Biasanya, kwitansi sering dijadikan sebagai bukti pembayaran dan harus diisi dengan format penulisan yang benar. Kwitansi sendiri merupakan dokumen yang dijadikan sebagai tanda bukti adanya transaksi pembayaran sejumlah uang yang telah diberikan kepada penjual.

Bukti pembayaran ini berisi nama, tujuan pembayaran, tanggal hingga tanda tangan dan juga materai. Lalu, bagaimana cara menulis kwitansi yang baik dan benar? Agar tidak terjadi kesalahan ketika menulis kwitansi, simak penjelasannya di bawah ini. 

6 Cara Menulis Kwitansi yang Baik dan Benar

Tergantung format yang digunakan, penulisan kwitansi umumnya menyesuaikan bentuk format dan kebutuhannya. Namun, secara umum cara penulisan kwitansi yang baik dan benar, adalah sebagai berikut:

1. Mengisi nomor kwitansi dan tanggal transaksi

Cara pertama, kamu perlu mengisi nomor kwitansi dan tanggal transaksinya terlebih dahulu. Nomor kwitansi adalah nomor yang biasanya berdasarkan urutan kwitansi tersebut dikeluarkan. Tujuannya agar transaksi mudah ditemukan dan diidentifikasi di kemudian hari ketika diarsipkan.

Selain itu, tanggal transaksi juga harus dicatat secara akurat untuk memastikan bahwa catatan keuangan sesuai dengan waktu transaksi yang terjadi. Misal, nomor kwitansinya “012/24” untuk menandai transaksi ke-12 tahun 2024 dan tanggal transaksinya adalah 30 September 2024. 

Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Kwitansi, Terbaik dan Mudah Digunakan!

2. Menuliskan nama pemberi uang dengan jelas

Selanjutnya, kamu perlu menulis nama pemberi uang dengan jelas. Pada kwitansi, nama pemberi uang ditulis di bagian “telah terima dari”. Nama yang ditulis harus sesuai dengan identitas resmi dan tidak disingkat, untuk memastikan kwitansi tersebut dapat diterima secara sah.

Misalnya, jika pemberi uang bernama “Ahmad Fajar Pratama,” maka tulis nama lengkap tersebut tanpa disingkat menjadi “A.F. Pratama” atau “Ahmad F.” Begitu pun jika pemberi uang merupakan perusahaan, maka nama perusahaan ditulis lengkap.

3. Tulis jumlah uang dalam format kalimat

Pada bagian bawah nama pemberi uang terdapat kolom jumlah uang yang diterima, ditulis dalam format kalimat. Misalnya, jumlah yang diterima dalam Rupiah sebesar Rp700.000, maka penulisannya dalam kalimat ialah “Tujuh Ratus Ribu Rupiah”.

Tujuan dari penulisan nominal uang dalam kalimat di kwitansi adalah untuk memastikan tidak ada kesalahan atau manipulasi terkait jumlah uang yang diterima. Bisa saja, ada pihak yang bermaksud berbuat curang dengan memanipulasi angka nominal pada kwitansi jika hanya ditulis dalam bentuk angka.

Baca Juga: Pengusaha, Ini Cara & Contoh Kwitansi Excel Mudah Dibuat

4. Tulis tujuan pembayaran tersebut

Setelah menulis jumlah nominal uang yang diterima, pada bagian bawah, kamu harus menulis tujuan pembayaran tersebut. Dalam penulisannya pun harus spesifik agar semua pihak yang terlibat bisa memahami dengan jelas kebutuhan kwitansi tersebut atau sebagai alat bukti transaksi yang sah. 

Misalnya, jika kwitansi tersebut merupakan pembayaran untuk sewa tempat usaha, kamu bisa menulis “Pembayaran sewa tempat usaha untuk bulan September 2024.” Jika kwitansi tersebut berkaitan dengan pembayaran barang, penulisannya bisa berupa “Pembayaran untuk pembelian 100 unit barang ABC.” 

