Sistem penerimaan barang atau yang sering disebut dengan goods receipt merupakan suatu hal yang paling sering dilakukan khususnya di suatu perusahaan. Kita ambil contoh saja seperti penerimaan barang di gudang. Penerimaan barang dapat dikatakan sebagai hal yang perlu menjadi perhatian dalam kegiatan operasional gudang sehari hari. 

Secara umum, perlu diketahui fungsi dari penerimaan barang yaitu untuk bertanggung jawab dalam melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas serta kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan apakah layak untuk diterima atau tidaknya suatu barang yang datang. 

Baca juga: 5 solusi invoice dispute untuk penagihan tanpa masalah

Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan dalam proses penerimaan barang antara lain : 

Penerimaan dan Pengecekan Surat Jalan

Ketika pemasok mengirimkan barang sudah pasti menyertakan surat jalannya. Pada surat jalan tersebut biasanya berisikan data seperti tanggal surat jalan, nama barang, jumlah barang dan nomer PO Purchase Order barang yang akan dikirim. 

Mengecek Jumlah Barang

Setelah Anda menerima surat jalan tersebut segeralah lakukan pengecekan secara teliti apakah sesuai dengan barang yang di datang atau tidak. Cek jenis barang apakah benar barang yang dikirim adalah barang yang di pesan. Setelah itu cocokkan dan hitung jumlah barang yang datang apakah sama dengan surat jalannya atau tidak. 

Pengecekan Fisik Barang

Setelah menghitung jumlah barang yang datang, maka kegiatan  selanjutnya adalah mengecek fisik barang yang datang. Lakukanlah dengan teliti, apakah ada yang rusak atau tidak. Jika telah ditemukan terdapat barang yang secara fisik tidak sesuai standar segera pisahkan, lalu lakukan pencatatan untuk barang tersebut yang nantinya akan dikembalikan kepada pemasok untuk dilakukan penggantian.

Membuat Bukti Barang Masuk

Hal terakhir yang dilakukan adalah membuat dan mencetak form bukti barang masuk yang artinya bahwa barang yang dikirim oleh pemasok telah diterima, di cek dan sudah sesuai. Salinan Bukti barang masuk biasanya dibuat tiga rangkap, di mana satu lembar sebagai arsip gudang, satu lembar untuk suplier sebagai lampiran ketika melakukan penagihan pembayaran dan satu lembar untuk accounting.

Dalam proses penerimaan barang atau good receive, diperlukan standar SOP dalam suatu perusahaan. Berikut ini adalah contoh SOP penerimaan barang:

  1. Staff gudang menerima barang dari pemasok dan menyesuaikan kecocokan data dengan surat jalan yang diterima
  2. Jika data surat jalan sudah sesuai, selanjutnya dilakukan pembukaan segel box truk untuk pemeriksaan jumlah dan kondisi barang. Dokumentasi berupa foto atau video diperlukan saat proses ini berlangsung.
  3. Namun jika terjadi ketidaksesuaian jumlah koli barang dengan data surat jalan maka langsung diinformasikan dan dikoreksi bersama staff gudang dan pemasok
  4. Pemeriksaan quality barang oleh staff QC Incoming
  5. Barang rejected atau barang dengan kondisi tidak baik akan dilakukan prosedur retur atau prosedur lainnya yang berlaku sesuai instruksi dari pemasok
  6. Hasil inspeksi oleh staff QC mengenai barang accepted atau barang dalam kondisi baik dilaporkan kepada staff gudang untuk dilakukan proses bongkar dan selanjutnya dilakukan penyimpanan pada lokasi yang telah disiapkan
  7. Dilakukan proses input penerimaan barang pada system dan proses serah terima barang
  8. Penerimaan barang dicatat pada stock card beserta detail data dan surat jalannya.

Baca juga: 4 tips payment collections untuk penagihan tepat waktu

Contoh SOP diatas merupakan beberapa hal yang umumnya dilakukan dalam prosedur penerimaan barang yang hendak masuk ke dalam gudang. Dapat dipastikan, setiap gudang menerapkan kebijakan atau memiliki prosedur masing – masing dalam penanganan setiap barang masuk.

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)