Contoh Invoice Pelunasan Beserta Elemen Isinya

Saat membeli barang atau jasa secara cicilan, buyer biasanya diminta untuk membayar uang muka atau down payment (DP) terlebih dahulu. Setelah itu, mereka harus melunasi sisa pembayaran sebelum tenggat waktu yang telah ditentukan.

Sebelum buyer melunasi pembayaran, supplier perlu menerbitkan invoice pelunasan sebagai bukti penerimaan pembayaran tersebut. Lalu, seperti apa bentuk invoice pelunasan yang tepat? Simak contoh invoice pelunasan di bawah ini.

Proses Pelunasan Invoice

Pelunasan merupakan proses pembayaran sisa jumlah tagihan setelah uang muka atau deposit telah dibayarkan. Proses pelunasan invoice umumnya melibatkan beberapa langkah berikut:

1. Verifikasi pembayaran uang muka

Langkah awal dalam proses pelunasan invoice adalah memastikan atau memverifikasi bahwa uang muka atau deposit telah diterima oleh supplier dari buyer. Uang muka adalah sebagian dari total harga yang harus dibayar oleh buyer sebelum barang atau jasa diserahkan sepenuhnya. 

Verifikasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa pembayaran awal sudah sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak, baik dari segi jumlah maupun batas waktu. Jika uang muka sudah diterima, supplier bisa mengirim barang atau jasa yang dipesan. 

Sebaliknya, jika uang muka belum diterima atau ada ketidaksesuaian, supplier bisa menunda pengiriman barang atau jasa hingga pembayaran uang muka dikonfirmasi. Verifikasi biasanya melibatkan pengecekan rekening bank atau sistem pembayaran lainnya untuk memastikan dana sudah masuk.

Baca Juga: 5 Contoh Invoice Catering yang Mudah Dibuat agar Cepat Dibayar!

2. Penerbitan dan pengiriman invoice pelunasan

Setelah barang atau jasa diserahkan, supplier menerbitkan invoice pelunasan yang mencantumkan sisa jumlah yang harus dibayar. Invoice pelunasan ini kemudian akan memuat rincian seperti:

• Jumlah sisa yang harus dibayar: Total tagihan dikurangi dengan jumlah uang muka yang telah dibayarkan.
• Rincian barang atau jasa: Deskripsi barang atau jasa yang dipesan beserta jumlah dan harga per unit.
• Tanggal jatuh tempo: Kapan pelunasan harus dibayarkan.
• Metode pembayaran: Menginformasikan metode pembayaran untuk melunasi sisa tagihan, seperti melalui transfer bank, cek, atau kartu kredit.

Setelah invoice diterbitkan, invoice dikirim ke buyer sebagai pengingat dan dokumen resmi untuk menyelesaikan sisa pembayaran sesuai kesepakatan. Setelah menerima invoice pelunasan, buyer akan memverifikasi invoice tersebut dan melanjutkan pembayaran sisa tagihan.

3. Verifikasi invoice oleh buyer

Setelah invoice diterima, buyer memeriksa semua informasi yang tertera dalam invoice pelunasan, termasuk jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, dan rincian barang atau jasa yang dipesan. Selain itu, buyer juga harus memeriksa pajak dan biaya tambahan yang mungkin dikenakan. 

Misalnya, setelah menerima invoice pelunasan dari supplier, buyer melihat bahwa invoice mencantumkan total pembayaran sebesar Rp8.000.000. Invoice ini mencakup sisa pembayaran dari 100 unit barang yang dipesan, dengan rincian masing-masing unit seharga Rp75.000, dan total biaya tambahan seperti pajak 10% serta biaya pengiriman Rp300.000.

Buyer memeriksa apakah jumlah yang harus dibayarkan sesuai dengan perhitungan awal setelah mempertimbangkan uang muka yang telah dibayar sebelumnya. Setelah semua rincian dalam invoice dianggap benar, buyer memberikan persetujuan untuk melakukan pembayaran.

Baca Juga: Template Invoice dengan Perhitungan Pajak, Mudah & Otomatis!

4. Persetujuan dan pembayaran

Persetujuan untuk pembayaran invoice biasanya memerlukan tanda tangan atau otorisasi dari pihak yang berwenang dalam perusahaan. Setelah mendapatkan persetujuan, buyer melakukan pembayaran sisa tagihan sesuai dengan metode yang disepakati. Metode pembayarannya bisa melalui transfer bank, cek, atau kartu kredit.

