Apa Itu CRM? Fungsi, Jenis, dan Alasan Bisnis Wajib Menggunakan

Mengelola hubungan dengan pelanggan, klien, atau buyer bukanlah hal yang mudah, apalagi jika jumlahnya terus bertambah. Tanpa bantuan sistem, kamu mungkin bisa kewalahan dalam mencatat data, menindaklanjuti penawaran, hingga memahami mereka secara menyeluruh.

Di sinilah peran CRM atau Customer Relationship Management menjadi sangat penting. CRM bisa membantu kamu membangun hubungan yang lebih baik, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengoptimalkan proses penjualan.

Nah, untuk itu, berikut adalah pembahasan secara lengkap mengenai apa itu CRM, fungsi utamanya, apa saja jenisnya, hingga alasan mengapa bisnis wajib menggunakan sistem ini. Yuk, disimak!

Apa Itu CRM?

CRM atau Customer Relationship Management adalah sistem yang digunakan untuk mencatat, memantau, dan mengelola hubungan bisnis dengan pelanggan maupun calon pelanggan. Dengan sistem, kamu bisa menjaga interaksi yang teratur dan terstruktur agar proses penjualan berjalan lebih lancar.

Sistem ini juga mendukung kegiatan perencanaan bisnis, termasuk pengelolaan prospek dan jalur penjualan. Selain itu, CRM memudahkan tim penjualan untuk melacak peluang penjualan, memprediksi penjualan yang akan datang, serta menjaga komunikasi dengan calon pelanggan, terutama bagi tim yang bekerja langsung di lapangan dan butuh akses data dengan cepat.

Contohnya, di pusat layanan pelanggan, sistem ini bisa digunakan untuk menganalisis seberapa sering dan seberapa efektif komunikasi dilakukan dengan calon pelanggan. Hasilnya bisa meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang, sekaligus membantu perusahaan memahami hubungan dengan pelanggan secara menyeluruh dan memperbaiki proses kerja.

Saat ini, CRM tidak hanya digunakan untuk mencatat interaksi saja, tapi juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur tambahan sesuai kebutuhan bisnis, skala usaha, hingga jenis industri. Beberapa fitur tersebut mencakup live chat, berbagi dokumen, integrasi dengan marketing tools, hingga pengelolaan pesanan, pendapatan, media sosial, dan peluang bisnis lainnya.

Buat kamu yang ingin proses penjualan dan pengelolaan pelanggan berjalan lancar, Paper.id bisa jadi pilihan tepat. 

Meskipun Paper.id bukan platform CRM secara langsung, layanan yang ditawarkannya dapat mendukung aspek tertentu dalam pengelolaan hubungan pelanggan lho, terutama dalam hal transaksi!

Dengan fitur-fitur seperti pembuatan dan pengiriman invoice digital, pengingat pembayaran otomatis, serta integrasi dengan berbagai metode pembayaran, seperti transfer bank, QRIS, Virtual Account, kartu kredit hingga cicilan, Paper.id membantu bisnis menjaga komunikasi yang lancar dan profesional dengan pelanggan. 

Dengan begitu, kamu bisa meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan, yang merupakan bagian penting dari manajemen hubungan pelanggan.​

Selain itu, Paper.id menyediakan laporan keuangan dan pencatatan transaksi yang terintegrasi, memungkinkan bisnis untuk memantau aktivitas pelanggan dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat.​

Yuk, daftarkan bisnismu di Paper.id sekarang dan rasakan manfaatnya dengan cara klik tombol di bawah ini!

Baca Juga: Promo Berbagai Aplikasi CRM, Bisnis Makin Lancar, Tetap Hemat!

Fungsi CRM

Berikut ini beberapa fungsi utama CRM:

1. Menjawab pertanyaan penting seputar bisnis

CRM membantu kamu mendapatkan jawaban cepat untuk pertanyaan dasar, seperti: berapa jumlah pelanggan saat ini? Bagaimana performa penjualan di kuartal sebelumnya? Berapa total pendapatan bulan lalu? Siapa saja pelanggan yang paling aktif bertransaksi?

