Invoice merupakan salah satu dokumen yang berfungsi sebagai bukti resmi penagihan dan pembayaran antara penjual dan pembeli. Namun, tidak semua invoice dibuat sama, terdapat berbagai jenis invoice yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, mulai dari transaksi harian hingga pembayaran berkala. Nah berikut ini 8 jenis invoice yang sering digunakan dalam transaksi bisnis, simak informasinya dibawah ini. 

Baca Juga: Apa Itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Hingga Contohnya

A. Invoice Standar (Standard Invoice)

Invoice standar adalah jenis invoice yang paling sering digunakan dalam transaksi bisnis sehari-hari. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi terjadinya transaksi jual-beli antara penjual dan pembeli. Invoice standar mencakup informasi dasar yang memudahkan kedua belah pihak dalam melakukan pencatatan dan penagihan pembayaran.

Biasanya, invoice ini digunakan dalam transaksi yang bersifat langsung, seperti pembelian barang dagangan, jasa profesional, atau transaksi bisnis dengan pembayaran tunai maupun kredit dalam jangka waktu tertentu. Ada banyak contoh invoice yang bisa kamu lihat sebagai standar pembuatan invoice, tapi biasanya ada beberapa komponen yang harus ada.

Komponen Utama Invoice Standar:

  • Nomor Invoice: Nomor unik yang memudahkan identifikasi dan pencarian dokumen di kemudian hari.
  • Tanggal Penerbitan: Tanggal saat invoice dibuat, yang berperan penting dalam penentuan masa pembayaran.
  • Informasi Penjual dan Pembeli: Nama, alamat, dan kontak dari kedua belah pihak untuk keperluan verifikasi.
  • Detail Barang/Jasa: Deskripsi lengkap mengenai produk atau layanan yang ditransaksikan, termasuk kuantitas dan spesifikasi jika perlu.
  • Harga Satuan dan Total Pembayaran: Nilai per unit barang/jasa serta total yang harus dibayarkan, sering kali disertai informasi mengenai diskon atau pajak.
  • Syarat Pembayaran: Termasuk metode pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan ketentuan lain yang relevan.

B. Invoice Proforma

Proforma invoice adalah dokumen yang berisi penawaran harga awal yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli sebelum transaksi resmi terjadi. Tidak seperti invoice standar yang bersifat final, invoice proforma lebih mirip dengan kutipan harga (quotation) dan tidak memiliki kewajiban pembayaran hingga transaksi dikonfirmasi oleh pembeli.

Tujuan utama invoice proforma adalah untuk:

  • Memberikan gambaran awal mengenai harga, spesifikasi barang/jasa, serta ketentuan pembayaran sebelum transaksi disepakati.
  • Memudahkan negosiasi antara penjual dan calon pelanggan sebelum kesepakatan akhir dibuat.
  • Digunakan dalam transaksi ekspor-impor sebagai dokumen pendukung untuk memperoleh izin pengiriman atau bea cukai sebelum invoice final diterbitkan.
  • Menghindari kesalahpahaman dengan memberikan informasi detail mengenai barang atau jasa yang akan diterima oleh pelanggan.

Biasanya, invoice proforma digunakan ketika:

  • Calon pelanggan membutuhkan estimasi harga atau penawaran awal sebelum memutuskan untuk melakukan pembelian secara resmi.
  • Transaksi ekspor-impor sedang dipersiapkan, di mana dokumen ini membantu pengurusan bea cukai dan izin pengiriman.
  • Negosiasi bisnis sedang berlangsung, terutama untuk proyek custom atau pesanan dalam jumlah besar, di mana detail dan harga perlu dinegosiasikan terlebih dahulu.
  • Pre-order atau pemesanan awal dilakukan, sehingga pembeli dapat meninjau syarat dan harga sebelum mengonfirmasi pesanan.

C. Invoice Final

Invoice final adalah dokumen penagihan resmi yang diterbitkan setelah semua aspek transaksi telah dikonfirmasi, baik melalui konfirmasi pembayaran maupun setelah pengiriman barang atau penyelesaian layanan. Dokumen ini menandai penyelesaian transaksi dan menjadi dasar untuk pencatatan keuangan akhir serta pelaporan pajak.

Lalu apa bedanya dengan invoice standar? Invoice standar biasanya diterbitkan pada awal transaksi sebagai bentuk permintaan pembayaran atau sebagai bukti awal transaksi, yang mungkin belum mencerminkan semua detail final dari pengiriman atau penyelesaian layanan.

Sedangkan invoice final, diterbitkan setelah konfirmasi transaksi dan pengiriman barang atau penyelesaian layanan, sehingga mencakup seluruh informasi final termasuk penyesuaian jika ada potongan harga, pembayaran uang muka, atau biaya tambahan yang terjadi selama proses transaksi.

D. Invoice Berkala (Recurring Invoice)

Invoice berkala adalah dokumen yang diterbitkan secara otomatis untuk transaksi dengan pembayaran berulang, seperti layanan langganan, retainer bulanan, atau keanggotaan. Dokumen ini dibuat sesuai jadwal, misalnya mingguan, bulanan, atau tahunan yang memastikan bahwa penagihan dilakukan secara konsisten tanpa perlu intervensi manual setiap kali transaksi terjadi. 

Jenis invoice ini biasanya digunakan oleh bisnis yang menawarkan layanan atau produk berbasis langganan, di mana pelanggan menerima produk atau layanan secara terus-menerus dan melakukan pembayaran secara periodik.

