 30+ opsi pembayaran digital yang memudahkan bisnismu juga, termasuk kartu kredit tanpa perlu mesin EDC. Yuk, daftar ke Paper.id gratis untuk menikmatinya!