Dalam dunia bisnis yang serba cepat dan kompetitif, invoice tidak hanya berperan sebagai alat penagihan, melainkan juga menjadi cerminan profesionalisme dan transparansi dalam pencatatan transaksi.

Format invoice yang baik dan benar membantu memastikan semua detail transaksi tercatat dengan jelas, mengurangi potensi kesalahan, serta memudahkan proses rekonsiliasi keuangan dan pelaporan pajak. Yuk, cari tahu bagaimana cara membuat format invoice yang baik dan benar disini. 

Baca Juga: Apa Itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Hingga Contohnya

Dasar-Dasar Format Invoice

Sebelum kamu membuat invoice dengan format yang rapi dan profesional, ada beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan. Setiap elemen dalam invoice memiliki fungsi tersendiri, mulai dari memastikan kejelasan transaksi hingga menjadi bukti resmi yang sah.

Berikut ini adalah komponen utama yang harus ada dalam setiap invoice:

  1. Informasi Penjual
    Pastikan invoice mencantumkan informasi lengkap tentang bisnis kamu, seperti:
    • Nama perusahaan atau individu (jika bisnis perorangan)
    • Alamat bisnis
    • Nomor kontak (telepon/email)
    • Logo bisnis (opsional, tetapi menambah kesan profesional)

Informasi ini membantu pelanggan mengenali invoice yang mereka terima dan memudahkan komunikasi jika ada pertanyaan atau klarifikasi.

  1. Informasi Pembeli
    Sama pentingnya dengan informasi penjual, invoice juga harus mencantumkan data pembeli agar lebih mudah dilacak, seperti:
    • Nama pelanggan atau perusahaan pembeli
    • Alamat dan kontak pembeli

Dengan adanya data ini, kamu bisa memastikan bahwa invoice dikirim ke pihak yang tepat dan tidak ada kesalahan administrasi.

  1. Detail Transaksi
    Bagian ini merupakan inti dari invoice, karena berisi rincian transaksi yang harus dibayarkan oleh pembeli. Pastikan untuk mencantumkan:
    • Deskripsi barang atau jasa yang diberikan
    • Jumlah unit atau kuantitas
    • Harga satuan
    • Subtotal harga sebelum pajak dan diskon
    • Diskon (jika ada)
    • Pajak (jika berlaku)
    • Total pembayaran yang harus dibayarkan
  2. Syarat dan Ketentuan Pembayaran
    Bagian ini sangat penting untuk mengatur kapan dan bagaimana pembayaran harus dilakukan. Beberapa poin yang perlu dimasukkan:
    • Tanggal jatuh tempo pembayaran
    • Metode pembayaran yang diterima (transfer bank, kartu kredit, e-wallet, dll.)
    • Kebijakan keterlambatan pembayaran jika ada denda atau biaya tambahan

Dengan memberikan ketentuan yang jelas, kamu bisa meningkatkan kepatuhan pelanggan dalam membayar invoice tepat waktu.

Baca Juga: 8 Jenis Invoice Yang Sering Digunakan Dalam Transaksi Bisnis

Langkah-Langkah Membuat Format Invoice yang Efektif

Membuat invoice yang profesional dan mudah dipahami bukan hanya soal mencantumkan detail transaksi, tetapi juga memastikan informasi yang disajikan tersusun dengan rapi dan sesuai standar bisnis. Berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti untuk menciptakan format invoice yang efektif:

1. Persiapan dan Riset

Sebelum mulai membuat invoice, kamu perlu memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan sudah siap. Langkah ini akan membantu kamu menghindari kesalahan dan memastikan invoice mencerminkan standar profesional.

✅ Kumpulkan semua data transaksi dan informasi kontak
Pastikan kamu memiliki data lengkap, seperti detail barang atau jasa yang dijual, harga, jumlah, serta informasi pembeli dan penjual. Jangan lupa sertakan informasi kontak untuk memudahkan komunikasi jika ada klarifikasi.

