Istilah “nota” dan “kwitansi” sering kali dianggap sama, namun sebenarnya keduanya memiliki perbedaan penting yang mempengaruhi cara penggunaannya. Meskipun keduanya berfungsi sebagai bukti transaksi, nota dan kwitansi memiliki perbedaan dalam hal isi hingga kegunaannya untuk akuntansi.
Memahami perbedaan keduanya, membantu kamu dalam pencatatan akuntansi yang akurat, dan menghindari kebingungan dalam proses administrasi serta pelaporan keuangan. Apa saja perbedaannya? Simak penjelasan perbedaan nota dan kwitansi di bawah ini!
Apa Itu Nota?
Nota adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi atau pembelian. Biasanya, nota berisi informasi seperti nama penjual (supplier), nama pembeli (buyer), barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, dan total biaya.
Nota sering digunakan dalam kegiatan bisnis untuk mencatat dan mengonfirmasi transaksi antara penjual (supplier) dan pembeli (buyer), baik untuk pembayaran langsung maupun dengan tempo. Selain itu, nota juga berfungsi sebagai dokumen yang membantu dalam memonitor dan mengelola inventaris barang atau saat ada kebutuhan untuk mengembalikan barang.
Baca Juga: Download Contoh Nota Kosong, Format Word & Excel
Jenis-Jenis Nota yang Dibutuhkan bagi Bisnis
Nota umumnya memiliki beragam jenis yang dibutuhkan bagi bisnis. Setiap jenisnya ini mencantumkan rincian transaksi yang berbeda, seperti berikut ini:
1. Nota kontan
Nota kontan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi jual beli di mana pembayaran dilakukan secara tunai yang berfungsi sebagai bukti pembayaran dan sering digunakan untuk keperluan akuntansi. Biasanya, nota kontan mencantumkan rincian transaksi seperti:
- Tanggal transaksi
- Nama penjual (supplier) dan pembeli (buyer)
- Deskripsi barang atau jasa yang dibeli
- Jumlah, harga, dan total pembayaran.
2. Nota debit
Nota debit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli (buyer) kepada penjual (supplier) untuk memberitahukan adanya pengurangan jumlah utang atau koreksi pada transaksi sebelumnya. Biasanya, nota debit digunakan ketika terjadi pengembalian barang, adanya kesalahan harga, atau ketidaksesuaian dalam kualitas produk.
Dalam hal ini, nota debit berfungsi sebagai pengurang saldo utang pembeli kepada penjual. Nota ini memiliki dua rangkap di mana yang asli menjadi milik yang punya utang atau pembeli. Sementara, rangkap salinan menjadi milik penjual untuk kebutuhan arsip.
Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Kwitansi, Terbaik dan Mudah Digunakan!
3. Nota kredit
Nota kredit adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual (supplier) kepada pembeli (buyer) sebagai bukti pengurangan tagihan. Artinya, nota kredit mengurangi jumlah yang harus dibayar pembeli. Penjual bisa menerbitkan nota ini saat perlu membatalkan sebagian atau seluruh invoice karena berbagai alasan, seperti:
- Perubahan pesanan setelah invoice diterbitkan
- Pengembalian barang atau penolakan layanan
- Kerusakan barang saat pengiriman
- Kesalahan harga pada invoice asli
4. Nota penjualan
Nota penjualan adalah dokumen yang diberikan oleh penjual (supplier) kepada pembeli (buyer) sebagai bukti transaksi penjualan barang atau jasa. Biasanya digunakan dalam transaksi bisnis untuk mencatat dan melacak penjualan serta keperluan administrasi atau pembukuan dengan mencantumkan detail seperti:
- Tanggal transaksi
- Nama pembeli dan penjual
- Deskripsi barang atau jasa yang dijual
- Jumlah atau total harga
- Harga per unit
- Total harga
- Informasi pembayaran
Baca Juga: Mengenal Perbedaan Nota Debet dan Nota Kredit dan Fungsinya
Apa Itu Kwitansi?
Kwitansi adalah bukti pembayaran yang diberikan oleh pihak penerima uang (penjual) kepada pihak pembayar (pembeli). Kwitansi digunakan sebagai referensi atau bukti transaksi, dan penting untuk keperluan administrasi dan akuntansi. Biasanya, kwitansi mencantumkan informasi seperti:
- Nama atau logo bisnis penjual (supplier)
- Nomor faktur (invoice) asli
- Tanggal pembayaran diterima
- Jumlah uang yang telah diterima maupun jumlah sisa uang yang belum dibayar.
Pada poin terakhir, jika invoice terkait telah dibayar penuh, ini juga harus ditunjukkan dengan jelas pada kwitansi pembayaran, untuk mencegah kebingungan di pihak pembeli (buyer). Tujuannya adalah untuk memastikan transparansi dan menghindari kesalahpahaman terkait status pembayaran.
Perbedaan Nota dan Kwitansi
Nota adalah bukti transaksi pembelian barang atau jasa, sedangkan kwitansi adalah bukti penerimaan pembayaran atas transaksi tersebut.
Agar lebih jelas, simak perbedaan nota dan kwitansi yang disajikan dalam tabel berikut:
| Perbedaan | Nota | Kwitansi |
| Fungsi | Bukti pembelian atau transaksi yang digunakan untuk referensi di kemudian hari. | Bukti pembayaran yang digunakan untuk menunjukkan bahwa uang telah diterima. |
| Kapan digunakan | Biasanya dikeluarkan saat transaksi terjadi. | Dikeluarkan setelah pembayaran diterima. |
| Informasi utama | Detail barang/jasa yang dibeli, harga, jumlah, tanggal transaksi, dan informasi penjual. | Detail pembayaran, jumlah uang yang diterima, tanggal penerimaan, dan nama penerima. |
| Contoh penggunaan | Faktur (invoice) dari toko saat membeli barang. | Bukti pembayaran dari pembeli (buyer) setelah membayar faktur (invoice). |
| Bentuk | Bisa berupa dokumen cetak atau digital. | Biasanya berupa dokumen cetak dengan tanda tangan penerima. |
| Kepentingan akuntansi | Digunakan untuk mencatat pengeluaran atau pembelian. | Digunakan untuk mencatat pemasukan dari pembayaran. |
Baca Juga: Pengusaha, Ini Cara & Contoh Kwitansi Excel Mudah Dibuat
Buat Nota dan Kwitansi di Paper.id, Mudah Banget!
Sebagai platform invoicing dan pembayaran antara bisnis yang mampu membuat, membayar, hingga mengirim invoice digital secara otomatis, kamu juga bisa buat nota dan kwitansi dengan mudah, lho!
Dengan Paper.id, kamu bisa membuat nota penjualan yang mencantumkan detail barang, jumlah, harga, hingga total pembayaran dalam hitungan detik. Selain itu, kamu juga bisa membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan pembayaran, yang bisa langsung dikirim ke buyer melalui Email, SMS, atau WhatsApp!
Yuk, daftarkan bisnismu dan gunakan Paper.id sekarang juga dengan cara klik tombol di bawah ini!
Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis. Simak informasinya lengkapnya di bawah ini.
- Purchase Order Management System: Pengertian, Cara Kerja, & Manfaatnya - November 22, 2024
- Kibo Cheese: Bisnis Dessert Viral, Kelola Pembayaran dengan Mudah Pakai Paper.id - November 22, 2024
- Serba-Serbi Tugas Vendor, Ngapain Aja? - November 22, 2024