Setelah itu, bukti pembayaran bisa dikirimkan kepada supplier untuk memastikan bahwa transaksi telah diproses. Langkah ini memastikan bahwa seluruh proses pembayaran dilaksanakan dengan benar dan sesuai dengan persetujuan dari kedua belah pihak.

5. Konfirmasi pelunasan invoice

Setelah invoice dibayar. supplier memverifikasi bahwa jumlah yang diterima sudah sesuai dengan yang tertera dalam invoice pelunasan dan bahwa pembayaran tersebut benar-benar diterima. Caranya dengan melakukan pengecekan rincian transaksi.

Setelah verifikasi selesai, supplier mengirimkan konfirmasi pembayaran kepada buyer. Konfirmasi ini bisa berupa email, surat, atau nota resmi yang menyatakan bahwa pembayaran telah diterima dan invoice dianggap lunas. 

Baca Juga: 13 Contoh Invoice Penjualan dan Pembelian Plus Cara Mudah Buatnya

6. Pencatatan dan rekonsiliasi

Setelah pembayaran lunas, baik supplier maupun buyer harus mencatat transaksi tersebut dalam sistem akuntansi mereka. Ini termasuk memasukkan rincian seperti jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, dan nomor invoice. Pencatatan juga mencakup penyimpanan dokumen terkait, seperti bukti transfer atau konfirmasi pembayaran.

Isi Invoice Pelunasan secara Umum

Invoice pelunasan umumnya mencakup elemen yang sama dengan invoice penjualan, tetapi ada sedikit perbedaan. Berikut adalah elemen isi invoice pelunasan secara umum:

Elemen	Deskripsi
Informasi kontak	Nama dan alamat supplier, nama dan alamat buyer, kontak email dan nomor telepon
Nomor invoice	Nomor unik yang mengidentifikasi invoice
Tanggal invoice	Tanggal pembuatan invoice
Tanggal jatuh tempo	Tanggal pembayaran harus dilakukan
Deskripsi barang/jasa	Rincian barang atau jasa, termasuk kuantitas dan harga
Jumlah yang harus dibayar	Total jumlah yang harus dibayar, termasuk biaya tambahan jika ada
Metode pembayaran	Cara pembayaran yang diterima (misalnya, transfer bank, cek, kartu kredit)
Informasi akun bank	Detail akun bank jika pembayaran dilakukan melalui transfer bank
Pajak	Informasi tentang pajak yang dikenakan, jika ada
Keterangan tambahan	Informasi tambahan yang relevan, seperti nomor referensi pesanan atau kontrak
Tanda tangan atau stempel	Tanda tangan atau stempel perusahaan sebagai bukti keabsahan invoice
Konfirmasi pelunasan	Catatan atau pernyataan yang menandakan bahwa invoice telah dilunasi, jika pembayaran sudah dilakukan

Baca Juga: Contoh Invoice Tagihan dan Panduannya Untuk Para Pemula

Contoh Invoice Pelunasan

Dari tiga contoh invoice pelunasan di atas, ada beberapa poin penting yang perlu dicantumkan dalam setiap invoice untuk memastikan informasi disampaikan dengan jelas. Berikut lima poinnya:

• Identitas bisnis  (nama, alamat, dan informasi kontak)
• Nomor invoice
• Identitas buyer
• Informasi mengenai pemesanan item makanan
• Jumlah tertagih
• Keterangan tambahan

Kini, membuat invoice pelunasan tidak perlu manual lagi melalui Ms. Word, Excel, atau Spreadsheet karena kamu cukup menggunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat, membayar, hingga mengirim invoice digital secara otomatis. Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya. 

Invoice dari Paper,id juga telah dilengkapi e-Materai dari PERURI. Buyer pun akan dikirimkan pengingat secara otomatis untuk membayar invoice-nya, sehingga business owner tak perlu mengingatkan buyer satu per satu. Buyer juga bisa membayar melalui metode QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. 

Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis dan mudah dengan 4 langkah berikut ini. Pastikan kamu bisa menikmati fitur lengkap Paper.id dengan menyelesaikan verifikasi bisnisnya seperti panduan berikut!