Inventory staff memegang peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional bisnis, terutama dalam pengelolaan dan pemeliharaan stok barang.

Di perusahaan berskala besar, staf ini sering disebut sebagai staf persediaan, yang bertanggung jawab memastikan ketersediaan bahan baku produksi tetap optimal.

Lebih dari sekadar mencatat keluar-masuk barang, inventory staff harus memiliki keterampilan khusus untuk menghadapi berbagai tantangan dalam manajemen stok.

Kemampuan analitis, ketelitian, dan koordinasi yang baik menjadi kunci keberhasilan dalam menjalankan tugas ini.

Ingin tahu lebih lanjut tentang tugas dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi inventory staff yang andal? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Tugas Inventory Staff

1. Penerimaan dan pemeriksaan barang

Salah satu tugas utama seorang inventory staff adalah menerima barang yang datang ke perusahaan. Tugas selanjutnya dari staf ini adalah memastikan bahwa barang yang telah datang tersebut sesuai dengan pesanan.

Maka dari itu staf haruslah dapat mengecek barang dengan segera. Beberapa kegiatan yang perlu dilakukan antara lain memeriksa kualitas dan kuantitas barang.

Selain itu kondisi barang juga haruslah diperiksa secara lebih lanjut.

Staf juga perlu memastikan bahwa tidak ada kerusakan atau barang yang hilang selama pengiriman. Setelah itu barang akan dicatat dan disimpan dengan rapi.

2. Pengelolaan persediaan

Seorang staf persediaan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa stok barang selalu tercatat dengan akurat.

Pencatatan ini antara lain meliputi pencatatan barang yang masuk dan keluar serta pemantauan level stok secara berkala.

Selain itu dilakukan pula perencanaan untuk pemesanan barang sesuai kebutuhan. Dalam hal ini seluruh staf yang tergabung dalam tim inventory harus bekerja sama dengan divisi atau departemen lain.

Khususnya dengan pihak divisi pemasaran atau produksi dengan tujuan untuk memastikan bahwa persediaan selalu tersedia tanpa berlebihan.

Baca Juga: 5 Rekomendasi Inventory Management Software agar Bisnis Makin Optimal

3. Penyimpanan dan penataan barang

Agar memudahkan pengambilan barang sekaligus mengurangi risiko kerusakan maka staf pada divisi inventory perlu mengelola penyusunan barang.

Setiap barang haruslah dapat disusun dengan rapi dan penyimpanannya haruslah dilakukan secara terorganisir.

Hal ini nantinya akan semakin mempermudah proses audit sekaligus meminimalisir kesalahan dalam pencatatan barang.

4. Audit stok

Untuk memastikan bahwa data persediaan sesuai dengan stok yang ada maka inventory staff perlu melakukan pengecekan fisik barang di gudang atau area penyimpanan.

Pengecekan fisik ini haruslah dilakukan secara rutin atau berkala.

Pemeriksaan ini seringkali dilakukan dalam bentuk stock opname atau audit stok. Hal ini bertujuan untuk mendeteksi kesalahan pencatatan dan kehilangan barang atau kerusakan barang.

5. Pengelolaan barang kedaluwarsa

Setiap barang tentunya memiliki masa kedaluwarsa masing-masing. Terutama barang berupa makanan atau obat-obatan.

Barang yang melampaui masa kedaluwarsa ini haruslah dapat diidentifikasi sebagai barang yang sudah tidak layak jual.

Barang-barang seperti ini memang sudah tidak dapat dikonsumsi lagi dan haruslah diproses sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Semua ini bukanlah tugas yang mudah, apalagi kalau dilakukan sendiri secara manual. Maka dari itu, agar proses pengelolaan inventory bisnis makin mudah dan optimal, kamu bisa menggunakan Paper.id.

Paper.id memang merupakan aplikasi invoicing dan pembayaran bisnis, tapi juga terkoneksi langsung dengan fitur inventory yang mencatat otomatis persediaan stok bisnismu karena sudah terintegrasi dengan fitur invoicing-nya.

Yuk, pelajari selengkapnya tentang inventory Paper.id dan registrasikan bisnismu untuk menikmati seluruh fiturnya gratis!

Daftar Paper.id Gratis!

Keterampilan yang Dibutuhkan Inventory Staff

1. Kemampuan mengelola barang

Seorang staf yang bekerja di bidang inventory haruslah memiliki kemampuan untuk mengatur barang-barang dengan rapi.

Selain itu diperlukan juga kemampuan untuk mengelola banyak tugas secara bersamaan, mulai dari menerima barang dan melakukan pencatatan hingga memantau persediaan barang.

2. Perhatian pada detail

Akurasi sangat penting dalam mengelola persediaan barang. Kesalahan dalam pencatatan barang dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara persediaan yang tercatat dengan barang yang ada di lapangan.

Oleh karena itu kemampuan ini haruslah dimiliki oleh seorang staf persediaan.

3. Kemampuan menggunakan teknologi

Inventory staff juga perlu memahami cara menggunakan sistem komputer untuk mencatat barang dan melakukan pemesanan serta melaporkan stok.

Kemampuan dalam mengoperasikan perangkat lunak atau aplikasi manajemen inventaris memang penting.

Hal ini berkaitan dengan semakin berkembangnya teknologi dan sistem komputasi yang serba otomatis.

4. Komunikasi yang baik

Komunikasi yang baik juga diperlukan untuk berkoordinasi dengan tim lain. Misalnya seperti bagian produksi dan distribusi. Staf juga perlu memberikan laporan terkait persediaan kepada manajemen.

Baca Juga: Inventory Management System: Definisi dan Pentingnya untuk Bisnis

Tantangan Bagi Inventory Staff

Salah satu tantangan besar dalam memanajemen persediaan adalah memastikan tidak adanya kelebihan ataupun kekurangan stok.

Pasalnya, kelebihan stok bisa berujung pada risiko barang rusak, padahal kekurangan stok bisa menyebabkan gangguan dalam operasional perusahaan.

Selain itu kesalahan dalam pencatatan barang masuk dan keluar sering terjadi terutama pada perusahaan besar. Oleh karena itu staf persediaan haruslah dapat memanfaatkan teknologi canggih untuk hasil yang akurat.

Permintaan pasar yang naik dan turun dengan cepat juga dapat mempengaruhi ketersediaan stok. Untuk itu staf harus bisa menyesuaikan diri dengan perubahan ini.

Baca Juga: Inventory Turnover: Definisi, Manfaat, dan Tips Pentingnya untuk Bisnis

Nah, itulah penjelasan lengkap tentang inventory staff dan bagaimana peran pentingnya dalam perusahaan.

Mengelola inventory memang bukanlah hal yang mudah. Untuk membuatnya jadi lebih efektif dan efisien, kamu bisa menggunakan bantuan aplikasi atau software seperti Paper.id.

Paper.id adalah platform invoicing dan pembayaran bisnis yang sekaligus juga menyediakan fitur

Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)