5. Tulis jumlah uang dalam format angka

Kamu juga perlu menulis jumlah uang yang diterima dengan nominal angka dalam Rupiah, tidak hanya format kalimat. Pada kwitansi, bagian tersebut terletak di bagian bawah, di sebelah tanda tangan atau tertera format “Total”. 

Misalnya, jika total uang yang diterima adalah Rp1.500.000, maka pada kwitansi akan ditulis “Total: Rp1.500.000” atau langsung “Rp1.500.000”. Dengan cara ini, jumlah uang yang diterima terlihat jelas dengan baik pada kwitansi  dalam format kalimat maupun angka.

Baca Juga: Invoice vs Kwitansi: Perbedaan dan Contoh Mudahnya

6. Bubuhkan meterai dan tanda tangan

Terakhir, jika diperlukan, kwitansi perlu dibubuhkan meterai dan tanda tangan sebagai sebagai bukti bahwa transaksi telah terjadi dan disetujui oleh kedua belah pihak. Meterai memberikan keabsahan hukum pada dokumen, sedangkan tanda tangan bahwa kwitansi tersebut sudah disetujui.

Biasanya, kwitansi yang dikeluarkan harus dibubuhkan meterai senilai Rp10.000, pengganti dari 2 meterai tempel lama, yaitu meterai 3000 dan 6000. Pemerintah mengatur penggunaan meterai Rp 10.000 dalam UU Nomor 10 Tahun 2020 yang berlaku pada beberapa dokumen, yaitu: 

  • Surat yang memiliki sifat rangkap, seperti surat pernyataan, surat keterangan, dan surat perjanjian.
  • Dokumen berupa akta notaris dengan grosse, termasuk kutipan dan salinannya.
  • Dokumen yang berupa akta dari pejabat pembuat akta tanah, baik itu kutipan dan salinannya.
  • Dokumen penting perihal lelang. Misalnya seperti kutipan dari risalah lelah, minuta risalah lelang, serta salinan dan grosse risalah lelang.
  • Surat berharga.
  • Dokumen dari transaksi surat berharga, dalam hal ini termasuk pula transaksi untuk kontrak berjangka.
  • Dokumen yang berhubungan dengan transaksi keuangan dengan nominal lebih dari Rp5.000.000, baik itu berupa penyebutan penerimaan uang dan berisikan pengakuan utang yang dilunasi maupun dibayarkan sebagian.
  • Dokumen penting lainnya sesuai dengan aturan pemerintah yang berlaku.

Contoh Kwitansi yang Umum Digunakan

1. Kwitansi pembayaran

Contoh kwitansi pembayaran

Baca Juga: 5 Contoh Kwitansi Pembayaran yang Sering Digunakan

2. Kwitansi transaksi produk

Contoh kwitansi transaksi produk

3. Kwitansi cash receipt

Contoh kwitansi cash receipt

Baca Juga: Cara Membuat Kwitansi Di Word, Excel Mudah Dan Cepat

4. Kwitansi slip penyetoran

Contoh kwitansi slip penyetoran

Itu dia cara menulis kwitansi beserta contohnya yang bisa menjadi referensi. Untuk urusan pembuatan invoice atau faktur, percayakan dengan Paper.id yang membantu membuat invoice yang telah tersedia template-nya secara digital tanpa menggunakan Ms. Word, Excel, atau Spreadsheet.

Sebagai platform invoicing, kamu bisa menggunakan Paper.id tidak hanya untuk membuat invoice saja, tetapi juga membayar dan mengirim invoice yang telah dibuat secara otomatis via email, WhatsApp, atau SMS. Invoice dari Paper,id juga telah dilengkapi e-Materai dari PERURI. 

Buyer pun akan dikirimkan pengingat secara otomatis untuk membayar invoice-nya, sehingga kamu tak perlu mengingatkan buyer satu per satu. Buyer juga bisa membayar melalui metode QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. Tunggu apalagi?

Daftar Sekarang

Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis dan mudah. Pastikan kamu bisa menikmati fitur lengkap Paper.id dengan menyelesaikan verifikasi bisnisnya seperti panduan berikut!

Paper.id
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)