Sebagai contoh layanan berlangganan atau subscribe dimana perusahaan yang menyediakan layanan seperti internet, streaming, atau software-as-a-service (SaaS) menerbitkan invoice berkala untuk menagih biaya langganan pelanggan setiap periode tertentu.

Baca Juga: 13 Contoh Invoice Penjualan dan Pembelian untuk 2025 Plus Cara Mudah Buatnya

E. Invoice Kredit

Invoice kredit adalah dokumen penagihan yang digunakan dalam transaksi di mana pembayaran tidak dilakukan secara langsung, melainkan ditangguhkan sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli. 

Dengan sistem ini, pelanggan atau mitra bisnis yang telah terjalin hubungan jangka panjang dapat diberikan kelonggaran waktu untuk melakukan pembayaran, sehingga memfasilitasi kelancaran arus kas dan membangun kepercayaan dalam hubungan bisnis.

Sebagai contoh sebuah perusahaan manufaktur sering kali memberikan invoice kredit kepada buyer mereka yang telah lama bekerja sama. Setelah pengiriman barang, pelanggan diberikan waktu 30 hari untuk melakukan pembayaran. Hal ini membantu pelanggan mengatur arus kas mereka sambil menjaga hubungan bisnis yang stabil dengan supplier. 

F. Invoice Commercial

Invoice komersial adalah dokumen hukum yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli dalam transaksi internasional. Dokumen ini berfungsi sebagai kontrak penjualan dan bukti transaksi antara eksportir dan importir. 

Selain itu, invoice komersial memainkan peran penting dalam proses bea cukai, membantu petugas menentukan tarif, pajak, dan bea yang berlaku untuk barang yang diimpor.

Meskipun baik invoice komersial maupun invoice standar berfungsi sebagai dokumen penagihan, terdapat perbedaan utama antara keduanya:

  • Ruang Lingkup Penggunaan: Invoice standar digunakan untuk transaksi domestik, sementara invoice komersial khusus untuk transaksi internasional.
  • Informasi Tambahan: Invoice komersial memerlukan detail tambahan seperti kode HS (Harmonized System), negara asal barang, dan pernyataan keaslian untuk memenuhi persyaratan bea cukai.
  • Fungsi Bea Cukai: Invoice komersial digunakan oleh otoritas bea cukai untuk menentukan tarif dan pajak, sedangkan invoice standar tidak memiliki fungsi ini.

G. Sales Invoice

Sales Invoice atau faktur penjualan adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, yang merinci produk atau layanan yang diberikan beserta harga yang disepakati. Dokumen ini berfungsi sebagai catatan transaksi yang sah, memberikan kedua belah pihak gambaran komprehensif tentang penjualan. 

Penggunaan sales invoice sangat penting dalam transaksi bisnis karena berfungsi sebagai bukti resmi bahwa penjualan telah terjadi, mencatat detail seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga per unit, total biaya, serta syarat dan ketentuan pembayaran. 

Selain itu, sales invoice membantu penjual dalam memantau piutang dan arus kas, sementara bagi pembeli, dokumen ini berperan sebagai referensi untuk pembayaran dan pencatatan pengeluaran. Dengan demikian, sales invoice menjadi elemen krusial dalam menjaga transparansi dan akurasi dalam hubungan bisnis antara penjual dan pembeli.

H. Purchase Invoice

Purchase invoice, atau faktur pembelian, adalah dokumen penting yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi pembelian barang atau jasa. Dokumen ini memuat informasi mendetail mengenai transaksi, termasuk nomor invoice, tanggal pembelian, data penjual dan pembeli, serta rincian barang atau jasa yang dibeli seperti deskripsi, jumlah, harga per unit, dan total biaya yang harus dibayarkan. 

Purchase invoice berfungsi sebagai alat pencatatan dan verifikasi transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, yang nantinya akan digunakan dalam proses rekonsiliasi keuangan, audit internal, dan pelaporan pajak.

Biasanya, purchase invoice digunakan ketika perusahaan melakukan pengadaan barang atau jasa secara rutin, seperti pembelian bahan baku, peralatan, atau layanan pendukung operasional bisnis. 

Dengan adanya purchase invoice, perusahaan dapat memastikan setiap transaksi tercatat dengan akurat, sehingga memudahkan pengelolaan arus kas dan mendukung perencanaan keuangan serta pengambilan keputusan strategis di masa depan.

Nah itulah beberapa jenis invoice yang bisa kamu ketahui, Ada banyak sekali jenis invoice dalam dunia bisnis. Namun semua jenis invoice ini memiliki fungsi yang sama, yaitu sebagai bukti sah transaksi dan sebagai alat untuk menagih pembayaran. 

Tentunya dalam bisnis akan membuat banyak sekali invoice, mulai dari puluhan, ratusan, hingga ribuan. Sebagai pebisnis tentu saja itu dapat menguras banyak waktu, biaya, dan tenaga. 

Untuk memudahkan pengelolaan invoice, kamu dapat menggunakan invoice software yang memudahkan kamu membuat, dan mengirim invoice secara mudah dengan invoice generator online yang ada di Paper.id

Paper.id merupakan software invoice online yang memberikan kemudahan kamu dalam buat, kirim invoice digital yang sah dan pelanggan kamu bisa bayar invoice online kamu lewat metode pembayaran apa saja, seperti kartu kredit, Virtual Account, dan QRIS.

Yuk, pakai Paper.id sekarang juga dan nikmati keuntungan lainnya yang tersedia dengan klik tombol di bawah ini. GRATIS!

Daftar Sekarang
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)