Dalam dunia bisnis, transparansi dan akuntabilitas sangat penting. Salah satu alat yang mendukung kedua aspek ini masuk sebagai fungsi kuitansi. Meski terlihat sederhana, kuitansi memiliki fungsi yang sangat vital dalam operasional bisnis.

Apa Saja Manfaat Kuitansi dalam Bisnis?

Kita akan membahas pentingnya fungsi kuitansi untuk bisnis, mengapa dokumen ini tidak boleh diabaikan, serta bagaimana kuitansi dapat berperan dalam menjaga kelangsungan bisnis dengan baik.

1. Bukti pembayaran yang sah

Fungsi utama kuitansi adalah sebagai bukti pembayaran yang sah antara dua pihak.

Setiap kali terjadi transaksi, baik pembelian produk maupun jasa, kuitansi memberikan konfirmasi tertulis bahwa pembayaran telah dilakukan. Ini penting karena setiap bisnis perlu mendokumentasikan setiap arus kas yang keluar dan masuk.

Dalam banyak kasus, terutama transaksi besar, kuitansi juga memiliki kekuatan hukum. Jika terjadi sengketa terkait pembayaran, kuitansi dapat menjadi bukti kuat dalam penyelesaian di pengadilan atau arbitrase. Tanpa kuitansi, bisnis berisiko kehilangan bukti transaksi, yang dapat merugikan secara finansial.

2. Mempermudah proses audit

Setiap bisnis harus menjaga pembukuan yang akurat untuk memantau keuangan. Kuitansi memainkan peran penting dalam proses ini.

Dengan menyimpan kuitansi dari setiap transaksi, bisnis dapat lebih mudah mengelola arus kas, melacak pengeluaran, dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam laporan keuangan.

Kuitansi juga membantu mempermudah proses audit internal maupun eksternal. Saat auditor memeriksa laporan keuangan, mereka biasanya memerlukan dokumen pendukung untuk memastikan keabsahan data yang dilaporkan.

Kuitansi yang lengkap dan terorganisir membantu proses ini berjalan dengan lancar, dan bisnis pun dapat terhindar dari potensi masalah dengan pihak berwenang.

3. Membangun kepercayaan dengan mitra bisnis

Ketika bisnis memberikan kuitansi setiap kali terjadi transaksi, hal ini menunjukkan transparansi dan profesionalisme. Orang yang berbisnis denganmu akan merasa lebih aman dan percaya bahwa transaksi mereka terdokumentasi dengan baik.

Tentunya, kepercayaan ini sangat penting dalam menjaga hubungan bisnis jangka panjang.

Misalnya, dalam B2B (Business-to-Business), sering kali transaksi dilakukan dalam jumlah besar dan dalam periode pembayaran tertentu. Dengan memberikan kuitansi setiap kali pembayaran dilakukan, perusahaan mitra dapat melacak kewajiban keuangan mereka dengan lebih mudah, sehingga mengurangi potensi miskomunikasi dan konflik.

4. Menghindari masahan terkait pajak

Setiap bisnis diwajibkan untuk melaporkan pajak berdasarkan pendapatan dan pengeluaran mereka. Kuitansi yang disimpan dengan baik dapat membantu perusahaan menghindari kesalahan dalam perhitungan pajak.

Tanpa bukti dokumentasi yang jelas, bisnis berpotensi terjebak dalam perhitungan pajak yang salah, yang dapat menyebabkan denda atau penalti dari otoritas pajak.

Selain itu, dalam beberapa kasus, bisnis dapat mengklaim pengurangan pajak untuk pengeluaran tertentu. Namun, untuk mengajukan klaim tersebut, bukti pengeluaran dalam bentuk kwitansi atau faktur sangat diperlukan.

Oleh karena itu, menjaga setiap kuitansi dengan baik tidak hanya membantu dalam pelaporan pajak, tetapi juga dalam mengoptimalkan keuntungan pajak perusahaan.

5. Mengurangi risiko penipuan

Tanpa dokumentasi yang baik, bisnis berisiko mengalami penipuan internal atau eksternal. Misalnya, karyawan yang tidak jujur dapat mengklaim pengeluaran yang tidak pernah terjadi jika tidak ada kuitansi untuk memverifikasinya.

Kuitansi juga dapat membantu bisnis melacak pengeluaran yang sebenarnya dan membandingkannya dengan yang dilaporkan, sehingga risiko kecurangan dapat diminimalkan.

Menurut Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), bisnis yang tidak memiliki sistem pencatatan yang baik, seperti penggunaan kwitansi dalam setiap transaksi, lebih rentan terhadap kasus penipuan. Data ACFE menunjukkan bahwa bisnis kecil tanpa sistem kontrol yang solid bisa kehilangan hingga 5% dari pendapatan tahunan akibat penipuan.

Untuk mengatasinya, kamu bisa gunakan Paper.id!

Pembuatan kuitansi menjadi lebih mudah dan aman karena semuanya dilakukan secara digital. Setiap transaksi akan tercatat dengan rapi dan tidak bisa dibuat sembarangan, karena hanya orang tertentu yang memiliki akses untuk membuat dan mengelola kwitansi, dengan fitur user role. 

Ini memastikan bahwa seluruh proses terkontrol, aman, dan bebas dari pemalsuan. Mulailah sekarang untuk meningkatkan keamanan transaksi bisnismu!

Daftar di Paper.id secara gratis dan rasakan kemudahan dalam pengelolaan kuitansi digital.

Daftar Gratis
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)