Dalam menjalankan kegiatan usaha, transaksi jual beli adalah suatu kegiatan utama yang harus dilakukan. Pada aktivitas tersebut tentu tidak jarang mendapati konsumen yang meminta pengiriman barang atas transaksi yang dilakukan. Sebaliknya aktivitas hal tersebut juga berlaku saat perusahaan membeli barang kepada supplier atau pemasok. Perusahaan akan menerima delivery order dari supplier atau pemasok tempat perusahaan tersebut memesan barang.

Pada dasarnya delivery order dan surat jalan adalah dokumen yang berbeda. Surat jalan merupakan sebuah dokumen yang berperan sebagai surat pengantar atas barang yang dipesan oleh pembeli yang ditujukan kepada pelanggan dengan kesepakatan bersama. Surat jalan biasanya berisikan beberapa informasi mengenai kegiatan pengiriman barang.Informasi yang terdapat pada surat jalan biasanya meliputi:

  • Nama perusahaan pengirim.
  • Jenis dan jumlah barang yang dibawa.
  • Keterangan.
  • Lokasi tujuan barang dikirimkan.

Baca juga: Cara buat surat jalan langsung dari aplikasi invoice

Dengan informasi lengkap tersebut surat jalan juga dapat dijadikan sebagai bukti legal saat melintas di jalan jika terjadi pemeriksaan lalu lintas. Fungsi serta kegunaan dari pembuatan surat jalan adalah sebagai berikut :

  • Sebagai dokumen resmi perusahaan
  • Sebagai surat keterangan
  • Sebagai dokumen resmi perusahaan
  • Sebagai bukti pengiriman yang valid

Pada surat jalan terdapat 3 lembar kertas dengan kegunaannya masing – masing

  1. Lembar yang berwarna putih digunakan sebagai bukti penyerahan barang kepada pembeli
  2. Lembar yang berwarna merah, diserahkan kepada customer atau pembeli sebagai tanda bukti pemesanan barang
  3. Lembar yang berwarna kuning dijadikan sebagai arsip perusahaan

Ribet kelola surat jalan dalam jumlah yang banyak? Paper.id siap membantu Anda. Buat dan kelola surat jalan dengan mudah. Mau ratusan atau ribuan, semuanya terdata dengan baik dan bisa dicek dengan baik. Pencatatan menjadi rapi dan semuanya menjadi terpantau. Semua kemudahan ini bisa Anda rasakan dengan GRATIS.
Daftarkan diri Anda disini sekarang!

Berikut ini adalah beberapa jenis surat jalan berdasarkan kegunaannya:

Surat Jalan Atas Penjualan Barang

Surat jalan yang dibuat berdasarkan pada transaksi penjualan secara tunai tidak berdasarkan kepada adanya Sales Order. Sedangkan surat jalan yang dibuat berdasarkan pada transaksi penjualan kredit berdasarkan adanya surat order untuk pengeluaran barangnya.

Surat Jalan Atas Retur Pembelian

Surat Jalan ini dibuat berdasarkan adanya transaksi retur pembelian atau pengembalian barang yang sudah dibeli oleh pelanggan yang dibuat terlebih dulu oleh bagian Pembelian Barang. Nilai kuantiti barang yang sudah dibeli tidak bisa diubah, karena sudah ikut pada nilai kuantiti yang sudah tertera dalam retur pembelian.

Baca juga: Pentingnya surat jalan dalam alur transaksi B2B

Surat Jalan Drop Kanvaser

Surat Jalan ini keluar untuk melakukan transfer persediaan dari Gudang ke Kanvaser, nilai kuantitasnya ditentukan oleh bagian Gudang yang berdasarkan pada kebijakan peraturan perusahaan tentang persediaan kanvaser setiap kali melakukan operasionalnya.

Selain itu, ada delivery order yang berfungsi sebagai dokumen dengan surat perintah penyerahan barang yang telah dipesan dengan kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang ditujukan kepada bagian gudang sebuah perusahaan.

Biasanya DO tidak wajib dibawa oleh pengirim barang dan tidak akan diminta oleh petugas lalu lintas yang melakukan pemeriksaan pada muatan kendaraan. Pembuatan DO umumnya dilakukan oleh bagian gudang karena merekalah yang akan menyiapkan barang serta mengatur cara packing yang efektif. Delivery Order terdiri atas 3 lembar kertas dengan kegunaannya masing-masing. Ketiganya dibedakan pula dengan warna yaitu putih, merah, dan kuning.

  1. Lembar putih sebagai bukti transaksi pembelian yang juga digunakan untuk penagihan jika dalam bentuk kredit.
  2. Lembar merah sebagai arsip pemesan barang yang akan digunakan sebagai patokan untuk penjualan ke pelanggan.
  3. Lembar kuning sebagai arsip untuk pihak penerbit delivery order.
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)