Surat Jalan– 100 buah produk harus dikirimkan dalam waktu bersamaan ke dua tempat yang berbeda. Belum lagi, ada 250 produk selanjutnya yang harus berada di tempat ekspedisi dalam waktu kurang dari 2 jam lagi. Kira-kira begitulah kegiatan sehari-hari yang dialami Roby, pemilik bisnis baju di Jakarta.

Selain harus memantau seluruh kegiatan penjualan ke jasa ekspedisi kepercayaannya, Roby masih juga perlu melihat berapa banyak pelanggan yang mau membeli produknya untuk hari ini. Untuk urusan ini, ia memiliki beberapa karyawan yang mengurusnya meskipun ia kadang masih turun tangan.

Kembali lagi ke masalah ekspedisi, Roby memilih untuk menggunakan jasa tersebut karena ia tidak memiliki kurir untuk penjualan jarak jauh, apalagi untuk di luar kota. Mau tidak mau, Roby harus mempercayakan produknya tersebut lewat tangan ketiga. Untungnya, bisnis yang dijalankan masih B2C.

Hal yang berbeda pernah didapatkan oleh Roby. Kala itu, ia pernah mendapatkan pesanan sekitar 2000 produk baju yang dikirimkan kepada sebuah perusahaan untuk gathering. Target pasar B2B (Business to Business) membuat dirinya harus mengirimkan dokumen-dokumen, mulai dari purchase order, invoice hingga lainnya.

Ketika mengirimkan produk menggunakan jasa ekspedisi, Roby juga harus membuatkan surat jalan. Dokumen itu tentunya penting ketika ia mendapatkan pesanan dari korporat sebagai legalitas dan tanda profesionalitas. Lantas, kenapa surat jalan sangat penting dalam perusahaan B2B?

Baca Juga: Mengenal Surat Penawaran, Apa Bedanya dengan Invoice Penjualan?

Surat Jalan

Kenapa dokumen pengiriman ini sangat penting? Jawabannya adalah karena surat jalan menjadi bukti bahwa produk telah dikirimkan dari penjual kepada kliennya. Sebab dalam perusahaan B2B, transaksi yang dilakukan itu dalam jumlah besar bahkan nilainya hingga miliaran rupiah.

Seperti halnya yang dilakukan oleh pak Roby. Jika sebelumnya ia hanya mendapatkan pesanan satuan, ketika berurusan dengan korporat, jumlah baju yang terjual akan ratusan kali lipat sehingga perputaran uang yang terlibat tentunya juga akan semakin banyak pula.

Pada tahun 2018, Metapack sempat membuat penelitian mengenai pentingnya surat jalan pengiriman produk secara on time. Hasilnya, sekitar 48% pelanggan akan merasa kecewa dengan pelayanan apabila pihak penjual tidak memberikan keterangan yang jelas mengenai produknya, mulai dari detail pengiriman hingga dokumen pelengkap.

Namun di sisi lain, jika kamu berhasil membuat pihak korporat terkesan dengan penjualanmu, mereka tidak akan segan untuk kembali membeli. Hal itu juga yang dirasakan oleh pak Roby yang mengatakan jika banyak korporat yang loyal karena transparansi dalam hal penjualan.

Pembuatan Surat Jalan Digital

Bisa membayangkan bagaimana sibuknya pak Roby menjalani hari-harinya sebagai seorang pebisnis? Semakin banyak yang memesan, semakin sedikit pula waktunya untuk melakukan pengelolaan bisnis. Padahal pencatatan laporan keuangan hingga pembuatan invoice harus dilakukan juga untuk memastikan cashflow lancar.

Selain itu, pak Roby juga harus membuat surat jalan kepada para jasa ekspedisi ketika korporat ingin memborong baju-baju miliknya. Lantas, bagaimana cara dia mengelola semuanya dengan lebih mudah? Ternyata, pak Roby menggunakan software akuntansi dan software invoice Paper.id.

Di bawah ini, Pak Roby menjelaskan tata cara pembuatan surat jalan digital di Paper.id yang bisa diselesaikan dalam waktu kurang dari 5 menit:

  1. Masuk ke Paper.id, caranya bisa langsung klik disini.
  2. Ketika berada di menu dashboard, klik fitur stok yang tertera di bar sebelah kiri.
  3. Kemudian, klik fitur surat jalan dalam menu stok.
  4. Isi semua field yang tertera sesuai dengan produk yang akan dikirimkan.
  5. Terakhir, simpan dan proses surat jalan tersebut.

Dari dokumen tersebut, Pak Roby juga mengintegrasikan semuanya ke dalam akun di Paper.id sehingga ia tidak memerlukan lagi pembukuan yang kuno. Sudahkah kamu mengikuti jejaknya dalam membuat pengelolaan bisnis menjadi lebih mudah?

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)