Nota Penjualan: Pengertian, Komponen, Fungsi, dan Contoh

Transaksi jual-beli antara supplier dan buyer, membutuhkan nota penjualan. Nota ini biasanya dikeluarkan dalam bentuk 2 (dua) rangkap, di mana satu untuk pihak penjual (supplier) dan satu untuk pihak pembeli (buyer). 

Hal ini dikarenakan nota sebagai bukti transaksi yang sah untuk kedua belah pihak dan membantu mencegah kesalahpahaman, terutama jika ada masalah dengan produk yang dikirimkan. Simak penjelasan lengkap mengenai nota penjualan di bawah ini.

Pengertian Nota Penjualan

Nota penjualan adalah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh penjual (supplier) kepada pembeli (buyer) sebagai bukti transaksi jual-beli. Penggunaan nota ini tidak hanya untuk penjualan secara tunai saja, tetapi juga bisa digunakan sebagai bukti tertulis untuk transaksi secara kredit.

Nota yang diberikan sebagai bukti transaksi dari penjualan, membantu meningkatkan kepercayaan buyer. Ini karena segala transaksi tercatat dengan jelas dan transparan untuk kedua belah pihak. Berikut komponen, fungsi, dan contoh nota penjualan di bawah ini.

Baca Juga: Pentingnya Nota Penjualan Sebagai Bukti Transaksi Bisnis

Komponen Isi Nota Penjualan

Dalam nota penjualan ini, ada beberapa komponen yang harus dimasukan, yaitu sebagai berikut:

Komponen Isi	Deskripsi
Informasi penjual (supplier)	Nama, alamat, dan kontak penjual (supplier).
Informasi pembeli (buyer)	Nama, alamat, dan kontak pembeli  (buyer).
Tanggal transaksi	Tanggal nota dikeluarkan.
Nomor nota	Nomor untuk identifikasi nota.
Deskripsi barang atau jasa	Nama dan detail barang atau jasa yang dijual.
Jumlah dan harga satuan	Kuantitas barang atau jasa dan harga per unit.
Total harga	Jumlah keseluruhan yang harus dibayar.
Metode pembayaran	Cara pembayaran yang dilakukan, bisa melalui transfer bank, tunai, kartu kredit, dan lainnya.
Pajak	Rincian pajak yang dikenakan, misalnya PPN atau PPh (jika ada).
Ketentuan dan syarat	Informasi tambahan seperti kebijakan retur atau garansi, termasuk syarat pembayaran yang berlaku, seperti pembayaran dalam jangka waktu tertentu bisa 7 hari atau 30 hari.

Fungsi Nota Penjualan

Nota penjualan tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi ada fungsi lainnya. Berikut ini fungsi utama nota penjualan: 

1. Dokumen bukti transaksi

Nota penjualan berfungsi untuk memberikan bukti tertulis bahwa penjual dan pembeli telah melakukan transaksi. Dalam nota ini berisi detail informasi penjualan, seperti tanggal transaksi, barang atau jasa yang dijual, harga, dan jumlah yang dibayar.  

Nota juga berfungsi sebagai rekam jejak yang sah dan memastikan kedua belah pihak memiliki catatan yang sama mengenai detail transaksi yang telah dilakukan.

Baca Juga: Contoh Nota Penjualan Restoran Untuk Usahamu

2. Nota sebagai pengingat pembayaran

Nota berfungsi sebagai pengingat pembayaran dengan mencantumkan detail transaksi, tanggal jatuh tempo, dan jumlah yang harus dibayar. Dengan adanya nota ini mengingatkan buyer untuk membayar barang/jasa yang dipesannya.

Untuk mengoptimalkan nota sebagai pengingat pembayaran, kamu perlu mencantumkan informasi jelas tentang barang beserta harga yang dipesan dan menyediakan berbagai metode pembayaran untuk memudahkan buyer dalam membayar.

3. Bukti untuk pencatatan dalam buku besar

Nota penjualan berfungsi sebagai dokumen pendukung utama dalam proses pencatatan akuntansi. Dengan nota ini, perusahaan bisa mencatat transaksi penjualan ke dalam buku besar dan laporan keuangan. Berikut cara penggunaannya:

• Pencatatan pendapatan: Nota penjualan mencatat jumlah pendapatan yang diperoleh dari penjualan barang atau jasa. Informasi ini dimasukkan ke dalam akun pendapatan di buku besar.
• Pencatatan piutang: Jika penjualan dilakukan secara kredit, nota penjualan mencatat jumlah piutang yang harus dibayar oleh buyer. Ini akan tercatat dalam akun piutang usaha di buku besar.

Baca Juga: Mengenal Perbedaan Nota Debet dan Nota Kredit dan Fungsinya

Contoh Nota Penjualan

Untuk mempermudah kamu dalam pembuatan nota, berikut ini template nota penjualan kosong format Excel yang bisa kamu unduh di bawah ini. Dengan begitu, kamu tak perlu membuat template-nya dari awal!

Tak hanya itu, membuat nota atau invoice penjualan tidak perlu lagi menggunakan Ms. Word, Excel, atau Spreadsheet, lho! Cukup gunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat, membayar, hingga mengirim invoice digital secara otomatis. Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya. 

Invoice dari Paper,id juga telah dilengkapi e-Materai dari PERURI. Buyer pun akan dikirimkan pengingat secara otomatis untuk membayar invoice-nya, sehingga business owner tak perlu mengingatkan buyer satu per satu. Buyer juga bisa membayar melalui metode QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. 

Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis dan mudah dengan 4 langkah berikut ini. Pastikan kamu bisa menikmati fitur lengkap Paper.id dengan menyelesaikan verifikasi bisnisnya seperti panduan berikut ini, ya!