2. Menghindari kesalahan data

Keputusan bisnis yang keliru bisa terjadi karena data yang tidak akurat. CRM bisa membantu mengurangi kesalahan input data melalui fitur validasi dan otomatisasi entri, sehingga informasi yang masuk lebih terkontrol dan dapat dipercaya.

3. Terhubung dengan pelanggan dari berbagai saluran

Pelanggan bisa datang dari mana saja, seperti media sosial, website, email, atau telepon. CRM memungkinkan kamu untuk mengelola semua interaksi ini dalam satu sistem, sehingga kamu bisa lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan di setiap titik komunikasi.

4. Menyesuaikan strategi pemasaran

Agar promosi tidak sia-sia, pendekatan pemasaran perlu disesuaikan dengan karakter pelanggan. CRM memungkinkan kamu mengirimkan penawaran atau buletin yang lebih personal, sesuai dengan minat atau riwayat pembelian masing-masing pelanggan.

5. Menyatukan kerja tim

CRM juga berperan penting dalam memperkuat kolaborasi antartim. Dengan informasi pelanggan yang bisa diakses secara real-time oleh semua bagian, baik tim pemasaran, penjualan, maupun layanan pelanggan bisa bekerja lebih selaras dan efisien dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

Jenis CRM

Secara umum, sistem CRM terbagi menjadi tiga jenis utama. Memahami ketiganya akan membantu pemilik bisnis memilih yang paling sesuai. Berikut di antaranya:

1. CRM operasional

CRM operasional merupakan jenis yang paling umum digunakan karena mencakup berbagai fungsi bisnis. Sistem ini fokus pada interaksi langsung dengan pelanggan dan bertujuan meningkatkan efisiensi operasional serta pengalaman pelanggan.

Sistem ini bekerja dengan cara mengumpulkan dan memanfaatkan data pelanggan untuk berbagai keperluan, seperti otomatisasi pemasaran, proses penjualan, dan layanan pelanggan. Meski proses input datanya cukup memakan waktu, hasilnya akan sangat membantu dalam pengelolaan hubungan pelanggan. Berikut manfaat utamanya:

• Penjualan: Membantu bisnis mengelola seluruh proses penjualan secara otomatis dan memantau interaksi serta proyeksi penjualan.
• Layanan Pelanggan: Memberikan akses data pelanggan kepada semua tim agar dapat meningkatkan kualitas layanan di seluruh bagian bisnis.
• Pemasaran: Mempermudah pengiriman promosi yang dipersonalisasi, sehingga kampanye lebih relevan dan tepat sasaran.

2. CRM analitik

CRM jenis ini bertujuan untuk mengelola dan menganalisis data dalam jumlah besar agar bisa menghasilkan wawasan yang berguna untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Biasanya cocok untuk perusahaan menengah hingga besar yang memiliki banyak data pelanggan.

Beberapa manfaatnya:

• Analisis Data (Data Mining): Menggunakan teknik seperti klasifikasi dan korelasi untuk mengungkap pola dalam perjalanan pelanggan.
• Menemukan Peluang Penjualan: Data pelanggan yang dianalisis bisa dijadikan dasar untuk strategi pemasaran dan penjualan yang lebih personal.
• Prediksi Tren: Membantu perusahaan memantau perubahan perilaku pelanggan dan memprediksi arah tren berdasarkan data historis.

3. CRM kolaboratif

Sesuai namanya, CRM kolaboratif memungkinkan berbagai tim dalam perusahaan untuk berbagi data pelanggan dan bekerja sama secara efisien. Jenis ini sering disebut juga sebagai CRM strategis dan biasanya terdiri dari dua bagian: manajemen interaksi dan manajemen saluran komunikasi.

