Contoh Proses Warehouse Management System Beserta Rekomendasinya!

Pernah mengalami mengalami stok barang di gudang yang berantakan, sulit dicari, atau bahkan ada produk yang tiba-tiba hilang entah ke mana? Kalau iya, bisa jadi sistem manajemen gudangmu masih perlu dioptimalkan. 

Warehouse Management System (WMS) hadir sebagai solusi untuk mengatur stok, mempercepat pengambilan barang, hingga menghindari kesalahan pengiriman. Tapi, bagaimana sebenarnya proses WMS bekerja? Dan apa saja software terbaik yang bisa kamu gunakan?

Yuk, simak pembahasannya di sini!

Proses Warehouse Management System

Berikut adalah proses utama dalam Warehouse Management System (WMS) yang memastikan stok barang di gudang tetap terorganisir dan efisien:

1. Receiving dan putaway

Proses ini dimulai saat barang datang ke gudang. Barang yang diterima harus dicatat dalam sistem untuk memastikan data stok selalu akurat. 

Biasanya, pencatatan ini menggunakan data Purchase Order (PO) yang dapat dilakukan secara otomatis atau manual oleh tim pembelian. Tujuannya adalah memastikan kesesuaian jumlah dan jenis barang yang diterima dengan kebutuhan gudang.

Setelah pencatatan selesai, barang harus ditempatkan di lokasi penyimpanan yang sesuai, yang dikenal sebagai proses Putaway. Peletakan barang ini mengikuti metode FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out) untuk memastikan barang yang lebih dulu masuk atau yang mendekati masa kedaluwarsa dikeluarkan lebih dulu. 

Contohnya, di industri makanan, bahan baku yang lebih lama disimpan harus digunakan terlebih dahulu untuk mencegah pemborosan.

2. Dispatching (picking dan pengiriman)

Saat ada pesanan, sistem WMS akan membantu tim gudang menemukan lokasi barang dengan cepat melalui perangkat handheld scanner atau aplikasi warehouse management. Operator cukup memindai barcode untuk memastikan mereka mengambil barang yang tepat.

Misalnya, sebuah toko online menerima pesanan sepatu ukuran 42 warna hitam. Dengan sistem WMS, staf gudang langsung tahu lokasi rak dan jumlah stoknya, sehingga mereka tidak perlu mencari secara manual. 

Setelah barang dikemas, barcode di paket akan dipindai kembali untuk memastikan barang yang dikirim sesuai pesanan sebelum dikirim ke pelanggan.

3. Stock take (pengecekan stok)

Proses ini bertujuan untuk mencocokkan jumlah stok fisik dengan data dalam sistem. Tanpa bantuan WMS, stok opname bisa sangat melelahkan karena staf gudang harus menghitung barang satu per satu. 

Namun, dengan sistem yang tepat, pengecekan bisa dilakukan lebih cepat karena WMS akan memberikan referensi lokasi barang dan menghitung selisih secara otomatis.

Misalnya, jika sistem menunjukkan ada 100 unit produk A, tetapi saat dicek fisiknya hanya 98 unit, operator dapat langsung mencari penyebabnya—apakah ada kesalahan pencatatan atau barang hilang. 

Dengan sistem yang baik, pencocokan stok ini bisa dilakukan lebih sering tanpa mengganggu operasional gudang.

4. Reporting (laporan gudang)

Setiap transaksi dalam gudang harus terdokumentasi dengan baik. Laporan dari WMS membantu perusahaan dalam mengambil keputusan, seperti kapan harus menambah stok atau barang mana yang paling banyak terjual.

Contohnya, jika laporan menunjukkan stok barang elektronik tertentu selalu habis dalam waktu seminggu, perusahaan bisa menambah stok lebih awal untuk menghindari kehabisan produk. 

Dengan WMS, semua data ini tersedia secara real-time tanpa harus mengecek satu per satu di gudang.

