Invoice atau juga disebut faktur adalah dokumen penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang menunjukkan jumlah dan biaya yang harus dibayarkan setelah membeli sesuatu atau setelah ada kesepakatan di purchase order. Biasanya, invoice dibuat dalam bentuk rangkap tiga. Yang asli menjadi arsip perusahaan sedangkan ketiga hasil copy diberikan satu untuk pembeli, satu untuk penjual sedangkan yang terakhir sebagai arsip keuangan.

Baca Juga: 7 Aplikasi Invoice Online yang bisa Digunakan GRATIS untuk Desktop & Mobile

Bagi perusahaan, invoice sangat penting. Pasalnya, dengan adanya invoice, perusahaan lebih mudah mengelola operasionalnya. Selain itu, invoice juga menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan. Secara ringkas, inilah manfaat invoice:

  • Sebagai dokumen perusahaan
  • Sebagai bukti untuk laporan pajak
  • Sebagai bukti jika terjadi kesalahan
  • Sebagai informasi tagihan yang harus dibayar
  • Menyimpan catatan penjualan

Jenis-Jenis Invoice Berdasarkan Transaksinya

Setelah memahami fungsi atau manfaat yang dimiliki oleh Invoice, sebagai pelaku usahamu harus mengetahui jenis-jenis invoice yang dapat digunakan seperti: 

1. Invoice biasa

Jenis faktur ini yang paling sering dan umum digunakan saat bertransaksi sederhana. Disebut sederhana, karena isi dari invoice ini hanya berisi rincian item dan jumlahnya, serta harga persatuan dan harga total dari barang yang akan dibeli.

2. Invoice proforma

Invoice proforma merupakan faktur yang bersifat sementara. Faktu ini akan diberikan kepada pelanggan sebelum penjual mengirimkan semua barang pesanannya. Dengan kata lain, invoice proforma ini adalah invoice pengganti ketika barang yang dikirimkan dilakukan secara bertahap. 

3. Invoice konsuler

Invoice Konsuler kerap digunakan untuk perdagangan yang bersifat internasional. Di dalam invoice konsuler harus terdapat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang mengimpor, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.

Seiring berjalannya waktu dan berkembangnya teknologi, invoice mengalami perubahan sampai saat ini dari manual menjadi invoice online. Secara historis invoice merupakan merupakan dokumen kertas yang dikirimkan kepada pembeli, tetapi pada masa kini penjual dapat meminta pembayaran secara online dengan hanya mengirimkan faktur elektronik atau invoice online.

Invoice online akan memudahkan khususnya departemen keuangan atau finance department dalam mengelola keuangan. Pada saat ini, invoice online dapat dijadikan sebagai investasi terpenting untuk menyimpan data dan informasi suatu transaksi.

Salah satunya, kamu bisa menggunakan Paper.id, platform/aplikasi invoice online yang praktis dan gratis. Di Paper.id, kamu bukan hanya bisa membuat invoice online, tetapi juga kirim dan terima pembayaran bisnis dengan berbagai opsi, mulai dari transfer bank, QRIS, Virtual Account, e-commerce, hingga kartu kredit. Cobain sekarang dan rasakan praktisnya kelola bisnis dengan Paper.id!

Daftar GRATIS

Tak lupa, penting juga untuk memahami manfaat invoice online yang bisa kamu simak di bawah ini:

Manfaat Invoice Online

1. Rekam jejak audit yang lengkap

Semua data dalam invoice online sudah terjamin keamanannya dan tersimpan dengan rapi pada sistem yang telah tersedia. Adapun tracking atas invoice dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja tanpa menghabiskan banyak waktu seperti kapan pengiriman invoice telah dilakukan, apakah pembayaran dilakukan oleh customer secara tepat waktu. Semua data tersebut bisa dilacak dengan mudah ketika menggunakan invoice online.

Baca Juga: Invoice vs Kwitansi: Perbedaan dan Contoh Mudahnya

2. Menjadikan bisnis yang baik

Cara manual tentu akan menyulitkan dalam mengurus bukti transaksi dengan pelanggan, berbeda dengan saat memanfaatkan invoice online. Kamu tidak perlu menghabiskan waktu untuk menghitung satu per satu apakah pelanggan belum atau telah membayar tagihan mereka.

Yuk, daftar Paper.id untuk kelola bisnismu lebih baik lagi!

Daftar Paper.id GRATIS

Nah, selanjutnya, kamu tidak perlu mengecek pembayaran secara manual dari mutasi rekening bank karena status dan notifikasi akan diberikan. Menggunakan invoice online, kamu dapat mengontrol status invoice tersebut apakah telah terkirim, sudah dibayar atau malah belum dilakukan penagihan. Tidak hanya itu saja, fitur reminder juga terdapat pada invoice online yang dapat mengingatkan customer saat mereka harus membayar tagihan. Rasakan kemudahannya lewat demo produk di bawah!

Coba Buat Invoice Gratis Tanpa Daftar

Hanya 5 Menit & Mudah

powered by Advanced iFrame. Get the Pro version on CodeCanyon.

Klik tombol di bawah untuk melanjutkan demo produk ini

3. Membuat sistem efektif

Untuk bisa mengelola bisnis dengan baik, kamu harus memiliki sistem yang efektif dan  efisien dalam membuat, mengirim, ataupun melacak invoice perusahaan. Dengan menggunakan faktur atau invoice online, kamu tidak akan kesulitan dalam mengelola invoice, sebab tidak perlu ada konfirmasi pembayaran secara manual. Notifikasi akan dikirim secara otomatis dan statusnya real time. Kamu dapat lebih mudah membuat dan mengirim invoice kapanpun dan dimanapun, serta lebih mudah dalam melakukan pelacakan invoice. 

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)