Sistem ini cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang atau bekerja lintas lokasi. Salah satu contohnya adalah Microsoft Dynamics 365, yang mendukung integrasi cloud dan AI. Beberapa keuntungannya:

• Data Terintegrasi: Menggabungkan data dari berbagai saluran komunikasi agar layanan lebih cepat dan tepat.
• Retensi Pelanggan: Membantu perusahaan membangun profil pelanggan yang detail agar lebih mudah menjaga loyalitas.
• Efisiensi Kerja: Dengan data yang terpusat, semua tim bisa mengakses informasi secara real-time tanpa harus mencari ke banyak tempat.

Baca Juga: 5 Rekomendasi Software CRM dengan Harga Terjangkau

Alasan Mengapa Bisnis Wajib Menggunakan Sistem CRM

Sistem CRM bukan hanya sekadar alat bantu penjualan, tapi sudah menjadi investasi penting yang menunjang pertumbuhan dan efisiensi bisnis secara keseluruhan. Berikut beberapa alasan mengapa bisnis wajib menggunakan CRM:

1. Meningkatkan penjualan secara efisien

CRM mempermudah tim dalam melacak prospek, mengelola tahapan penjualan, hingga menjaga hubungan dengan pelanggan potensial. Proses ini membantu meningkatkan konversi dan mempercepat pencapaian target penjualan.

2. Mendukung strategi pemasaran yang lebih tepat sasaran

Dengan data pelanggan yang tersimpan rapi, bisnis bisa merancang kampanye pemasaran yang lebih personal dan relevan. CRM membantu menjangkau audiens yang tepat melalui saluran yang sesuai, sehingga hasil pemasaran jadi lebih maksimal.

3. Menghubungkan semua aspek siklus bisnis

CRM menyatukan berbagai fungsi dalam bisnis, mulai dari penjualan, pemasaran, hingga layanan pelanggan ke dalam satu platform. Hal ini menciptakan alur kerja yang lebih terintegrasi dan efisien.

4. Mudah diintegrasikan dengan aplikasi lain

Banyak sistem CRM modern berbasis cloud yang fleksibel dan mudah dihubungkan dengan software lain seperti email, akuntansi, atau tools otomatisasi, sehingga memungkinkan bisnis untuk membangun ekosistem kerja yang lebih produktif.

5. Membantu pengambilan keputusan berbasis data

CRM menyediakan data real-time tentang performa tim, preferensi pelanggan, dan tren pasar. Wawasan ini sangat berguna bagi manajemen untuk mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat.

6. Menghemat biaya operasional

Dengan otomatisasi proses dan efisiensi kolaborasi antartim, CRM membantu mengurangi pekerjaan manual yang memakan waktu dan sumber daya. Hasilnya, biaya operasional bisa ditekan tanpa mengorbankan kualitas layanan.

Baca Juga: Jangan Asal! 10 Tips Memilih Aplikasi CRM yang Tepat untuk Bisnis

Demikian penjelasan mengenai CRM secara lengkap. Pada akhirnya, sistem ini hadir sebagai solusi untuk menyederhanakan proses, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan mendorong penjualan yang lebih efektif, apapun skala bisnismu!

Tapi ingat, pengelolaan pelanggan tak lepas dari proses transaksi yang rapi dan transparan. Di sinilah Paper.id bisa bantu kamu menjaga kepercayaan pelanggan dengan sistem penagihan dan pembayaran yang profesional.

Mulai dari pembuatan invoice digital, pengingat pembayaran otomatis, hingga pencatatan transaksi yang terintegrasi, semuanya bisa kamu kelola dalam satu platform. Dengan Paper.id, kamu tidak hanya memudahkan operasional, tapi juga menciptakan pengalaman terbaik bagi pelangganmu.

Yuk, tingkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan mulai dari proses pembayaran. Gunakan Paper.id sekarang secara gratis!