Tukar Faktur: Pengertian hingga Cara Kerjanya

Tukar faktur dalam transaksi bisnis sering kali dianggap sepele, padahal memiliki dampak besar pada kelancaran operasional dan cash flow perusahaan. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk menukarkan faktur dengan mitra bisnis atau pihak ketiga, yang bisa mempengaruhi timing pembayaran. 

Mengingat kompleksitas dan panjangnya proses tukar faktur, kamu perlu memahami setiap langkah, komponen utama yang terlibat,dan cara kerjanya untuk memastikan transaksi berjalan lancar tanpa merugikan bisnis. Lalu, apa itu tukar faktur? Simak penjelasan di bawah ini.

Pengertian Tukar Faktur 

Tukar faktur adalah proses di mana supplier menyerahkan faktur (invoice) kepada buyer. Faktur ini berisi rincian tentang barang atau jasa yang telah dibeli, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. 

Buyer kemudian harus melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam faktur tersebut. Proses ini penting untuk memastikan bahwa transaksi dicatat dengan benar dan pembayaran dilakukan sesuai waktu yang telah disepakati.

Baca Juga: Begini Cara Memaksimalkan Tukar Faktur Biar Bisnis Lebih Untung

Komponen Utama Faktur Pembelian

Proses tukar faktur melibatkan faktur pembelian dari supplier yang perlu dibayar. Berikut tabel yang mencakup semua komponen utama yang harus ada dalam faktur pembelian untuk memastikan kejelasan dan kelancaran proses pembayaran.

Komponen	Deskripsi
Identitas supplier dan buyer	Nama, alamat, dan informasi kontak supplier dan buyer.
Tanggal faktur	Tanggal penerbitan faktur.
Nomor faktur	Nomor unik faktur.
Deskripsi barang/jasa	Rincian barang atau jasa, termasuk jumlah, jenis, dan spesifikasi.
Harga per unit dan total	Harga per unit dan total biaya yang harus dibayar.
Tanggal jatuh tempo	Tanggal batas waktu pembayaran yang ditetapkan.
Ketentuan pembayaran	Metode pembayaran, syarat pembayaran, diskon, atau denda keterlambatan.
Jumlah pajak	Jika berlaku, jumlah pajak yang dikenakan, seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai).
Tanda tangan dan cap perusahaan	Tanda tangan pihak yang mengeluarkan faktur dan cap perusahaan jika diperlukan.
Informasi tambahan	Ketentuan khusus atau informasi lain yang relevan untuk transaksi.

Cara Kerja Tukar Faktur

Cara kerja tukar faktur melibatkan beberapa langkah yang memastikan transaksi antara supplier dan buyer tercatat dengan benar dan pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses tukar faktur:

1. Penerbitan faktur oleh supplier

Setelah barang atau jasa disediakan, supplier membuat faktur yang mencantumkan rincian transaksi, seperti deskripsi barang/jasa, jumlah, harga, tanggal penerbitan, tanggal jatuh tempo, dan informasi pajak. Faktur ini adalah dokumen resmi yang digunakan untuk meminta pembayaran.

Faktur dapat diterbitkan dalam format fisik berbasis kertas atau digital. Format digital sering kali lebih efisien dan mudah dikelola. Kemudian, faktur harus disusun dengan rapi dan jelas agar semua informasi yang dibutuhkan tercantum dengan benar.

Baca Juga: Rekonsiliasi Otomatis: Pengertian, Proses, dan Otomatisasi

2. Pengiriman dan penerimaan faktur

Langkah selanjutnya, faktur dikirimkan kepada buyer melalui email, pos, atau sistem digital lainnya. Faktur pun harus sampai ke tangan buyer agar bisa diproses untuk dibayar. Kemudian, buyer harus memeriksa dan memverifikasi bahwa faktur telah sesuai dengan barang atau jasa yang dipesan. Jika data tidak sesuai, buyer berhak konfirmasi ulang ke pihak supplier. 

3. Pembayaran faktur oleh buyer

Setelah faktur diterima dan diverifikasi, buyer kemudian bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam faktur. Pembayaran bisa dilakukan secara tunai, transfer bank, hingga cicilan dengan kartu kredit, corporate card, atau virtual credit card, tergantung kesepakatan antara kedua belah pihak.

Baca Juga: Procure-to-Pay dengan Supplier Portal untuk Proses yang Teratur

4. Konfirmasi pembayaran

Setelah menerima pembayaran, supplier memverifikasi bahwa dana telah diterima dan sesuai. Kemudian, mengonfirmasi penerimaan dana tersebut kepada buyer.

Konfirmasi bisa dalam bentuk pesan email, tanda terima, atau sistem yang akan otomatis mengirimkan tanda konfirmasi kepada buyer. Gunanya untuk memudahkan pencatatan dan pengelolaan keuangan bagi kedua belah pihak.

5. Pencatatan akuntansi dan penyimpanan dokumen 

Baik supplier maupun buyer mencatat transaksi dalam buku akuntansi mereka. Supplier akan mencatat pendapatan dari penjualan, sedangkan buyer mencatat pengeluaran untuk pembelian. Proses pencatatan pun umumnya dilakukan dalam dua cara, manual dengan mencatat transaksi secara langsung di buku atau tangan berbasis kertas dan otomatis dengan perangkat lunak atau sistem akuntansi untuk mencatat transaksi. 

Baca Juga: Invoice Generator: Pengertian, Kegunaan, Contoh, & Cara Kerja

Sulitnya Tukar Faktur secara Manual

Jika proses tukar faktur masih dilakukan secara manual, ini berarti perusahaan masih menggunakan cara konvensional dengan bertukar dokumen fisik maupun cara kerja yang memakan waktu. Beberapa tantangan tukar faktur secara manual ialah:

1. Faktur mudah hilang  

Proses tukar faktur dengan faktur berbentuk kertas rentan mudah hilang dan tercecer, baik selama pengiriman maupun ketika ditumpuk bersama dokumen lainnya. Hal ini membuat pencarian faktur yang hilang menjadi sulit dan memakan waktu, yang akhirnya dapat menunda pembayaran dan memperlambat proses bisnis.

2. Proses rekonsiliasi yang tidak efisien

Pada tukar faktur terdapat proses rekonsiliasi yang bisa dilakukan dengan metode three-way matching atau mencocokkan faktur dengan purchase order (PO) dan laporan penerimaan barang atau goods receipt (GR). Jika masih secara manual, bisa memakan waktu karena memerlukan waktu lebih lama untuk memeriksa dan mencocokkan dokumen secara satu per satu.

Baca Juga: 5 Manfaat Invoice Approval untuk Bisnis, Banyak Untungnya!

3. Pembayaran ganda atau dua kali

Proses tukar faktur secara manual rentan akan kesalahan input data yang bisa menyebabkan pembayaran ganda. Misalnya, jika salah ketik atau faktur dibuat dua kali, hal ini bisa mengakibatkan pembayaran ganda atau pembayaran berulang karena faktur yang dikirim berjumlah lebih dari satu dan statusnya belum dibayarkan.

Oleh karena itu, dibutuhkan proses tukar faktur secara otomatis guna mencegah risiko di atas. Kamu bisa menggunakan supplier portal dari Paper.id untuk mengotomatiskan proses tukar faktur. Kemudahan yang diberikan supplier portal Paper.id, yaitu sebagai berikut: 

• Three way matching: Pengecekkan faktur (invoice), goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim error.
• Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
• Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.

Nikmati proses setup hanya dalam 90 hari. Selain itu, supplier portal bisa dihubungkan ke sistem procurement kamu. Tunggu apalagi?