6 Cara Deteksi dan Cegah Fraud dalam Bisnis, Lakukan Sebelum Terlambat!

Fraud atau kecurangan dalam bisnis bisa menjadi bom waktu yang merugikan perusahaan tanpa kamu sadari. 

Berdasarkan laporan dari Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), fraud diperkirakan menyebabkan kerugian sebesar 5% dari pendapatan kotor bisnis di seluruh dunia. 

Mulai dari bisnis kecil hingga besar rentan terhadap penipuan internal, manipulasi laporan keuangan, maupun penyalahgunaan wewenang. Banyak bisnis yang gagal bertahan bukan karena mereka tidak memiliki produk atau layanan yang baik, tapi karena kebocoran finansial yang tidak terdeteksi.

Bayangkan, berapa banyak keuntungan yang bisa hilang hanya karena tindakan fraud yang sebetulnya bisa dicegah! Jadi, apa yang bisa kamu lakukan untuk mencegah terjadinya fraud di bisnismu? Simak pembahasan tentang fraud berikut cara mendeteksi dan mencegahnya di sini!. 

Baca Juga: Pencegahan Fraud dalam Bisnis: Modus Karyawan yang Merugikan Bisnis

Mengapa Fraud Bisa Terjadi?

Menurut Vida.id, fraud sering terjadi karena kombinasi dari tiga faktor yang dikenal sebagai fraud triangle: tekanan, kesempatan, dan rasionalisasi.

1. Tekanan (Pressure)

Banyak individu merasa terpaksa melakukan fraud karena tekanan yang mereka alami, baik secara finansial maupun personal. 

Misalnya, beban utang yang tinggi, biaya hidup yang meningkat, atau kebutuhan mendesak sering kali mendorong seseorang untuk mencari jalan pintas. 

Selain itu, tekanan dari atasan yang menetapkan target tidak realistis juga bisa memicu manipulasi data untuk mencapai hasil yang diinginkan. 

Di sisi lain, masalah pribadi seperti konflik keluarga atau masalah kesehatan bisa membuat seseorang merasa terdesak hingga mengambil keputusan yang tidak jujur.

2. Kesempatan (Opportunity)

Fraud lebih mungkin terjadi ketika ada celah dalam sistem bisnis, terutama karena kontrol internal yang lemah. 

Ketika prosedur pengawasan tidak ketat atau karyawan memiliki akses tak terbatas ke aset atau informasi penting, kesempatan untuk melakukan fraud menjadi semakin besar. 

Kurangnya perhatian atau pengawasan dari manajemen juga memberikan ruang bagi oknum untuk memanfaatkan situasi tanpa terdeteksi.

3. Rasionalisasi (Rationalization)

Pelaku fraud seringkali membenarkan tindakan mereka melalui rasionalisasi. Dengan rasionalisasi menyebabkan pelaku kecurangan mencari pembenaran atas perbuatannya.

Beberapa merasa bahwa mereka pantas mendapatkan lebih dari yang mereka peroleh, atau menganggap bahwa tindakan mereka adalah satu-satunya solusi atas masalah yang mereka hadapi. 

Selain itu, mereka mungkin melihat fraud sebagai hal yang “normal” karena berpikir bahwa orang lain juga melakukan hal yang sama, sehingga mereka merasa tindakannya bisa dibenarkan.

Baca Juga: Invoice Fraud: Pengertian, Contoh Kasus, & Cara Menghindari

Tips-Tips Pencegahan Fraud dalam Bisnis 

Mendeteksi dan mencegah fraud bukanlah tugas yang mudah, namun dengan strategi yang tepat, kamu bisa melindungi bisnis dari risiko penipuan yang dapat menggerogoti keuangan dan reputasi perusahaan. Berikut adalah enam cara efektif yang bisa kamu terapkan:

1. Sosialisasi Standard Operating Procedure (SOP)

Salah satu langkah awal dalam mencegah fraud adalah dengan menerapkan Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas dan terstruktur. 

SOP ini harus mencakup aturan antikorupsi dan anti-fraud yang diterapkan di seluruh bagian perusahaan. 

