Account payable (AP) adalah kewajiban jangka pendek yang muncul ketika kamu membeli produk dari pemasok secara kredit. AP sangat penting bagi bisnis karena berfungsi sebagai salah satu sumber pendanaan.

Oleh sebab itu, pengelolaan AP harus dilakukan dengan bijak agar bisnis kamu bisa terus tumbuh dan menjaga hubungan baik dengan pemasok maupun vendor. Jika AP dikelola dengan buruk, hal ini bisa berdampak negatif pada stabilitas perusahaan. 

Berikut ini 7 contoh nyata atau use case penerapan account payable dalam bisnis untuk bisa dijadikan referensi untuk bisnis kamu. 

Baca Juga: Account Payable: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawab

7 Contoh Account Payable dalam Bisnis

Dalam transaksi account payable, staf AP akan menyiapkan laporan yang mencakup berbagai informasi, seperti barang yang diterima, biaya logistik, pinjaman atau sewa, hingga lisensi. Oleh karena itu, contoh accounts payable sangat penting untuk membantu kamu memahami cara kerjanya secara lebih jelas.

Saat ini, terdapat banyak jenis model transaksi dan bisnis di berbagai sektor. Sebagai referensi, berikut adalah beberapa jenis utang usaha yang dapat dikreditkan untuk berbagai macam komoditas.

1. Pembelian bahan baku untuk perusahaan manufaktur

Perusahaan manufaktur membutuhkan bahan baku, daya, dan bahan bakar untuk menjalankan proses produksinya. Namun, biaya untuk mendapatkan semua itu seringkali cukup besar, sehingga perusahaan harus mengajukan kredit atau pinjaman terlebih dahulu.

Dalam situasi seperti ini, account payable akan membuat laporan transaksi pembelian yang mencakup informasi penting. 

Laporan tersebut berisi detail barang, daya, atau bahan bakar yang dikreditkan, jadwal pembayaran, tanggal jatuh tempo, serta prosedur pengembalian jika ada material yang rusak setelah diterima. 

Selain itu, catatan jurnal perlu mencantumkan pihak supplier atau vendor yang terlibat, dan bank yang digunakan untuk proses transfer pembayaran.

Saat mengajukan kredit, staf AP juga harus memastikan bahwa invoice atau faktur yang diterima sesuai dengan barang yang dikirim oleh vendor atau supplier. Akurasi dalam pengelolaan account payable sangat penting bagi perusahaan manufaktur agar dapat beroperasi, memperluas produksi, dan pada akhirnya meraih lebih banyak keuntungan.

2. Bayar subkontraktor

Dalam beberapa kasus, perusahaan manufaktur mungkin tidak mampu menyelesaikan seluruh proses produksi sendiri dan memerlukan bantuan dari pihak ketiga atau subkontraktor. Subkontrak adalah mekanisme di mana perusahaan lain menyelesaikan bagian tertentu dari produksi dan dibayar oleh kontraktor utama.

Namun, jika kontraktor utama belum memiliki dana yang cukup untuk membayar subkontraktor, maka kredit atau utang dapat diajukan. Account payable akan mencatat biaya layanan yang diberikan oleh subkontraktor, yang akan dibayar oleh kontraktor utama pada waktunya.

3. Perjalanan kerja

Transportasi untuk pekerjaan lapangan adalah contoh lain dari utang usaha yang umum. Misalnya, ketika perusahaan mengirim tim untuk instalasi telekomunikasi atau listrik di berbagai lokasi. Perusahaan akan menanggung biaya perjalanan tim tersebut.

Selain itu, jika perusahaan harus menyewa transportasi untuk membawa tim ke lokasi, seperti menggunakan mobil komersial untuk mengantar tim ke wilayah terpencil, biaya ini juga bisa diajukan sebagai utang. 

Dalam kasus ini, account payable akan mencatat setiap biaya perjalanan dan ongkos per trip yang harus dibayarkan kepada penyedia jasa transportasi.

4. Perlengkapan

Mirip dengan pembahasan sebelumnya perusahaan juga perlu mengirimkan perlengkapan instalasi yang dibutuhkan. Misalnya, untuk instalasi mesin pabrik yang besar dan berat, perusahaan akan menggunakan jasa pengangkut khusus. 

Dalam hal ini, vendor yang menyediakan perlengkapan bisa mengajukan kredit sampai pembayaran dilakukan oleh pemilik pabrik. Biaya ini akan dicatat sebagai utang dalam account payable.

Baca Juga: 3 Tips Untuk Mengelola Account Payable Secara Teratur

5. Sewa

Berbeda dengan pembelian langsung, penyewaan barang menjadi contoh lain dari utang usaha. 

Perusahaan seringkali menyewa peralatan atau kendaraan untuk menjalankan operasional. Pembayaran untuk barang yang disewa biasanya dilakukan secara cicilan.

Sebagai contoh, sebuah maskapai penerbangan mungkin memerlukan pesawat untuk pengiriman barang. 

Mengingat harga pesawat yang sangat mahal, maskapai dapat memilih opsi leasing. Biaya leasing ini kemudian akan dicatat sebagai utang dalam account payable.

6. Pengguanaan software

Lisensi atau izin penggunaan software adalah bentuk utang lain yang sering dialami oleh perusahaan. 

Misalnya, perusahaan media atau animasi mungkin memerlukan perangkat lunak tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Lisensi software tersebut bisa disewa untuk jangka waktu tertentu.

Contoh account payable dalam kasus ini adalah perusahaan animasi yang menggunakan software berbayar untuk membuat animasi. 

Untuk menggunakan software secara legal dan memasarkan hasil kerja mereka, perusahaan akan membayar lisensi tersebut melalui sistem berlangganan bulanan, yang kemudian dicatat sebagai utang dalam account payable.

Permudah Accounts Payable Bisnismu dengan Automation dari Paper.id

Setelah melihat berbagai contoh di atas, jelas bahwa keberadaan account payable (AP) sangat penting bagi perusahaan. Namun, mengelola account payable dengan benar bukanlah tugas yang mudah. 

Perusahaan biasanya membutuhkan staf AP yang berpengalaman untuk menangani hal ini. Namun, semakin banyak aktivitas bisnis, semakin kompleks proses akuntansi, yang pada gilirannya membuka peluang terjadinya kesalahan.

Untuk itu, pencatatan account payable dapat diotomatisasi menggunakan automation software. Software ini dirancang untuk mempermudah tugas accounting, termasuk pengelolaan account payable. 

Salah satunya adalah Paper.id yang merupakan salah satu platform yang dapat membantu kamu dalam mengelola dokumen AP dengan lebih efisien.

Paper.id punya solusi untuk membantu pengelolaan AP lebih maksimal dengan Paper Enterprise Solution. Solusi yang ditawarkan cukup beragam seperti:

  • Supplier portal
  • Bulk payment
  • Three way matching
  • Buat & convert dokumen PO
  • Mudah Terintegrasi dengan sistem ERP yang lain

Dengan fitur-fitur diatas, Paper.id memungkinkan seluruh proses ini dilakukan secara otomatis, mulai dari verifikasi invoice hingga pencocokan dengan Purchase Order (PO) dan Goods Receipt (GR). 

Dengan ini proses yang dulu memakan waktu berjam-jam sekarang bisa diselesaikan dalam beberapa menit, tertarik untuk menggunakan Paper.id? Kamu bisa langsung coba untuk klik tombol dibawah ini untuk informasi lebih lanjut.

Info Lebih Lanjut
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)