Dalam dunia bisnis yang semakin banyak menggunakan teknologi digital, ancaman baru bermunculan setiap harinya, salah satunya adalah invoice palsu. 

Bagi banyak pebisnis, invoice mungkin hanya dianggap sebagai dokumen rutin yang harus segera diproses. Namun, tahukah kamu bahwa invoice palsu bisa menjadi ancaman besar yang mampu menggerogoti keuangan bisnis secara diam-diam?

Invoice palsu, atau faktur penipuan, adalah salah satu modus kejahatan yang makin sering terjadi, di mana penipu mengirimkan faktur palsu untuk memperoleh pembayaran dari perusahaan. 

Tanpa disadari, bisnis yang tidak waspada bisa terjebak, dan uang perusahaan justru dialihkan ke pihak yang tidak berhak. Kerugian ini bukan hanya merugikan dari sisi finansial yang mana nanti akan mempengaruhi operasional perusahaan secara keseluruhan. 

Yuk cari tahu informasi seputar invoice palsu agar kamu bisa lebih waspada lagi. 

Baca Juga: Invoice Fraud: Pengertian, Contoh Kasus, & Cara Menghindari

Mengapa Invoice Palsu Bisa Terjadi?

Invoice palsu bisa muncul dalam bisnis kamu karena berbagai alasan, dan biasanya pelakunya sangat cerdik dalam memanfaatkan celah-celah keamanan yang sering terabaikan. Ada beberapa faktor utama yang memungkinkan terjadinya penipuan dengan invoice palsu, antara lain:

1. Tidak ada prosedur verifikasi invoice

Banyak perusahaan tidak memiliki prosedur verifikasi yang ketat saat memproses invoice, terutama jika volume transaksi cukup tinggi. 

Ketika ada invoice yang masuk, tanpa pemeriksaan lebih lanjut, pembayaran bisa langsung diproses. Di sinilah peluang bagi penipu untuk menyelipkan faktur palsu dan mengalihkan dana ke rekening mereka.

2. Serangan phishing dan email penipuan

Serangan phishing menjadi salah satu metode favorit penipu dalam menyebarkan invoice palsu. Pihak yang tidak bertanggung jawab biasanya mengirimkan email yang terlihat sangat mirip dengan vendor atau mitra bisnis asli, namun dengan informasi rekening bank yang sudah diubah. Tanpa disadari, tim keuangan bisa saja membayar ke rekening penipu.

3. Manipulasi internal

Invoice palsu tidak selalu datang dari pihak luar. Ada kalanya, pelaku adalah orang dalam yang memiliki akses terhadap sistem keuangan perusahaan. 

Mereka bisa memanfaatkan posisinya untuk membuat atau memodifikasi invoice sehingga terlihat sah, padahal sebenarnya palsu.

4. Kurangnya edukasi di karyawan

Tidak semua orang di perusahaan memahami ancaman penipuan ini. Ketika karyawan tidak memiliki pengetahuan yang memadai tentang cara mendeteksi invoice palsu, risiko terjadinya penipuan akan semakin besar. 

Ini terutama berlaku di bagian keuangan atau administrasi yang menangani faktur setiap harinya.

5. Sistem akuntansi yang masih konvensional

Banyak bisnis kecil dan menengah masih menggunakan sistem akuntansi konvensional yang tidak memiliki fitur keamanan modern. Penggunaan spreadsheet atau catatan fisik dapat dengan mudah dimanipulasi, memungkinkan faktur palsu untuk lolos tanpa terdeteksi.

Kesemua faktor ini berkontribusi terhadap meningkatnya ancaman invoice palsu di dunia bisnis. Oleh karena itu, penting bagi setiap pebisnis untuk memahami bahwa ancaman ini nyata dan bisa terjadi kapan saja, tanpa peringatan sebelumnya.

Baca Juga: Template Invoice untuk Freelancer, Cek Contohnya di Sini!

Apa Kerugiannya?

Tentu saja semua itu dapat menyebabkan bisnis mengalami kerugian yang cukup fatal. Dampak paling jelas dari invoice palsu adalah kerugian finansial. Ketika sebuah bisnis membayar faktur palsu, uang yang seharusnya digunakan untuk membayar pemasok sah justru masuk ke kantong penipu. 

Hal ini bisa menyebabkan uang kita hilang entah kemana, terutama jika penipuan tersebut tidak segera terdeteksi. Dalam beberapa kasus, bisnis kehilangan ribuan hingga jutaan dolar karena pembayaran yang salah ini.

Di berbagai negara dimana periode 14 bulan antara Oktober 2013 dan Desember 2014, penipuan ini menyebabkan kerugian sebesar $215 juta di seluruh dunia, dengan korban dari berbagai negara, termasuk Amerika Serikat dan 45 negara lainnya. 

Di Inggris, kasus penipuan semacam ini juga meningkat drastis. Pada tahun 2015, ada lebih dari 749 bisnis yang melaporkan menjadi korban, naik dari 603 kasus di tahun sebelumnya. 

Selain itu, ketika bisnis mengeluarkan uang untuk membayar faktur palsu, ini akan mempengaruhi arus kas secara keseluruhan. Pengeluaran yang tidak terduga bisa mengganggu pembayaran yang harus dilakukan kepada pemasok asli atau untuk kebutuhan operasional lainnya. 

Jika invoice palsu ini terus terjadi, bisnis bisa mengalami kesulitan likuiditas dan akan sulit dalam menjaga cash flow-nya, bahkan sampai pada titik di mana mereka tidak mampu memenuhi kewajiban jangka pendek.

Salah satu solusi yang bisa kalian terapkan untuk mencegah hal itu semua adalah dengan mendigitalisasikan proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. Salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi invoice online dari Paper.id

Dengan Paper.id kamu bisa buat dan kirim invoice dengan sangat mudah, selain itu juga invoice yang sudah dibuat tersebut secara otomatis sudah terhubung dengan pembayaran digita, jadi buyermu bebas memilih beragam metode pembayaran. 

Berbicara dengan keamanan, keamanan di Paper.id sudah terjamin dan sudah tersertifikasi ISO. Selain itu juga, kamu juga bisa melihat semua transaksi yang masuk dan keluar serta invoice yang dibuat jadi kamu tidak perlu khawatir akan invoice palsu yang bisa menghantui bisnismu. 

Semua itu bisa dilakukan secara gratis! Menarik, bukan? Registrasi dan langsung coba Paper.id dengan klik tombol di bawah ini!

Daftar Sekarang
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)