Untuk kamu yang bekerja pada sektor retail dan manufaktur, maka admin purchasing merupakan salah satu pilihan karier yang menarik.
Bisa dikatakan, profesi satu ini umumnya bernaung di bawah departemen procurement. Tugasnya adalah untuk menghadirkan logistik perusahaan.
Walaupun dianggap tidak populer, namun admin purchasing masih dibutuhkan oleh perusahaan.
Simak pengertian dan penjelasannya di bawah ini, ya!
Apa Itu Admin Purchasing
Admin purchasing adalah individu atau tim yang bertugas mengelola seluruh proses pembelian di perusahaan.
Mereka memiliki peran strategis dalam memastikan bahwa kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan efisien dan tepat waktu.
Tidak hanya sekadar memesan barang, admin purchasing juga harus memastikan bahwa harga yang diperoleh kompetitif.
Lalu, kualitas barang sesuai standar, dan vendor yang dipilih dapat diandalkan.
Peran ini sangat penting karena setiap bisnis membutuhkan pasokan barang dan jasa untuk menjalankan operasionalnya.
Contohnya, perusahaan manufaktur membutuhkan bahan baku, sementara perusahaan ritel membutuhkan stok produk untuk dijual kepada pelanggan.
Tanpa admin purchasing yang kompeten, proses ini bisa terhambat. Pada akhirnya, bisa berdampak negatif pada performa bisnis.
Baca Juga: Procurement vs Purchasing, Pengertian dan Perbedaannya
Tugas Admin Purchasing
Seorang admin purchasing perlu menjalankan berbagai tugas penting sebagai berikut.
- Mengurus pembelian barang, contohnya seperti bahan baku produksi sampai keperluan kantor.
- Punya tanggung jawab terhadap manajer pembelian dan kepala bagian
- Mencari supplier atau pemasok yang memberi harga dan kualitas sesuai standar perusahaan
- Berkomunikasi dengan baik dalam negosiasi harga yang diinginkan
- Memesan barang setelah kesepakatan dan membuat berkas purchase order
- Memastikan kualitas atas barang yang sudah dipesan
- Membuat daftar kategori pembelian, seperti waktu dan jenis pembelian dan purchasing order
- Melakukan kesepakatan dengan divisi keuangan terkait pembelian barang atau bahan
- Memonitor pesanan terkait pengiriman sudah dilakukan sesuai formulir permintaan barang
- Membuat laporan yang nantinya mesti dikirim ke manajer pembelian terkait barang yang dibeli sesuai formulir permintaan barang
Tanggung Jawab Admin Purchasing dalam Perusahaan
Peran admin purchasing tidak hanya terbatas pada pemesanan barang semata. Profesi ini juga memiliki dampak yang signifikan pada keseluruhan performa perusahaan. Berikut adalah beberapa tanggung jawab admin purchasing.
1. Menangani pembelian kebutuhan perusahaan
Salah satu tanggung jawab seorang purchasing staff adalah membuat rencana pembelian barang atau jasa. Hal ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sebagai contohnya ada kebutuhan insidentil, bulanan, membeli komputer atau laptop baru, mesin peralatan, bahan baku, dan lain sebagainya.
2. Mengajukan approval Purchasing Order (PO)
Tanggung jawab purchasing staff setelah membuat berkas PO adalah meminta persetujuan atau approval kepada divisi keuangan.
Proses pemesanan ke supplier baru bisa dilakukan ketika pengajuan tersebut sudah disetujui divisi keuangan.
3. Memantau kondisi barang yaang dibeli
Berikutnya, kondisi barang yang dipesan harus diperiksa kembali oleh purchasing staff.
Mereka perlu melihat apakah barang tersebut telah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan, adakah keterlambatan, sesuai dengan kesepakatan harga, sampai kriteria lainnya.
Selain itu, admin purchasing juga perlu memastikan kualitas, ketepatan waktu pengiriman, harga, dan semua hal terkait barang sudah memenuhi kebutuhan perusahaan.
