Sebagai pebisnis yang fokus di dunia B2B (Business to Business) dan sering melakukan transaksi dengan supplier, pasti kamu menyadari bahwa mengajukan PO atau Purchase Order itu cukup rumit dan memakan waktu yang lama. Iya, kan?

Sebelum mengajukan PO, biasanya kamu harus melakukan negosiasi kontrak terlebih dahulu, termasuk harga, volume, jangka waktu pembayaran & pemenuhan barang, dan ketentuan lainnya. Proses ini memerlukan waktu untuk mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak yang umumnya memakan waktu sekitar 7 hari.

Tidak jarang pula terdapat diskusi internal yang melibatkan beberapa departemen terkait  mengenai kesiapan & persetujuan sebelum pesanan agar dapat diproses. Setiap departemen mungkin memiliki pertimbangan atau persyaratan sendiri yang perlu dipastikan sebelum pesanan bisa diproses.

Baca juga: Cara Membuat Purchase Order di Aplikasi Paper.id

Belum lagi, jika pesanan kamu melibatkan produksi atau pengadaan bahan khusus dan jumlah banyak, ini bisa memerlukan waktu tambahan, lho. Ditambah persyaratan pembayaran yang bisa saja bervariasi, seperti pembayaran sebagian di muka atau bentuk cicilan, ini bisa mempengaruhi waktu pemrosesan pesanan.

Untuk itu, setiap langkah ini memang memerlukan perhatian yang seksama untuk memastikan bahwa pesanan dapat diproses dengan lancar dan sesuai dengan ekspektasi kamu. Oleh karena itu, pengelolaan PO memang menjadi proses yang rumit dan membutuhkan waktu yang tidak sedikit.

Namun, sekarang kamu nggak perlu khawatir! Kini, di Paper.id proses pembuatan & pengiriman PO jadi lebih mudah, bisa dikirim via WhatsApp dan langsung diproses oleh supplier untuk permintaan konfirmasi, approve or reject secara langsung dengan 1 klik saja.

tampilan terima/tolak PO

Menyetujui/Menolak Purchase Order Lebih Mudah di Paper.id!

Nah, proses pengelolaan PO tidak lagi jadi ribet! Kamu tidak perlu lagi input informasi PO secara manual seperti PO fisik yang sangat merepotkan dan juga menunggu serta follow up konfirmasi dari supplier. Cukup pakai Paper.id, proses pembelian jadi jauh lebih mudah, karena:

  • Kamu bisa mengirim PO  kapan saja dan dimana saja hanya perlu akses Paper.id
  • Ketika Supplier telah menyetujui PO dengan klik setuju, status PO bisa ter-update secara otomatis, sehingga kamu tidak perlu konfirmasi kembali dari supplier secara berkala, tinggal terima notifikasinya saja. 
  • Dokumen PO akan tercatat langsung di dashboard beserta status konfirmasi dan penyelesaiannya jika terjadi penolakan sehingga lebih transparan!

Di sisi lain, supplier kamu juga bisa merasakan manfaat juga seperti:

  • Jika supplier kamu pengguna Paper.id, PO bisa di-convert secara otomatis menjadi sales invoice sehingga, jadi tidak perlu repot buat ulang, deh.
  • Selain itu, Supplier akan menerima pengiriman invoice secara langsung dan statusnya akan terupdate otomatis jika sudah dibayar
  • Buyer bebas membayar invoice dengan berbagai metode yang disediakan Paper.id tanpa kamu perlu sediakan satu per satu 

Baca juga: Contoh Dokumen Purchase Order Yang Bisa Kalian Pelajari!

Cara Menggunakannya di Paper.id

Nah, ini cara pakainya:

  • Masuk ke Paper.id & menu Order Pembelian
Buka Order Pembelian
  • Buat Purchase Order dan kirimkan via WhatsApp dan Email ke supplier kamu melalui Paper.id.
Kirim order pembelian
  • Setelah itu, supplier bisa menerimanya langsung via device mereka.
Supplier klik link dokumen
  • Supplier klik link dokumen yang ada di WhatsApp/Email.
Supplier klik link dokumen
  • Kamu bisa meminta supplier untuk approve/tidak langsung dari HP mereka.

Bagaimana, mudah & menarik bukan? Dengan ini, kamu proses pengajuan PO jadi lebih cepat, terdokumentasi dengan baik, irit waktu, dan anti repot! Di sisi lain, supplier kamu juga jadi lebih praktis terima/tolak pengajuan PO dari kamu. 

Yuk ajak mitra bisnis kamu pakai Paper.id dan nikmati mengelola bisnis jadi lebih praktis dengan klik tombol di bawah ini.

Daftar Sekarang
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)