Untuk memastikan penerapannya efektif, lakukan sosialisasi secara rutin kepada seluruh karyawan, sehingga mereka memahami pentingnya SOP tersebut. 

Contoh implementasi yang bisa diterapkan adalah menggunakan aplikasi untuk pembuatan invoice secara digital sebagai bagian dari SOP yang harus ditaati oleh pengelola bagian keuangan atau finance, sehingga mengurangi risiko manipulasi data yang sering terjadi pada proses manual.

2. Memperkuat sistem kontrol internal

Pengendalian internal yang baik adalah salah satu fondasi pencegahan fraud. Ini bisa dimulai dengan pemisahan tugas yang jelas antara pencatatan dan penyimpanan uang, sehingga tidak ada satu orang yang memiliki kontrol penuh atas seluruh proses keuangan. 

Dengan pemisahan tugas ini, peluang untuk menyalahgunakan wewenang akan berkurang drastis. 

Kamu juga bisa memanfaatkan teknologi seperti aplikasi Paper.id, yang membantu memisahkan peran user sesuai otoritasnya, memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan baik dan transparan. 

Misalnya dengan pemisahan peran user ini, business owner dan karyawannya tidak punya level akses yang sama. Seperti karyawan hanya memiliki akses terbatas terhadap pembuatan invoice saja, sedangkan business owner bisa mengakses semuanya bahkan melakukan pembayaran ke supplier.

3. Menjalankan transparansi data

Transparansi dalam laporan keuangan sangat penting untuk mencegah fraud. Karyawan yang terlibat dalam proses pelaporan keuangan harus diawasi dengan ketat, dan setiap transaksi perlu dipantau secara rutin. 

Dengan komunikasi akuntansi yang jelas dan terbuka, kamu bisa mengurangi kemungkinan adanya kecurangan yang tidak terdeteksi. 

Gunakan sistem pengawasan yang mendukung integritas laporan keuangan, seperti pencatatan otomatis dan audit berkala.

4. Mengadakan audit secara rutin

Melakukan audit adalah salah satu cara paling efektif untuk mendeteksi fraud di tahap awal. Audit internal dilakukan oleh tim dari dalam perusahaan untuk memastikan bahwa prosedur operasional dijalankan dengan benar. 

Sementara itu, audit eksternal melibatkan auditor independen yang memberikan penilaian objektif terhadap kondisi keuangan perusahaan. 

Audit ini tidak hanya membantu mendeteksi potensi fraud, tetapi juga mendorong karyawan untuk bekerja lebih transparan dan jujur.

5. Membangun sistem pelaporan anonim (whistleblower system)

Sistem pelaporan anonim atau whistleblower memberikan karyawan saluran yang aman untuk melaporkan perilaku fraud atau tindakan tidak etis tanpa rasa takut akan balasan atau konsekuensi negatif. 

Dengan adanya sistem ini, kamu bisa mendeteksi potensi fraud sejak dini sebelum masalah menjadi besar. Pastikan bahwa sistem ini dijalankan dengan baik, dan karyawan tahu bahwa setiap laporan akan ditindaklanjuti dengan serius.

6. Digitalisasi proses keuangan bisnis 

Teknologi saat ini memainkan peran penting dalam mencegah fraud. Software manajemen keuangan atau aplikasi pengelolaan bisnis seperti Paper.id bisa membantu kamu memantau setiap transaksi secara real-time.

Disana terdapat fitur akuntansi keuangan dasar, dengan itu pihak yang tidak memiliki wewenang tidak dapat mengubah serta memanipulasi data dalam laporan keuangan.

Di Paper.id juga, transaksi bisnis akan tercatat otomatis, para pemilik usaha bisa mengecek sendiri tanpa perlu harus nunggu report dari karyawannya. 

Selain itu juga, data yang disajikan pun sangat akurat. Paper.id membantumu dalam mengelola invoice, payment, hingga mengelola laporan keuangan, tentunya dapat mengurangi risiko fraud ini. 

Jadi tunggu apa lagi, yuk pakai Paper.id sekarang juga! GRATIS Selamanya!, klik tombol daftar di bawah ini!