4. Mencatat invoice dan PO
Salah satu tanggung jawab dari seorang purchasing staff adalah mendokumentasikan atau mencatat invoice dan purchasing order. Bagian tersebut utamanya berkaitan dengan divisi keuangan atau akuntansi.
Baca Juga: 7 Tugas Purchasing, Jaga Bisnis Tetap Berlangsung Optimal
Keahlian yang Harus Dimiliki Admin Purchasing
1. Menguasai software/aplikasi yang dibutuhkan
Microsoft Office adalah software yang umumnya digunakan oleh admin purchasing untuk membuat dokumen atau catatan penting. Jadi, paling tidak kamu harus menguasainya.
Secara detail, aplikasi yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel dan Ms. Word untuk merekap invoice, PO, dan lainnya.
Namun, jika kamu ingin lebih simpel tanpa harus menggunakan Microsoft Office, pembuatan invoice digital dan rekap transaksi bisa dengan mudah dilakukan dengan Paper.id.
Di Paper.id, kamu dapat langsung membuat invoice online dalam 5 menit dengan template yang sudah tersedia. Kemudian, ada 30+ opsi pembayaran yang sudah terkoneksi, termasuk kartu kredit dan cicilan.
Tentu, ini sangat berguna untuk memperpanjang tempo pembayaran bisnis dan mengatur cash flow lebih baik.
Yuk, pelajari selengkapnya tentang Paper.id di sini dan registrasikan bisnismu untuk bisa nikmati fitur-fiturnya, gratis!
2. Komunikasi
Selanjutnya, skill yang dibutuhkan adalah baik dalam komunikasi.
Pasalnya, perlu adanya komunikasi antara bagian pembelian dan supplier atau vendor. Jadi, seorang admin purchasing perlu berkoordinasi dengan departemen keuangan demi pembayaran yang teratur.
3. Pengelolaan yang rapi
Ada juga keahlian mengatur dokumen dengan baik yang perlu diperhatikan oleh semua admin purchasing.
Alasannya, terdapat berbagai dokumen yang wajib disimpan, baik sebagai bukti pemesanan, pengiriman, ataupun penerimaan yang amat sangat penting dan tidak boleh hilang.
4. Pemahaman perpajakan
Terakhir, keahlian berupa pengetahuan terkait perpajakan juga diperlukan oleh seorang admin purchasing. Sebab, pengetahuan seperti ini penting demi membantu mereka menghitung biaya pembelian barang.
Tak hanya itu, keahlian negosiasi juga dibutuhkan agar perusahaan bisa mendapatkan barang yang sesuai dari supplier.
Baca Juga: Kewajiban Purchasing dan Dampaknya Pada Alur Supply Chain
Kesalahan yang Perlu Dihindari Admin Purchasing
Tentunya ada beberapa kesalahan yang harus dihindari oleh para admin purchasing. Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut.
1. Membayar tanpa approval
Kesalahan admin purchasing yang pertama adalah tidak mendapatkan approval dari perusahaan terkait pembelian suatu barang.
Apalagi, hal tersebut bisa berujung pada pidana karena dokumen atau berkas resmi tidak melengkapi pembelian barang.
2. Terlambat membayar barang
Barang atau bahan baku akan datang terlambat ketika admin purchasing membayar barang dengan terlambat. Jika begitu, operasional perusahaan juga bisa terhambat, bahkan terhenti.
Hal tersebut akan berujung pada kerugian perusahaan.
3. Melakukan pembayaran ganda
Jika terjadi pembayaran ganda, hal ini akan merugikan perusahaan. Kondisinya akan semakin parah ketika produk yang dibeli memiliki harga cukup tinggi.
Hal ini sebab ketidaktelitian seorang Admin purchasing, pembayaran barang bisa terjadi sampai dua kali.
Kesalahan tersebut perlu benar-benar diperhatikan, terutama pada industri manufaktur.
Oleh sebab itu, diperlukan seorang admin purchasing yang bisa diandalkan dan terampil.
Admin purchasing merupakan tulang punggung operasional perusahaan yang sering tidak mendapatkan pengakuan yang cukup.
Jadi, apakah tertarik mendalami profesi ini?
