Sebagai seorang supplier, pasti kamu sering kali dihadapkan dalam proses yang begitu rumit, salah satunya mengonversi Purchase Order (PO) yang dikirimkan oleh pelanggan menjadi Sales Order atau Sales Invoice. 

Sebagai contoh, kamu dan pelanggan mungkin saja menggunakan sistem atau format yang berbeda untuk mengelola pesanan dan invoice. Nah, ini yang menyebabkan kesulitan dalam menyatukan data dan informasi yang relevan dari PO ke dalam format yang sesuai dengan Sales Order atau Sales Invoice.

Terlebih, proses konversi memerlukan ketelitian yang lebih agar tidak terjadi kesalahan atau kesalahpahaman dalam informasi pesanan, harga, kuantitas, dan detail lainnya. Ingat, dalam transaksi, kesalahan kecil bisa berdampak besar pada proses selanjutnya dan bisa menyebabkan masalah pembayaran, lho!

Tidak hanya itu, biasanya Sales Order atau Sales Invoice memerlukan informasi tambahan yang tidak ada di Purchase Order, seperti nomor referensi internal, metode dan lain sebagainya. Bayangkan, jika kamu menyertakan informasi ini secara manual? Jadi tambah rumit, kan?

Baca juga: Mengenal Contoh Invoice Penagihan atau Penjualan Untuk Bisnis

Namun, sekarang kamu nggak perlu khawatir! Kini, Paper.id bisa memberikan kemudahan dalam mengotomatisasi proses tersebut. Kamu bisa lebih cepat mengonversi PO yang diterima dari pelanggan menjadi dokumen Sales Order atau Sales Invoice, yang tentunya akan menghemat waktu dan upaya kamu dalam proses administratif dan mempercepat alur bisnis.

Eits, nggak hanya itu, lho. Selain dokumen Purchase Order, di Paper.id juga kamu bisa mengonversi dokumen-dokumen penjualan lainnya, seperti Sales Order, Surat Jalan/Delivery Order (DO), dan berita acara serah terima/goods receipt (GR).

Biar kamu nggak bingung, berikut ini ada user flow atau langkah yang perlu kamu lalui agar bisa mengonversi Purchase Order (PO) yang dikirimkan oleh pelanggan menjadi Sales Order atau Sales Invoice:

  • Kamu (supplier) terima Purchase Order di Buyer Connect
Buyer Connect
  • Simpan Purchase Order sebagai Sales Invoice atau Sales Order
Simpan sebagai Sales Invoice
  • Kamu masuk ke laman Prefilled Create Sales Order atau Sales Invoice
Create Sales Invoice
  • Simpan dan konfirmasi atau simpan dan kirim
Simpan dan Kirim Invoice
  • Dokumen Sales Order atau Sales Invoice berhasil terbentuk
Invoice selesai

Nah, hal ini sangat membantu untuk bisnis di berbagai industri, terutama yang sering terlibat dalam transaksi jual beli barang atau jasa dengan pelanggan. Misalnya, industri manufaktur, manfaat proses konversi otomatis ini membantu menyederhanakan manajemen pesanan dan memastikan keteraturan dalam proses produksi dan pengiriman.

Selain itu, sesuai dengan laporan dari McKinsey & Company tentang Transformasi Digital: McKinsey menyebutkan bahwa otomatisasi proses bisnis (termasuk proses konversi dokumen bisnis) dapat meningkatkan produktivitas pekerja manusia hingga 20-25%, lho!

Baca juga: 7 Contoh Invoice Pembayaran & Penjualan Untuk Bisnis

Bagaimana? Keren, kan? Dengan mengonversi Purchase Order ke Sales Invoice, diharapkan bisnis kamu jadi lebih terstruktur, terdokumentasi dengan baik, irit waktu, jadi anti repot lagi.

Selain itu, ini juga akan membantu kamu dalam meminimalisir human error jika dibandingkan dengan cara manual, bisa mempercepat pembayaran, dan memastikan bahwa bisnis kamu berjalan lancar sehingga pelanggan juga merasa puas dengan layanan yang diberikan oleh supplier.

Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)