Baca Juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Stok Gudang Terbaik Untuk Bisnis 2024 [Update]

Rekomendasi Aplikasi Warehouse Management System terbaik di Indonesia

Berikut adalah rekomendasi aplikasi WMS di Indonesia:

1. Netsuite WMS

Netsuite WMS adalah software manajemen gudang yang dirancang untuk membantu pebisnis mengelola operasional warehouse dengan lebih efisien. Aplikasi ini memiliki berbagai fitur utama, seperti penerimaan barang, penyimpanan, serta pengiriman pesanan. 

Selain itu, Netsuite WMS menyajikan data secara real-time dan dilengkapi dengan sistem manajemen inventaris yang mempermudah pemantauan stok. Keunggulan lainnya adalah antarmuka yang sederhana dan ramah bagi pengguna baru, sehingga mempermudah proses adaptasi.

2. 3PL Warehouse Manager

3PL Warehouse Manager merupakan sistem WMS berbasis cloud yang dirancang untuk mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan gudang. Dengan software ini, pengelolaan inventaris menjadi lebih efisien dan terorganisir. 

Salah satu fitur unggulannya adalah SmartScan, yaitu pemindaian barcode seluler yang membantu meningkatkan akurasi data dan produktivitas operasional gudang, khususnya bagi penyedia layanan logistik pihak ketiga (3PL).

3. HighJump WMS

Jika kamu menjalankan bisnis e-commerce dan memerlukan sistem pergudangan yang handal, HighJump WMS bisa menjadi pilihan yang tepat. Aplikasi ini merupakan bagian dari solusi supply chain yang berfokus pada optimalisasi operasional gudang. 

Dengan fitur-fitur canggihnya, HighJump WMS dapat membantu bisnis online dalam mengelola penyimpanan hingga distribusi barang secara lebih efektif.

4. Sphere WMS

Sphere WMS memberikan kendali penuh terhadap pengelolaan gudang, memungkinkan operasional warehouse menjadi lebih terstruktur dan mudah dijalankan. Fitur-fiturnya mencakup fleksibilitas dalam penyesuaian barang serta sistem kontrol inventaris yang canggih. 

Namun, untuk mengakses semua fitur yang tersedia, pengguna perlu mempertimbangkan biaya tambahan yang cukup tinggi.

5. Latitude WMS

Latitude WMS adalah software berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan proses manajemen gudang dalam bisnis. Aplikasi ini mendukung berbagai fitur canggih seperti penerimaan barang, pengambilan pesanan multi-zona tanpa kertas, serta pelaporan manajemen gudang yang komprehensif. 

Dengan sistem cloud, semua data dapat diakses secara real-time, memastikan transparansi dan efisiensi dalam operasional warehouse.

Baca Juga: 5 Cara Efisien Kelola Stok Pakai Sistem Manajemen Gudang

Demikianlah penjelasan mengenai contoh proses Warehouse Management System beserta beberapa rekomendasinya. Pada akhirnya, WMS bisa membantu bisnis dalam mengelola stok gudang agar lebih rapi, cepat, dan minim kesalahan. Dari penerimaan barang hingga pengiriman, sistem yang baik memastikan setiap proses berjalan lebih efisien.

Namun, selain WMS, pengelolaan stok juga harus terintegrasi dengan sistem yang memudahkan pencatatan dan pemantauan inventaris secara real-time.

Di sinilah Paper.id hadir dengan fitur inventory-nya, yang memungkinkan kamu mencatat keluar-masuk barang secara otomatis, mengecek stok real-time, dan mengelola gudang lebih efisien.

Dengan fitur ini, kamu bisa:

• Pantau stok secara real-time tanpa perlu mencatat manual
• Atur level stok minimum untuk menghindari kehabisan barang
• Kelola multi-gudang dengan mudah, cocok untuk bisnis yang punya lebih dari satu lokasi penyimpanan
• Terhubung langsung dengan sistem invoicing untuk pencatatan transaksi yang lebih akurat/

Jangan biarkan stok berantakan dan bisnis jadi terhambat! Optimalkan gudang dan inventaris bisnismu dengan Paper.id sekarang juga!

Coba Paper.id Gratis di Sini!