Kalau aanwijzing vendor adalah istilah yang sangat asing didengar oleh telinga kamu, hal ini tentu wajar, karena sebenarnya bukan istilah dari bahasa Indonesia. Aanwijzing ini merupakan istilah kata dari bahasa Belanda dan punya kaitan dengan pengadaan barang ataupun jasa. 

Dalam bahasa Indonesia, aanwijzing artinya adalah indikasi, anjuran, instruksi, penugasan, persiapan dan lainnya. Tetapi di dunia pengadaan atau procurement tentunya istilah ini menjadi bentuk aktivitas pertemuan dari pemilik tender dan seluruh peserta tender yang telah lolos dalam seleksi tender. 

Singkatnya, aanwijzing merupakan sub proses di dalam pelaksanaan procurement yang sangat panjang untuk mendiskusikan terkait pekerjaan atau proyek yang dilelangkan.

Untuk mempelajari lebih dalam tentang apa itu aanwijzing vendor, simak artikel berikut ini, ya!

Apa Itu Aanwijzing Vendor?

Aanwijzing di dunia pengadaan barang dan jasa memiliki artian sebagai proses pertemuan pemilu & beserta tanda yang sudah lama seleksi. Sehingga semuanya akan mendiskusikan secara detail dan terperinci terkait pekerjaan atau proyek yang nantinya akan dilelangkan di kemudian hari. 

Tujuan aanwijzing yakni memperjelas ruang lingkup pada paket pengadaan, persyaratan dan tata cara penyampaian dokumen penawaran, cara pemilihan, kerangka acuan kerja, anggaran biaya dan hal lain yang berhubungan dengan proyek. Selain itu, juga sebagai tahapan yang sangat penting dan wajib untuk diikuti oleh seluruh tender. 

Apabila terdapat tender yang tidak ikut serta dalam aanwijzing tentunya tender tersebut akan merasa kesulitan dalam memahami proyek. Selain itu juga tidak bisa mempertimbangkan risiko tidak dapat memenuhi dokumen pengadaan yang menjadi persyaratannya. 

Baca Juga: Nota Kesepahaman (MoU): Definisi, Jenis-Jenis dan Tujuan Pembuatannya

Jenis-Jenis Aanwijzing Vendor

Dengan teknologi yang berkembang saat ini, pertemuan untuk diskusi ini jadi terbagi 3, yakni:

  1. Aanwijzing Offline: Dilakukan secara langsung di lokasi tertentu, seperti kantor penyelenggara.
  2. Aanwijzing Online: Dilaksanakan melalui platform digital, seperti Zoom, Google Meet, atau platform pengadaan elektronik (e-Procurement).
  3. Aanwijzing Gabungan: Kombinasi antara offline dan online, yang memungkinkan peserta dari berbagai lokasi untuk berpartisipasi.

Proses Aanwijzing Vendor 

Karena merupakan proses yang formal, kamu perlu mengetahui bagaimana prosesnya dari awal hingga akhir dan mengikutinya dengan baik. Secara umum, ada 5 tahap aanwijzing vendor dengan penjelasan detail berikut ini:

1. Persiapan awal

Pertama, dokumen pengadaan perlu disusun terlebih dahulu sesuai dengan konteks kesepakatan yang akan dilakukan.Kemudian, calon vendor diundang melalui pengumuman resmi yang berisi informasi waktu, tempat, dan format aanwijzing (offline atau online).

2. Pelaksanaan aanwijzing

Setelah tahap pertama, agenda aanwijzing dibuka dan isi dokumen dijelaskan, yang meliputi spesifikasi teknis, lingkup kerja, jadwal, dan syarat administratif lainnya. Dalam tahap ini, penting juga untuk memastikan kedua belah pihak memahami regulasi yang harus dipatuhi.

Biasanya, ada pula sesi tanya jawab yang memberikan kesempatan bagi vendor untuk mengajukan pertanyaan terkait dokumen, misalnya jika ada yang kurang jelas. Sehingga, kedua belah pihak dapat membahasnya dan menyepakati bersama.

3. Penyusunan berita acara

Semua hasil diskusi, pertanyaan, dan jawaban selama aanwijzing dicatat dalam Berita Acara Aanwijzing (BAA). Berita acara ini menjadi dokumen resmi yang dapat digunakan sebagai referensi oleh peserta lelang dalam menyusun penawaran.

Baca Juga: 8 Langkah Jitu Memilih Vendor untuk Bisnis Kuliner

4. Perubahan

Jika ada perubahan pada dokumen pengadaan berdasarkan hasil aanwijzing, penyelenggara akan mengeluarkan Addendum Dokumen Pengadaan. Tentunya, addendum ini wajib diinformasikan kepada semua peserta.

5. Penutupan

Setelah aanwijzing selesai, vendor menyusun dan mengajukan penawaran berdasarkan dokumen yang sudah dijelaskan. Lalu, penyelenggara melanjutkan ke tahapan berikutnya, seperti pembukaan penawaran, evaluasi, dan penentuan pemenang.

Itulah dia penjelasan mengenai aanwijzing vendor. Untuk semakin memudahkan proses kerja sama dengan vendor nantinya, kamu sebagai pebisnis bisa menggunakan Paper.id. 

Paper.id adalah platform invoicing dan pembayaran digital di mana keduanya sudah terkoneksi. Jadi, nantinya setiap invoice yang dibuat untuk menagih atau membayar vendor bisa secara otomatis terekonsiliasi status pembayarannya, apakah sudah dibayar atau belum misalnya, atau overdue, dan lainnya.

Dengan Paper.id, kamu bisa membayar dengan berbagai opsi, mulai dari transfer bank seperti biasa hingga pembayaran dengan kartu kredit tanpa perlu mesin EDC, lho!

Yuk, segera daftarkan bisnismu ke Paper.id gratis.

Daftar Paper.id Gratis!
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)