Implikasi Buruk Duplicate Payment dan Bagaimana Cara Mengatasinya

Duplicate payment merupakan sebuah masalah yang kerap menimpa banyak perusahaan. Mulai dari perusahaan kecil, perusahaan besar, perusahaan publik, bahkan institusi negara juga mengalami hal ini setiap tahunnya. 

Dalam sebuah studi yang dilakukan oleh Ardent Partners, rasio persentase terjadinya duplicate payment bisa mencapai 3%. Faktanya, 20% responden dengan tingkat pengelolaan account payable terbaik pun terbukti pernah mengalami masalah ini dengan persentase rata-rata sebanyak 1% menurut sumber yang sama. 

Penyebabnya bisa bermacam-macam. Studi dari institute of financial and management mengemukakan bahwa, rasio duplicate payment diatas 0,5% kerap terjadi karena kurangnya pengawasan dan pengelolaan dokumen yang kurang rapi. 

Masalah ini kerap menjadi salah satu indikator kondisi pengelolaan keuangan perusahaan. Semakin banyak kasus ini terjadi, maka pengelolaannya buruk dan perlu adanya solusi untuk mengatasinya seperti penggunaan teknologi software pengelola keuangan atau menyewa audit eksternal untuk menganalisa masalah sehingga menemukan penyebabnya.

Baca juga: Mengenal lebih dalam tentang account payable

Penyebab terjadinya Duplicate Payment

Kesalahan dalam proses pembayaran bertumpu kepada 3 penyebab, invoice, kesalahan pada vendor, dan fraud. Pengelolaan invoice sendiri terbagi kedalam beberapa masalah seperti human error dan kurangnya pengetahuan mengenai bagaimana pengelolaan invoice yang baik. Penjelasan lebih 

• Human Error
  Sebuah studi yang dilakukan oleh Aberdeen Institute menemukan bahwa persentase kesalahan pengelolaan invoice yang dilakukan secara manual mencapai 12% – 15% akibat human error seperti volume invoice yang dikerjakan terlalu banyak, kesalahan input data, tidak menyertakan PO, Double Document dan staf yang bertugas masih kurang pengalaman.
• Kesalahan pada vendor
  Vendor kerap melakukan beberapa kesalahan yang menyebabkan terjadinya double payment, seperti menyimpan invoice yang sama lebih dari satu. Hal ini bertentangan dengan prinsip penyimpanan dokumen sehingga dapat menimbulkan miskomunikasi antara perusahaan dengan supplier yang berujung pada duplicate payment.
• Fraud
  Fraud dapat terjadi kapan saja dan disebabkan oleh staf account payable maupun vendor. Dari sisi staf, mereka bisa memanfaatkan kepercayaan yang ada untuk disalahgunakan sehingga mengambil keuntungan dengan melakukan pengadaan palsu. Mereka bisa mengakalinya dengan kontrak vendor palsu dan mengirim cek ke alamat mereka sendiri. Dari sisi vendor, mereka juga bisa melakukan fraud dengan mengaku kalau mereka belum menerima pembayaran atau mengirimkan invoice diluar kontrak yang telah disepakati. Selain yang telah dijelaskan, masih banyak skenario lainnya yang bisa dilakukan baik oleh pihak vendor maupun staf untuk mengambil keuntungan.

Implikasi Duplicate Payment pada perusahaan

Masalah pembayaran seperti duplicate payment dapat mengakibatkan kredibilitas perusahaan memburuk di depan vendor dan merepotkan vendor dalam melakukan pengecekan ulang. 

Di Indonesia, kasus ini bersifat kompleks. Salah satu solusi yang dilakukan adalah, pembayaran double yang telah diterima oleh vendor dapat dijadikan sebagai budget untuk melakukan pengadaan selanjutnya. Namun, hal ini dilakukan berdasarkan kesepakatan antar perusahaan dengan vendor. Selain itu, perusahaan juga kerap meminta vendor untuk melakukan pengembalian pembayaran yang berlebih. 

Jika masalah ini kerap terjadi, perusahaan dapat menderita kerugian yang cukup besar. Reputasi departemen account payable pun akan menurun karena bertanggung jawab langsung akan hal tersebut. 

Baca juga: Bagaimana memaksimalkan tugas account payable selama pandemi menggunakan cloud computing

Solusi yang bisa dilakukan untuk mengatasi duplicate payment

Dalam pelaksanaannya, perusahaan bisa menerapkan 2 solusi sebagai penyelesaian masalah duplicate payment yang terjadi. Solusi tersebut berkaitan dengan menggunakan jasa pihak ketiga sebagai audit eksternal serta penerapan teknologi. 

Faktanya, hanya 38% dari perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 5000 memilih untuk menggunakan jasa audit eksternal untuk membantu proses pemantauan akan pembayaran menurut survey Institute of Finance & Management. Namun, penggunaan jasa audit eksternal sendiri memakan biaya yang besar.

Sementara itu, implementasi teknologi dalam operasional perusahaan dipandang sebagai solusi masa kini yang mendatangkan keuntungan. Penggunaan SaaS (Software as a service) kerap menawarkan fitur pemantauan real time yang dapat membantu perusahaan dalam memantau proses pembayaran.

Solusi ini tersedia melalui Paper Enterprise Solution, platform bisnis untuk membantu kelancaran pengelolaan account payable perusahaan Anda. Paper Enterprise Solution yang dapat membantu perusahaan Anda dalam mengatasi duplicate payment seperti Fitur OCR yang dapat membantu proses input data lebih cepat serta meminimalisir faktor human error yang bisa terjadi. Dengan begitu, faktor human error dalam memasukkan data invoice tidak akan terjadi lagi. 

Rekonsiliasi pembayaran dapat dilakukan dengan lebih mudah karena tersentralisasi sehingga, staf yang bertugas dapat mengecek status pembayaran invoice. Selain itu, vendor akan menerima email notifikasi pembayaran langsung begitu pembayaran telah dilakukan. Untuk informasi lebih lanjut bagaimana Paper Enterprise dapat membantu perusahaan Anda dalam pengelolaan account payable, cek disini!