Dalam mengelola stok barang, perusahaan perlu menyusun buku stok barang untuk mendata setiap barang yang masuk dan keluar. Informasi ini sangat penting untuk memastikan operasional perusahaan tetap lancar.

Dengan pencatatan yang baik, pengelolaan stok barang menjadi jauh lebih efisien dan akurat. Pencatatan yang teratur memungkinkan perusahaan untuk mengetahui jumlah persediaan secara real time dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

Lantas, bagaimana cara membuat buku stok barang yang benar? Cari tahu jawabannya di bawah ini, mulai dari penjelasan mengenai pengertian, alasan membuatnya, cara membuatnya, dan berbagai komponen umum yang ada dalam buku stok stok barang.

Pengertian Buku Stok Barang

Buku stok barang adalah catatan yang digunakan untuk memantau pergerakan persediaan barang, baik yang masuk maupun barang yang keluar dari suatu usaha, toko, gudang, atau tempat penyimpanan.

Buku ini berfungsi sebagai alat kontrol untuk memastikan jumlah stok yang tersedia selalu sesuai dengan kebutuhan operasional dan pencatatan keuangan. 

Karena itu, setiap ada barang yang baru masuk atau keluar perlu dicatat dengan baik. Kemudian jadwalkan stock opname atau pencocokan catatan stok dan jumlah fisik secara teratur.

Buku stok barang sekarang ini bisa dalam bentuk digital atau buku fisik. Bentuk digital biasanya berupa sheet Microsoft Excel ataupun software inventory management seperti Odoo, Xero, Oracle Netsuite, Zoho Inventory, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Stok Barang Sederhana untuk Bisnis Retail

Mengapa Perlu Membuat Buku Stok Barang?

Kamu harus mengetahui betapa pentingnya untuk mencatat di buku stok barang, berikut alasannya:

1. Mengontrol Persediaan Barang

Buku stok barang membantu memastikan jumlah barang yang tersedia sesuai dengan catatan. Ini memudahkan perusahaan untuk mengetahui kapan harus melakukan restok dan menghindari penumpukan barang. 

2. Mencegah Kehilangan dan Kecurangan

Pencatatan yang rapi dan teratur menciptakan transparansi dalam alur barang, dari penerimaan hingga penjualan. Ini mempersulit tindakan curang karena semua pergerakan stok barang selalu terpantau.

3. Mendukung Laporan Keuangan

Buku stok mencatat jumlah dan jenis barang yang tersedia, lengkap dengan harganya. Data ini digunakan untuk membuat laporan keuangan dan dapat dijadikan bukti pendukung ketika audit atau pelaporan pajak.

4. Menunjang Pengambilan Keputusan

Data dari buku stok barang bisa menunjukkan gambaran mengenai produk mana yang memiliki perputaran cepat. 

Informasi ini menjadi indikator bahwa perusahaan perlu mempertimbangkan peningkatan produksi atau pemesanan ulang produk tersebut guna memenuhi permintaan pasar.

Secara keseluruhan, informasi dari buku stok barang akan membantu manajemen merencanakan produksi, mengatur inventaris, serta menghindari kelebihan atau kekurangan stok.

5. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Pencatatan yang akurat dalam buku stok barang memungkinkan perusahaan bisa memantau persediaan secara real-time. Hal ini membantu mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok, serta meminimalkan pemborosan.

Dengan mengetahui kebutuhan aktual dan tren pergerakan barang, perusahaan dapat menyusun strategi pengadaan dan distribusi yang lebih efisien, sehingga operasional menjadi lancar dan hemat biaya.

Cara Membuat Buku Stok Barang

Setelah mengetahui betapa pentingnya membuat buku stok barang, kamu perlu tahu cara membuat buku stok barang yang benar seperti apa, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tentukan Format Buku Stok

Apakah kamu ingin menggunakan buku fisik? Spreadsheet? Ataukah sistem digital berbasis aplikasi? Pilihan format ini sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan, skala usaha, serta kemudahan akses dan pemeliharaan data.

