Invoice Fraud: Pengertian, Contoh Kasus, & Cara Menghindari

Invoice fraud atau penipuan invoice tak bisa disangkal masih rentan menimpa business owner. Penipuan ini biasanya melibatkan penggunaan invoice palsu untuk mengalihkan dana dari perusahaan ke rekening pribadi.

Praktik penipuan ini tidak hanya merugikan perusahaan dari segi finansial, tetapi juga merusak reputasi dan kepercayaan antara mitra bisnis. Oleh karena itu, business owner perlu memahami lebih dalam mengenai invoice fraud dengan simak penjelasannya di bawah ini. 

Apa Pengertian dari Invoice Fraud?

Invoice fraud adalah jenis penipuan yang terjadi ketika seseorang mengirimkan faktur palsu kepada perusahaan. Pelaku bisa membuat tagihan fiktif agar dana sampai ke rekening pribadi mereka.

Selain itu, mereka juga bisa memalsukan rincian pembayaran, sehingga jumlah dana tidak sesuai dengan apa yang dipesan dan malah jatuh ke tangan pelaku. Penipuan ini sering kali memanfaatkan celah dalam sistem pembayaran invoice serta mengandalkan kepercayaan terhadap karyawan.

Bentuk penipuannya bisa bervariasi, mulai dari yang sederhana, seperti mengubah jumlah pada invoice asli, hingga yang lebih kompleks, menciptakan invoice dan supplier palsu. Dampaknya bisa sangat serius, mulai dari kerugian finansial, terganggunya hubungan dengan mitra bisnis, hingga reputasi perusahaan yang tercoreng.

Baca Juga: Fraud, Istilah Kecurangan yang Sering Terjadi dalam Dunia Bisnis

Contoh Kasus Invoice Fraud

Setelah mengetahui pengertian dari invoice fraud, simak contoh kasusnya berikut ini sebagai gambaran untuk business owner agar terhindar dari kejadian serupa:

1. Kasus invoice fraud lingkup eksternal

Kasus invoice fraud di lingkup eksternal terjadi ketika pihak luar melakukan tindakan curang yang merugikan bisnis. Contohnya, menimpa perusahaan besar sekelas Google dan Facebook pada 2013 hingga 2015. 

Menurut TRT World, pelaku bernama Evaldas Rimasauskas menggunakan teknik phishing dan invoice fraud untuk menargetkan Google dan Facebook. Ia berpura-pura menjadi karyawan Quanta Computer dan mengirimkan invoice palsu ke kedua perusahaan teknologi besar tersebut.

Selama dua tahun, Google dan Facebook membayar lebih dari $120 juta sebelum akhirnya pelaku tertangkap dan didakwa atas penipuan, pencucian uang, serta pencurian identitas. Dengan berpura-pura sebagai karyawan perusahaan asli, dia berhasil menipu karyawan Google dan Facebook agar membayar invoice palsu dan uang langsung masuk ke rekening pribadinya.

2. Kasus invoice fraud lingkup internal

Kasus invoice fraud rentan terjadi di lingkup internal, seperti yang dialami oleh influencer Awkarin. Pada Juni 2024, beredar berita bahwa Awkarin menjadi korban penggelapan dana oleh seorang pegawainya yang dipercaya sebagai admin.

Sang pegawai menggelapkan dana senilai Rp400 juta dengan menggunakan modus pembayaran endorse dari perusahaan-perusahaan yang ingin bekerja sama dengan Awkarin. Dalam aksinya, ia memberikan detail rekening lama milik Awkarin yang sudah tidak digunakan lagi kepada pihak perusahaan untuk pembayaran.

Kasus ini terungkap setelah pihak brand mempertanyakan status endorsement yang belum dimulai meski mereka sudah mentransfer uang. Kejadian serupa sebenarnya sering terjadi di kalangan business owner yang terlalu mengandalkan kepercayaan terhadap karyawan. Nyatanya, bergantung pada orang kepercayaan saja tidak cukup ketika menjalankan bisnis.

Baca Juga: Invoice Processing: Pengertian, Peran Penting, dan Langkah Kerja

Bagaimana Cara Menghindari Invoice Fraud?

Invoice fraud bisa menyebabkan kerugian finansial bagi bisnis. Oleh karena itu, ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk menghindari invoice fraud:

1. Rekonsiliasi semua invoice yang diterima

Sebelum membayar invoice, pastikan untuk melakukan rekonsiliasi dengan memeriksa dokumen pendukung, seperti purchase order (PO), kontrak kesepakatan, nota pengiriman, atau bukti penerimaan barang. Ada tiga metode rekonsiliasi yang bisa kamu gunakan:

• Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dalam sistem PO kamu.
• Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), dan goods receipt (GR).
• Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), goods receipt (GR), dan pembayaran (payment).

2. Verifikasi detail invoice termasuk supplier

Mencegah invoice fraud, kamu perlu memverifikasi invoice. Detail invoice harus diperiksa apakah sudah sesuai dengan beberapa hal berikut ini:

• Nomor dan tanggal invoice 
• Nama penerima dan pengirim 
• Deskripsi barang/jasa 
• Jumlah dan harga 
• Metode Pembayaran termasuk nomor rekening
• Biaya tambahan atau diskon jika ada

Langkah selanjutnya adalah memeriksa detail informasi tentang supplier, seperti nama, alamat, dan kontak. Pastikan semua informasi ini sesuai dengan catatan perusahaan untuk menghindari kesalahan pembayaran dan mencegah fraud atau penipuan.

Baca Juga: Invoice Verification: Pengertian, Manfaat, dan Langkah 

3. Buat aturan untuk proses pembayaran invoice

Untuk mencegah penipuan (fraud), kamu bisa membuat aturan tentang bagaimana proses pembayaran invoice ke supplier dilakukan. Misalnya, buat kebijakan yang jelas mengenai kapan pembayaran harus dilakukan bisa dalam waktu 30 hari setelah tanggal invoice dikeluarkan.

Kemudian, buat prosedur yang mengharuskan setiap invoice perlu disetujui sebelum diproses lebih lanjut atau dibayar. Misalnya, invoice harus ditinjau dan disetujui oleh manajer keuangan terkait sebelum dibayar.

4. Mengandalkan platform invoicing

Cara yang paling mudah adalah dengan menggunakan platform atau aplikasi invoicing. Di sini, kamu bisa membuat invoice menggunakan template yang sudah ada, membayar dan mengirim invoice secara langsung. Selain itu, platform ini juga dilengkapi fitur untuk memantau semua transaksi secara real-time.

Untuk membayar invoice, platform ini terhubung dengan berbagai payment gateway yang aman, seperti transfer bank, virtual account, kartu kredit, marketplace, sampai QRIS. Dengan begitu, risiko penipuan dan kemungkinan invoice palsu bisa berkurang.

Kamu bisa mempercayakan Paper.id sebagai platform invoicing yang bisa membuat, membayar, dan mengirim invoice digital secara otomatis. Selain itu, semua data sudah terenkripsi dan dijamin keamanannya.

Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya dan dibubuhi e-Materai dari PERURI, sehingga terjamin keabsahannya. Buyer pun akan dikirimkan pengingat otomatis untuk membayar invoice-nya, sehingga kamu tak perlu mengingatkan buyer satu per satu. 

Beragam metode pembayaran juga tersedia baik melalui metode transfer bank, QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. Paper.id juga menghadirkan layanan pembuatan berbagai jenis laporan keuangan secara otomatis dan real–time. 

Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis dan mudah. Pastikan kamu bisa menikmati fitur lengkap Paper.id dengan menyelesaikan verifikasi bisnisnya seperti panduan berikut!