Dalam dunia bisnis catering, kwitansi sudah pasti memiliki peran yang sangat penting. Sebagai salah satu dokumen yang sah dalam sebuah transaksi, tentunya kwitansi ini digunakan untuk mencatat dan membuktikan pembayaran. 

Memang, kadang membuat dokumen ini terasa gampang-gampang susah. Agar tak lagi bingung, kamu bisa menyimak panduan berikut contohnya dalam artikel berikut ini!

Definisi Kwitansi Catering

Kwitansi catering adalah dokumen resmi yang diberikan oleh penyedia layanan catering atau penjual kepada pelanggan atau pembeli. Dokumen kwitansi ini diberikan sebagai bukti bahwa pembayaran atas jasa catering telah diterima. 

Sebagai bukti pembayaran tentunya kwitansi catering mencatat berbagai informasi penting terkait transaksi.

Biasanya bukti pembayaran yang sah ini juga memuat tanda tangan dari kedua pihak yang terlibat sebagai tanda persetujuan bahwa transaksi telah disepakati dan dilaksanakan.

Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Kwitansi, Terbaik dan Mudah Digunakan!

Tujuan Pembuatan Kwitansi Catering

1. Sebagai bukti pembayaran

Kwitansi catering berfungsi sebagai bukti yang sah bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran kepada penyedia layanan catering. Tanpa kwitansi maka akan sulit bagi kedua belah pihak untuk membuktikan bahwa transaksi telah dilakukan. 

2. Mencatat rincian transaksi

Kwitansi juga berfungsi untuk mencatat rincian pembayaran secara terperinci. Hal ini mencakup jumlah yang dibayar dan layanan yang diterima serta metode pembayaran yang digunakan. 

3. Membantu pembukuan bisnis

Bagi penyedia layanan catering maka kwitansi menjadi bagian dari sistem pembukuan yang mempermudah pengelolaan keuangan dan laporan pajak. Dengan adanya kwitansi yang lengkap tentunya kamu dapat melacak semua transaksi yang terjadi dan memastikan pembukuan yang akurat.

4. Meningkatkan profesionalisme

Penyedia catering yang memberikan kwitansi kepada pelanggan menunjukkan bahwa jasanya tersebut menjalankan bisnis dengan cara yang profesional. Hal ini dapat meningkatkan reputasi bisnis catering dan menarik lebih banyak pelanggan.

Contoh dan Cara Buat Kwitansi Catering

Untuk membuat kwitansi catering, pertama kamu bisa melihat refernsi berikut. Lalu, ikuti cara membuatnya yang sudah dijabarkan di bawah, ya!

KWI-CAT-001 / 2024
KWITANSI CATERING

Telah diterima dari:
Nama Pemesan : Rahmawati
Alamat Pemesan : Jl. Kemuning No. 10, Bandung

Untuk Pembayaran Catering:
Nama Acara : Meeting Akhir Tahun PT XYZ
Tanggal Acara : 15 Juli 2024
Jumlah Porsi : 100 Porsi
Total Pembayaran : Rp 10.000.000,- (Sepuluh juta rupiah)
Metode Pembayaran : Transfer Bank ABC, No. Rekening 987-654-321
Tanggal Pembayaran : 10 Juli 2024
Nomor Kwitansi : KWI-CAT-001 / 2024

Tanda Tangan
Pemilik Catering

(Agus Pratama)

Pemesan

(Rahmawati)

Baca Juga: Contoh Kwitansi Digital, Temukan yang Terbaik untuk Bisnismu!

1. Tentukan format kwitansi

Langkah pertama adalah menentukan format kwitansi catering. Kamu bisa membuat kwitansi secara manual tulis tangan atau menggunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word atau Excel untuk format yang lebih profesional. 

Pastikan kwitansi mudah dibaca dan mencakup semua informasi yang diperlukan. Sehingga kwitansi cukup lengkap untuk digunakan sebagai referensi.

2. Isi identitas dan kontak pihak yang terlibat

Tuliskan nama lengkap dan alamat baik dari penyedia layanan catering maupun pelanggan. Pastikan informasi ini jelas dan lengkap agar tidak menimbulkan kebingungan. 

Informasi yang dibutuhkan adalah nama penyedia layanan catering dan nama pelanggan. Selain itu perlu dicantumkan pula alamat penyedia catering dan alamat pelanggan.

3. Cantumkan tanggal transaksi

Sertakan tanggal pada saat transaksi dilakukan. Tanggal ini sangat penting untuk menunjukkan kapan pembayaran dilakukan dan untuk pencatatan administrasi yang lebih mudah.

4. Buat deskripsi layanan catering yang diberikan

Tuliskan rincian layanan catering yang telah diberikan seperti jenis makanan dan jumlah pesanan serta acara yang diselenggarakan. Sebagai contoh adanya jenis layanan berupa makanan untuk 200 orang, sedangkan menunya adalah nasi goreng dan ayam bakar serta rujak buah dan lainnya. 

5. Masukkan jumlah pembayaran

Cantumkan jumlah uang yang dibayarkan oleh pelanggan baik dalam bentuk angka maupun huruf. Pastikan angka yang tercantum jelas dan akurat, contohnya “jumlah pembayaran Rp10.000.000” dan perlu pula dituliskan sepuluh juta rupiah.

6. Jelaskan metode pembayaran

Tuliskan metode pembayaran yang digunakan oleh pelanggan apakah melalui transfer bank atau tunai atau cek. Sebagai contoh metode pembayaran ialah transfer bank dengan penulisan Bank ABC No. Rekening 123-456-789.

7. Tambahkan nomor kwitansi 

Berikan nomor unik pada kwitansi jika diperlukan. Nomor ini digunakan untuk memudahkan referensi atau pencatatan transaksi yang dilakukan.

8. Bubuhkan tanda tangan

Setelah semua informasi tercatat dengan benar maka kedua belah pihak harus menandatangani kuitansi sebagai bukti persetujuan terhadap transaksi tersebut.

Agar lebih mudah buat kwitansi untuk bisnis catering-mu, kamu bisa menggunakan Paper.id, lho. Paper.id adalah platform invoicing dan pembayaran bisinis digital, di mana kamu bisa dengan mudah buat invoice dan kwitansinya secara langsung tanpa harus repot-repot secara manual.

Lebih kerennya, kamu bisa melakukan transaksi bisnis dengan 30+ opsi pembayaran, termasuk kartu kredit tanpa perlu EDC tambahan. Jadi, kamu bisa dengan mudah tambah tempo pembayaran hingga 30 hari tanpa nego. Menarik, bukan?

Simak selengkapnya tentang Paper.id di sini, jangan lupa registrasikan bisnismu untuk bisa menikmati fitur-fiturnya, gratis!

Daftar Paper.id Gratis!
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)