Bayangkan kamu menerima barang pesanan dalam jumlah besar, tetapi saat dicek, ada yang kurang atau bahkan rusak. Jika tidak ada dokumen yang mencatat detail serah terima, siapa yang akan bertanggung jawab?

Situasi seperti ini bisa menimbulkan kesalahpahaman dan bahkan merugikan bisnismu. Itulah mengapa surat serah terima barang bukan hanya sekadar kertas biasa, dokumen ini memastikan bahwa setiap transaksi berjalan dengan jelas dan transparan.

Tapi, agar benar-benar efektif, ada beberapa informasi penting yang wajib dicantumkan. Apa saja? Simak selengkapnya di bawah ini!

1. Identitas Pengiriman

Informasi pertama yang harus ada adalah identitas pengiriman. Ini mencakup nama, alamat, nomor telepon, dan email kantor pengirim barang. Identitas ini penting untuk memastikan kejelasan asal barang, terutama jika terjadi perbedaan data atau masalah dalam pengiriman.

Misalnya, jika kamu menerima barang yang ternyata bukan milikmu, identitas pengirim bisa langsung digunakan untuk konfirmasi dan koreksi. Dengan begitu, kesalahan bisa segera diperbaiki sebelum berdampak lebih jauh.

Baca Juga: Surat Serah Terima Barang: Definisi dan Contoh Terbaiknya untuk Bisnis

2. Nomor Resmi Bukti Penyerahan Barang

Setiap pengiriman barang biasanya disertai dengan nomor dokumen atau referensi resmi. Nomor ini dikeluarkan oleh perusahaan pengirim sebagai tanda bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima.

Nomor ini berfungsi layaknya kode unik yang bisa digunakan untuk melacak status barang jika ada kendala dalam perjalanan. Misalnya, jika barang tidak sampai tepat waktu, kamu bisa mengeceknya dengan mencocokkan nomor referensi ini di sistem perusahaan pengirim.

3. Tanggal Pengiriman

Informasi tanggal sangat penting dalam surat serah terima barang. Pastikan dokumen mencantumkan tanggal pengiriman secara lengkap, termasuk tanggal, bulan, dan tahun.

Tanggal ini berfungsi sebagai bukti kapan barang tersebut diserahkan. Misalnya, dalam kasus pengiriman produk yang memiliki masa garansi, tanggal ini akan menjadi acuan utama untuk menghitung periode garansi atau retur barang jika diperlukan.

4. Detail atau Keterangan Barang

Bagian ini harus mencantumkan rincian barang yang dikirim, seperti nama barang, jumlah, ukuran, warna, atau spesifikasi lainnya. Semakin detail informasi yang dicantumkan, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahpahaman.

Misalnya, jika sebuah toko menerima 100 unit smartphone, tetapi ada selisih jumlah atau spesifikasi yang tidak sesuai, maka penerima bisa langsung mencocokkan dengan dokumen ini sebelum melakukan klaim atau komplain ke pengirim.

Baca Juga: 5 Contoh Surat Terima Barang, Penting untuk Kelancaran Bisnis!

5. Tujuan Pemberian Barang

Tujuan pemberian barang juga harus jelas. Apakah barang tersebut dikirim sebagai pembelian, pinjaman, hadiah, atau penggantian produk sebelumnya?

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mengirimkan mesin fotokopi kepada mitra bisnisnya sebagai pinjaman sementara. Jika tujuan ini tidak dicantumkan, bisa saja terjadi kesalahpahaman yang berujung pada sengketa kepemilikan di kemudian hari.

6. Nama dan Tanda Tangan Pengirim serta Penerima

Terakhir, surat serah terima barang harus mencantumkan nama jelas serta tanda tangan dari pihak pengirim maupun penerima. Ini berfungsi sebagai bentuk persetujuan bahwa kedua belah pihak telah memahami dan menyetujui isi dokumen.

Misalnya, tanpa tanda tangan penerima, seorang supplier bisa saja mengklaim bahwa barang sudah diterima, padahal sebenarnya belum sampai ke tangan penerima. Oleh karena itu, bagian ini wajib ada untuk menghindari kesalahpahaman.

Baca Juga: [Update 2025] 13 Contoh Invoice Penjualan dan Pembelian Plus Cara Mudah Buatnya

Demikian 6 informasi yang harus ada di surat serah terima barang. Dokumen ini menjadi bukti sah dalam setiap transaksi pengiriman barang. Dengan mencantumkan enam informasi penting di atas, kamu bisa memastikan proses serah terima barang berjalan dengan aman dan tanpa kendala.

Jadi, sebelum menerima atau mengirim barang, pastikan dokumen ini sudah lengkap, ya! Dengan begitu, bisnis pun bisa berjalan lebih lancar dan minim risiko. 

Kendati demikian, bagaimana soal pencatatannya? Jika kamu masih mencatat barang secara manual, tentu akan sangat merepotkan lho. Nah, agar lebih praktis kamu bisa menggunakan fitur Inventory dari Paper.id!

Fitur ini bisa membantumu mencatat keluar-masuk barang secara otomatis. Dengan sistem yang lebih rapi dan terintegrasi, stok barang selalu terpantau dan laporan inventaris bisa diakses kapan saja dengan mudah. 

Yuk, coba Paper.id sekarang dan kelola stok bisnismu dengan lebih efisien dan eksplor lebih jauh mengenai fitur inventory di bawah ini!

Eksplor Fitur Inventory
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)