✅ Pelajari standar dan referensi invoice dari industri terkait
Setiap industri memiliki standar tertentu dalam pembuatan invoice. Misalnya, invoice dalam industri ekspor-impor mungkin membutuhkan informasi tambahan seperti kode HS dan pernyataan asal barang. Memahami standar ini membantu kamu membuat invoice yang sesuai dengan praktik bisnis yang berlaku.

2. Menentukan Layout dan Struktur

Setelah data tersedia, langkah berikutnya adalah menyusun layout invoice agar terlihat rapi dan mudah dibaca.

  • Buat kerangka atau template dengan bagian header, body, dan footer
    Invoice yang baik memiliki struktur yang jelas, yaitu:
  • Header: Berisi logo bisnis, informasi penjual, nomor invoice, dan tanggal penerbitan.
  • Body: Berisi informasi pembeli, detail transaksi, subtotal, pajak, dan total pembayaran.
  • Footer: Berisi syarat pembayaran, metode pembayaran, dan catatan tambahan jika diperlukan.
  • Tentukan urutan informasi agar mudah dibaca
    Gunakan susunan informasi yang logis dan sistematis. Misalnya, informasi identitas harus muncul di awal, diikuti rincian transaksi, lalu total pembayaran dan instruksi pembayaran.

3. Desain Visual dan Estetika

Desain invoice juga berperan dalam menciptakan kesan profesional dan meningkatkan kredibilitas bisnis kamu.

  • Pilih font, warna, dan elemen desain yang profesional dan sesuai brand
    Gunakan font yang mudah dibaca, seperti Arial, Calibri, atau Helvetica. Hindari penggunaan warna yang terlalu mencolok dan pertahankan desain yang bersih serta minimalis.
  • Sertakan logo dan identitas visual perusahaan
    Logo bisnis menambah kesan profesional dan membantu meningkatkan branding. Jika memungkinkan, tambahkan elemen desain seperti garis pemisah atau ikon sederhana untuk memperjelas informasi tanpa membuat invoice terlalu ramai.

4. Penulisan Informasi yang Jelas dan Lengkap

Tidak hanya tampilannya yang harus rapi, isi invoice juga harus jelas dan mudah dipahami oleh pelanggan.

  • Gunakan bahasa yang lugas tanpa jargon berlebihan
    Hindari istilah teknis yang bisa membingungkan pelanggan. Gunakan bahasa yang sederhana tetapi tetap profesional.
  • Pastikan nomor invoice, tanggal, dan rincian transaksi tercantum secara akurat
    Nomor invoice harus unik untuk memudahkan pencatatan dan referensi di masa mendatang. Pastikan juga tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo ditulis dengan jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman.

5. Verifikasi dan Konsistensi

Sebelum mengirimkan invoice, pastikan semua informasi sudah benar dan konsisten.

  • Lakukan pengecekan ulang data dan tata letak
    Periksa kembali apakah ada kesalahan dalam angka, nama pelanggan, atau detail transaksi lainnya. Kesalahan kecil bisa menyebabkan keterlambatan pembayaran atau ketidakpercayaan dari pelanggan.
  • Pastikan konsistensi format untuk setiap invoice yang diterbitkan
    Gunakan template yang sama untuk setiap invoice agar terlihat profesional dan memudahkan pencatatan dalam pembukuan bisnis kamu. Jika menggunakan software akuntansi atau invoice generator, pastikan formatnya sesuai dengan standar bisnis kamu.

Itulah informasi seputar bagaimana cara membuat format invoice yang baik dan benar. kamu bisa membuat invoice yang tidak hanya rapi dan profesional tetapi juga membantu mempercepat proses pembayaran dan meningkatkan kredibilitas bisnis kamu. 

Untuk mempermudah kamu dalam membuat invoice dengan invoice generator online, selain dengan generator kamu bisa menggunakan invoice software online seperti Paper.id. 

Paper.id merupakan invoice app yang memberikan kemudahan kamu dalam buat, kirim invoice online yang sah dan pelanggan kamu bisa bayar invoice kamu lewat metode pembayaran apa saja, seperti kartu kredit, Virtual Account, dan QRIS.

Yuk, pakai Paper.id sekarang juga dan nikmati keuntungan lainnya yang tersedia dengan klik tombol di bawah ini. GRATIS!

Daftar Sekarang
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)