Procure to Pay: Pengertian, Indikator, dan Langkah kerja

Nurul Khoiriyah

September 24, 2024

Procure to Pay: Pengertian, Indikator, dan Langkah kerja

Proses procure to pay sering kali memakan waktu karena mencakup banyak tahapan, mulai dari pengadaan barang atau jasa hingga persetujuan dan pembayaran faktur (invoice). Sementara, proses ini berperan dalam memastikan kelancaran aktivitas operasional bisnis.

Oleh karena itu, dibutuhkan proses procure to pay yang efisien untuk meningkatkan produktivitas usaha. Namun, sebelum ke sana, simak penjelasan lengkap dari proses procure to pay terlebih dahulu yang perlu diketahui oleh business owner. Apa saja?

Pengertian Procure to Pay

Procure to pay adalah proses dari mulai pengadaan barang atau jasa (procure) hingga pembayaran kepada pemasok atau supplier (pay). Proses ini menggabungkan langkah-langkah pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran dalam satu alur kerja.

Selain itu, procure to pay juga mencakup penanganan berbagai dokumen seperti purchase requisitions (permintaan pembelian), purchase order (pesanan pembelian), goods receipt (penerimaan barang), dan invoice (faktur). Semua dokumen ini penting untuk memastikan proses pembelian dan pembayaran berjalan lancar sesuai prosedur.

Indikator Proses Procure to Pay

Indikator dalam proses procure to pay adalah metrik yang mengukur efektivitas dan efisiensi proses tersebut. Meski kebutuhan bisnis bisa bervariasi, indikator dalam mengukur proses procure-to-pay umumnya tetap sama, sebagai berikut:

Waktu siklus pesanan: Durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses pesanan dari pembuatan hingga penerimaan.
Biaya rata-rata untuk memproses pesanan: Biaya rata-rata yang dikeluarkan untuk memproses satu pesanan.
Waktu pemrosesan invoice: Durasi yang diperlukan untuk memproses satu invoice dari penerimaan hingga pembayaran.
Biaya rata-rata untuk memproses invoice: Biaya rata-rata yang dikeluarkan untuk memproses satu invoice.
Waktu persetujuan invoice: Durasi rata-rata yang dibutuhkan untuk menyetujui invoice sebelum pembayaran dilakukan.
Diskon invoice: Persentase diskon yang diberikan supplier berdasarkan syarat pembayaran yang telah disepakati.

Langkah-Langkah Proses Procure to Pay

Setelah memahami indikator dalam proses procure to pay, selanjutnya adalah langkah-langkah dalam proses tersebut. Secara umum, langkah-langkah proses procure to pay sebagai berikut:

1. Buat daftar permintaan pembelian

Langkah awal dalam proses procure to pay adalah menyusun daftar permintaan pembelian ketika ada kebutuhan akan pembelian barang atau jasa. Kemudian, daftar tersebut diajukan kepada manajer terkait untuk mendapatkan persetujuan.

Misalnya, perusahaan membutuhkan 100 unit laptop. Permintaan ini diajukan dengan mencantumkan detail spesifikasi, jumlah yang dibutuhkan, dan alasan pembelian. Setelah disetujui manajer terkait, permintaan akan dilanjutkan ke langkah berikutnya, yaitu pembuatan purchase order (PO) untuk memesan barang atau jasa dari supplier.

2. Pilih supplier dan buat form PO

Setelah mendapat persetujuan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier untuk membeli barang atau jasa tersebut. Pemilihan supplier bisa dipengaruhi oleh berbagai pertimbangan seperti industri, lokasi, dan harga.

Kemudian, buat form purchase order (PO) yang mencakup rincian produk atau jasa, jumlah yang dibutuhkan, harga, dan syarat pembayaran. Form PO ini lalu dikirim ke supplier terpilih untuk ditindaklanjuti.

3. Penerimaan barang atau jasa

Setelah form PO diterima oleh supplier, barang atau jasa akan dikirim sesuai dengan ketentuan dalam PO. Setelah barang tiba atau jasa selesai, lakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua item yang dipesan sesuai dengan PO, baik dari segi kuantitas, kualitas, dan spesifikasi. Jika tidak ada kendala, pesanan tersebut akan disetujui.

4. Terima invoice dari supplier

Setelah pesanan disetujui, buyer (pembeli) menerima invoice dari supplier (pemasok). Invoice tidak serta merta langsung dibayar karena buyer harus memeriksa invoice terlebih dahulu untuk memastikan bahwa informasi yang tercantum sesuai dengan pembelian yang dilakukan, termasuk:

Jumlah yang harus dibayar: Jumlah total yang tertera pada invoice sesuai dengan kesepakatan dalam pesanan atau kontrak.
Tanggal jatuh tempo: Batas waktu pembayaran.
Barang atau jasa yang diberikan: Daftar barang atau jasa yang dicantumkan pada invoice harus sesuai dengan yang diterima oleh buyer. Ini mencakup deskripsi barang, kuantitas, dan harga per unit.

5. Rekonsiliasi invoice

Langkah selanjutnya, lakukan rekonsiliasi atau mencocokkan informasi yang tercantum pada invoice dengan purchase order dan laporan penerimaan barang untuk memastikan bahwa deskripsi produk, jumlah, dan harga telah sesuai. Ada tiga metode pencocokan yang bisa kamu gunakan:

Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO).
Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dan laporan penerimaan barang atau goods receipt (GR).
Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), laporan penerimaan barang atau goods receipt (GR), dan pembayaran.

6. Bayar invoice ke supplier

Invoice yang telah dicocokkan dan disetujui, maka perlu dibayar. Ada beberapa metode pembayaran yang umum digunakan untuk membayar invoice ke supplier, sebagai berikut:

Transfer bank: Pembayaran dilakukan melalui transfer langsung ke rekening bank supplier.
Cek: Pembayaran dilakukan dengan mengeluarkan cek yang ditulis atas nama supplier.
Kartu kredit: Pembayaran dilakukan menggunakan kartu kredit perusahaan.
Virtual account: Pembayaran dilakukan melalui nomor rekening virtual.
Pembayaran tunai: Pembayaran dilakukan secara tunai atau langsung.
Payment gateway: Menggunakan platform pembayaran online yang memungkinkan transfer dana secara digital.

Proses procure to pay tersebut bisa memakan waktu lama dan biaya yang mahal jika masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, kamu bisa mengefisiensikan proses procure to pay dengan memanfaatkan supplier portal dari Paper.id. Kemudahan yang diberikan supplier portal Paper.id, yaitu sebagai berikut:

Three way matching: Pengecekan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim error.
Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.