Rekonsiliasi Otomatis: Pengertian, Proses, dan Otomatisasi

Menurut Stitch, proses rekonsiliasi pembayaran yang tidak efisien dapat menghabiskan waktu rata-rata 120 jam setiap bulannya. Selain membuang waktu, hal ini juga berdampak pada jumlah biaya yang dikeluarkan untuk proses tersebut.

Dengan waktu tersebut, proses rekonsiliasi yang dilakukan masih secara manual di mana banyak data harus diproses dan diperiksa secara teliti satu per satu untuk memastikan adanya kecocokan antara transaksi yang tercatat dengan laporan bank.  Selain itu, risiko kesalahan input data juga riskan terjadi, yang mana bisa merugikan bisnis. 

Oleh karena itu, penggunaan alat atau sistem otomatis dapat membantu mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan saat rekonsiliasi pembayaran. Lalu, apa itu rekonsiliasi otomatis? Simak penjelasannya di bawah ini. 

Pengertian Payment Reconciliation

Rekonsiliasi pembayaran adalah proses membandingkan dan mencocokkan catatan transaksi guna memastikan bahwa pembayaran yang diterima atau dilakukan telah dicatat dengan benar dan konsisten dalam buku akuntansi atau laporan keuangan bisnis. Proses ini dapat dilakukan secara harian, mingguan, atau bulanan.

Tujuan dari rekonsiliasi adalah untuk memastikan kesesuaian antara catatan keuangan dan pembayaran yang diterima, sehingga menghindari kesalahan dalam pembukuan. Proses rekonsiliasi bisa dilakukan secara otomatis tanpa harus melalui pemeriksaan manual yang memakan waktu.

Baca Juga: Apa itu Rekonsiliasi Bank? Begini Prosedur dan Bentuknya

Proses Rekonsiliasi Pembayaran

Rekonsiliasi pembayaran invoice melibatkan langkah-langkah sistematis untuk memastikan bahwa invoice sesuai dengan purchase order dan pembayaran dilakukan tepat waktu. Berikut adalah langkah-langkah dalam proses ini:

1. Kumpulkan dokumen yang diperlukan

Proses pertama adalah mengidentifikasi atau mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan untuk proses rekonsiliasi. Dokumen-dokumen ini meliputi:

• Invoice: Dokumen yang diterbitkan oleh vendor atau supplier yang merinci barang atau jasa yang disediakan serta jumlah yang harus dibayar.
• Purchase order (PO): Pesanan pembelian yang dibuat oleh perusahaan, mencakup rincian barang atau jasa yang dipesan, harga yang disepakati, dan syarat pembayaran.
• Laporan penerimaan barang: Dokumen yang mencatat barang atau jasa yang diterima oleh perusahaan, yang akan dibandingkan dan dicocokkan dengan invoice dan purchase order.
• Bukti pembayaran: Bukti transfer bank, cek, atau bukti pembayaran lainnya yang menunjukkan bahwa pembayaran telah dilakukan.

Baca Juga: Proses dan Jenis-Jenis Rekonsiliasi Pembayaran Untuk Bisnis

2. Cocokkan detail informasi invoice

Bandingkan informasi yang tercantum pada invoice dengan purchase order dan laporan penerimaan barang untuk memastikan bahwa deskripsi produk, jumlah, dan harga telah sesuai. Ada tiga metode pencocokan yang bisa kamu gunakan:

• Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO).
• Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dan laporan penerimaan barang atau goods receipt (GR).
• Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), laporan penerimaan barang atau goods receipt (GR), dan pembayaran.

3. Periksa adanya ketidaksesuaian data

Langkah selanjutnya adalah periksa apakah ada ketidaksesuaian data. Jika ada perbedaan data, periksa apakah ada transaksi yang belum diproses, kesalahan pencatatan atau input data. Ketidaksesuaian ini bisa dalam berbagai bentuk, seperti:

• Transaksi ganda: Munculnya dua atau lebih data yang mencatat transaksi sama. Ini bisa terjadi akibat kesalahan input atau duplikasi otomatis dalam sistem.
• Transaksi yang hilang: Adanya transaksi yang terjadi, namun tidak tercatat dalam sistem. Ini mungkin disebabkan oleh lupa mencatat, gangguan sistem, atau kesalahan dalam proses pencatatan.
• Perbedaan dalam jumlah yang dibayar dan diterima: Ketika jumlah yang tercatat dalam laporan berbeda dengan jumlah yang sebenarnya dibayarkan atau diterima, bisa jadi ada kesalahan input data atau masalah dalam penghitungan.

Baca Juga: Invoice Verification: Pengertian, Manfaat, dan Langkah 

4. Catat transaksi invoice

Setelah pembayaran berhasil diidentifikasi, perusahaan mencatat transaksi tersebut ke dalam sistem akuntansi mereka. Pada tahap ini, status invoice akan diperbarui dari ‘belum dibayar’ menjadi ‘sudah dibayar’.

Misalnya, jika perusahaan menerima pembayaran sebesar Rp50 juta dari pembeli untuk invoice dengan nomor 011, setelah memverifikasi bahwa jumlah dan detail pembayaran sesuai dengan invoice tersebut, transaksi dicatat dalam sistem, dan status invoice berubah menjadi ‘sudah dibayar’. Selanjutnya, tim keuangan melakukan pencocokkan untuk memastikan bahwa catatan bank sesuai dengan transaksi ini.

5. Setujui dan simpan hasil rekonsiliasi

Setelah rekonsiliasi selesai, tinjau hasil rekonsiliasi untuk memastikan bahwa data sudah sesuai. Kemudian, berikan persetujuan resmi untuk menyelesaikan proses rekonsiliasi. Langkah ini menandai bahwa proses rekonsiliasi telah selesai. 

Dokumen hasil rekonsiliasi kemudian disimpan dengan baik untuk keperluan audit di masa mendatang. Jika rekonsiliasi dilakukan secara otomatis, maka dokumen rekonsiliasi diarsipkan dalam sistem secara digital. 

Baca Juga: Langkah-Langkah Rekonsiliasi Bank Agar Bisnis Tidak Rugi

Rekonsiliasi Pembayaran Otomatis dengan Paper.id, Jauh Lebih Praktis

Rekonsiliasi pembayaran otomatis adalah proses mengidentifikasi dan mencocokkan data transaksi pembayaran secara otomatis antara sistem keuangan perusahaan dan sistem perbankan atau penyedia layanan pembayaran. Tujuan utama dari rekonsiliasi otomatis adalah mengefisiensikan proses rekonsiliasi dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan akurat.

Biasanya, menggunakan perangkat lunak atau sistem, seperti supplier portal  yang memungkinkan supplier untuk mengelola pesanan, mengirimkan invoice, dan melacak pembayaran. Dengan menggunakan supplier portal, perusahaan dapat mengotomatiskan proses rekonsiliasi, mempercepat proses pengelolaan invoice, dan menghasilkan laporan rekonsiliasi secara efisien.

Kamu bisa merekonsiliasi otomatis pembayaran dengan metode three way-matching dengan memanfaatkan supplier portal dari Paper.id. Kemudahan yang diberikan supplier portal Paper.id, yaitu sebagai berikut: 

• Three way matching: Pengecekkan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim error.
• Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
• Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.

Nikmati proses setup hanya dalam 90 hari. Selain itu, supplier portal bisa dihubungkan ke sistem procurement kamu. Tunggu apalagi?