Jika perusahaan kamu berskala kecil, penggunaan buku fisik atau spreadsheet sederhana sudah cukup efektif. Format ini mudah digunakan, hemat biaya, dan fleksibel disesuaikan dengan kebutuhan.

Namun, jika pertumbuhan bisnis kamu cukup tinggi, sudah waktunya untuk mempertimbangkan beralih ke sistem digital agar pencatatan lebih otomatis, akurat, dan terintegrasi dengan proses operasional lainnya.

2. Buat Kolom Data

Dalam buku stok barang, pastikan untuk memiliki kolom-kolom berikut agar mudah dianalisis:

  • Tanggal: Waktu terjadinya transaksi keluar/masuk barang.
  • Nama Barang: Nama lengkap barang yang dicatat.
  • Kode Barang: Buatlah kode unik untuk membedakan tiap barang (opsional tapi sangat membantu).
  • Jumlah Masuk: Banyaknya barang yang ditambahkan ke stok.
  • Jumlah Keluar: Banyaknya barang yang dikeluarkan dari stok.
  • Sisa Stok: Jumlah barang yang tersisa setelah transaksi.
  • Satuan: Satuan pcs, box, liter, kg (agar tidak salah hitung).
  • Keterangan: Catatan tambahan, kamu bisa menulis alasan keluar barang, kondisi barang, atau nama pemasok.

Kamu bisa menyesuaikan kolom-kolom di atas sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

3. Catat Setiap Pergerakan Barang

Setiap kali terjadi transaksi barang, baik barang masuk ataupun barang keluar, segera lakukan pencatatan di buku stok barang. Langkah ini penting untuk menjaga keakuratan data persediaan dan mencegah selisih antara catatan dan stok fisik.

4. Lakukan Rekap Secara Berkala 

Rekap buku stok barang sebaiknya dilakukan secara rutin, misalnya setiap minggu atau akhir bulan. Upaya ini dilakukan untuk melihat keseluruhan pergerakan stok selama periode tertentu.

5. Periksa dan Cocokkan dengan Stok Fisik (Stock Opname)

Melakukan pemeriksaan fisik secara langsung (stock opname) sangat penting untuk memastikan data dalam buku stok sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya di gudang.

Ketidaksesuaian antara catatan dan kondisi nyata bisa terjadi karena kesalahan pencatatan, kehilangan, atau kerusakan barang. Oleh sebab itu, stock opname dilakukan secara berkala, seperti setiap akhir bulan atau triwulan, agar menjaga keakuratan sistem inventaris.

Baca Juga: 30 Aplikasi Stok Barang Untuk Web atau Android

Itulah penjelasan mengenai buku stok barang. Jadi dari penjelasan di atas kita bisa ketahui buku stok barang adalah catatan untuk memantau pergerakan sistem barang, bisa berupa buku tulis ataupun sistem digital.

Di masa digital sekarang ini, banyak perusahaan menggunakan sistem digital dalam melakukan pencatatan buku stok barang. Mereka lebih banyak menggunakan Microsoft Excel/Google Sheet atau aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mengelola data persediaan.

Sekarang sistem ERP juga telah berkembang lebih lanjut dan dapat terhubung dengan pengelola invoicing seperti Paper.id Enterprise Solution, sehingga proses penagihan, pelacakan, pembayaran, dan pencatatan transaksi keuangan dapat dilakukan secara otomatis dan efisien.

Namun, jika ingin versi mudahnya, kamu bisa gunakan fitur inventory dari Paper.id yang terintegrasi langsung dengan invoicing dan 30+ opsi pembayaran digital! Yuk, cek fiturnya sekarang dan nikmati kemudahannya.

Daftar Paper.id Gratis!
Nadiyah Rahmalia
Nadiyah Rahmalia
Content Writer dengan 4 tahun pengalaman menangani konten beragam topik di berbagai industri baik B2C dan B2B, termasuk bisnis, ekonomi, keuangan, dan sebagainya. Saat ini menulis di Paper.id untuk memperkaya wawasan pemilik bisnis dan memajukan industri B2B seluruh Indonesia.
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)