Dalam bisnis, surat serah terima barang merupakan dokumen yang sangat penting untuk memastikan setiap transaksi yang terjadi sudah terkirim dan diterima seperti semestinya.
Namun, ada aturan tersendiri terkait bagaimana cara menyusunnya. Untuk memudahkanmu, artikel ini telah merangkum bagaimana cara membuat dan seperti apa contoh surat serah terima barang yang baik dan benar.
Nantinya, kamu bisa mencontoh dan menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnismu sendiri.
Agar tak berlama-lama lagi, yuk, simak seperti apa contoh surat serah terima barang berikut ini!
Apa Itu Surat Serah Terima Barang?
Surat serah terima barang adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti resmi perpindahan kepemilikan atau tanggung jawab atas suatu barang dari satu pihak ke pihak lain.
Dokumen resmi ini digunakan sebagai bukti bahwa suatu barang telah diserahkan dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Biasanya, surat serah terima barang diresmikan dengan tanda tangan kedua belah pihak, yakni pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima barang. Barulah dokumen tersebut resmi sebagai pencatatan bahwa barang telah melalui serah terima yang sah dan sesuai kesepakatan.
Pada umumnya, komponen surat serah terima barang adalah:
- Nama dan identitas pihak penyerah dan penerima
- Tanggal penyerahan
- Deskripsi barang (jenis, jumlah, kondisi, spesifikasi jika perlu)
- Nomor dokumen pendukung (misalnya invoice atau purchase order)
- Tanda tangan kedua belah pihak, lengkap dengan nama terang dan jabatan (jika dalam konteks perusahaan)
- Catatan tambahan jika ada (misalnya kondisi barang rusak sebagian, keterlambatan, dll)
Cara Membuat Surat Serah Terima Barang
Setelah mengetahui definisi surat serah terima barang dan komponennya, kamu bisa membuat surat tersebut dengan langkah berikut ini, secara sederhana:
1. Buat judul dokumen
Tulis judul di bagian atas dengan huruf kapital, misalnya:
SURAT SERAH TERIMA BARANG
2. Cantumkan identitas kedua pihak yang terlibat
Tuliskan data pihak penyerah dan pihak penerima, seperti:
- Nama lengkap
- Jabatan atau peran (jika perlu)
- Nama perusahaan (jika terkait bisnis)
- Alamat atau lokasi serah terima
3. Tuliskan waktu dan tempat serah terima dilakukan
Sebutkan tanggal dan lokasi saat barang diserahkan.
4. Rincikan barang yang diserahkan
Berikan daftar barang secara jelas dan detail:
- Nama barang
- Jumlah
- Kondisi barang saat diserahkan
- Kode barang (jika ada)
- Keterangan tambahan (jika perlu)
5. Pernyataan penyerahan
Tuliskan paragraf pernyataan bahwa barang telah diterima dalam kondisi sesuai dan menjadi tanggung jawab penerima.
6. Tanda tangan dan nama jelas
Sediakan kolom tanda tangan untuk kedua belah pihak, dilengkapi dengan:
- Nama lengkap
- Tanggal
- Stempel perusahaan (jika perlu)
Contoh Surat Serah Terima Barang
1. Surat serah terima alat
2. Contoh surat serah terima barang umum
3. Contoh surat serah terima barang laboratorium
Nah, itulah beberapa contoh surat serah terima barang yang bisa kamu contoh untuk bisnismu. Secara format, kamu bebas menyesuaikannya. Yang penting, isi inti dari surat ini wajib ada sesuai dengan yang sudah dijelaskan.
Selain surat serah terima barang, invoice juga tidak kalah penting untuk bisnis. Sayangnya, jika menggunakan cara konvensional alias harus satu per satu membuat invoice secara manual, pasti akan sangat ribet dan memakan waktu yang lama, bukan?
Nah, kamu bisa menggunakan Paper.id untuk mempercepat prosesnya. Dengan Paper.id, kamu bisa membuat invoice dalam 5 menit dengan template yang sudah tersedia.
Setiap invoice di Paper.id juga sudah terhubung dengan 30+ opsi pembayaran digital, termasuk kartu kredit! Kamu bisa kirim dan terima pembayaran bisnis dengan cara yang paling kamu suka, kapan saja dan di mana saja.
Yuk, pelajari selengkapnya tentang invoice online Paper.id dan registrasikan bisnismu gratis untuk nikmati seluruh fiturnya!
