Procure-to-Pay dengan Supplier Portal untuk Proses yang Teratur

Mengelola proses procure-to-pay (P2P) bisa memakan waktu. Pasalnya, proses ini melibatkan berbagai tahapan dari pengadaan hingga pembayaran, dan sering kali membutuhkan banyak dokumen serta pihak yang berbeda. 

Akibatnya, berbagai masalah bisa muncul, seperti proses manual yang rentan terhadap kesalahan dan keterlambatan, serta tantangan dalam pengelolaan data dan kinerja supplier. Untuk mengatasi masalah ini, penggunaan supplier portal bisa menjadi solusi proses P2P. 

Supplier portal tidak hanya menyederhanakan dan mengotomatiskan proses P2P, tetapi juga meningkatkan komunikasi dan hubungan dengan supplier. Lalu, bagaimana supplier portal bisa meningkatkan proses P2P? Simak di bawah ini penjelasannya.

Masalah Umum dalam Proses Procure-to-Pay

Procure to Pay (P2P) melibatkan proses seperti pengadaan, pembelian, penerimaan, penagihan, dan pembayaran. P2P adalah bagian penting dari operasional bisnis karena memengaruhi kualitas, biaya, dan efisiensi produk dan layanan yang diberikan kepada buyer.

Namun, P2P juga bisa menjadi proses yang kompleks dan memakan waktu, terutama ketika melibatkan banyak supplier, dokumen, hingga sistem yang digunakan. Beberapa masalah umum dalam P2P sebagai berikut

• Proses manual dan berbasis kertas rawan akan kesalahan, keterlambatan, dan penipuan.
• Kesulitan dalam melihat dan mengontrol data serta kinerja supplier. 
• Pemrosesan dan rekonsiliasi pembayaran invoice yang tidak efisien dan mahal lantaran perlu dicetak dan dikirim secara fisik.
• Kepuasan dan loyalitas supplier yang rendah.

Untuk mengatasi masalah ini, bisnis membutuhkan solusi cerdas dan inovatif yang dapat menyederhanakan serta mengotomatiskan proses P2P mereka, sekaligus meningkatkan hubungan dengan supplier. Di sinilah peran supplier portal hadir untuk membantu perusahaan dalam mengelola aktivitas pengadaan dan otomatisasi transaksi pembayaran dengan supplier mereka.

Baca Juga: Tumbuhkan Bisnis Hingga 20% dengan Supplier Portal: Belajar dari 3 Bisnis Multinasional

Keunggulan Supplier Portal untuk Proses Procure-to-Pay

Aspek kritis dari supplier portal adalah fungsionalitasnya. Supplier portal harus menyediakan rangkaian fitur dan alat yang komprehensif untuk membuat proses pengadaan efisien dan efektif. Berikut keunggulan dari kegunaan supplier portal dalam meningkatkan proses procure-to-pay.

1. Mengotomatiskan proses P2P dalam satu platform

Otomatisasi proses procure-to-pay berarti supplier portal bisa mengerjakan berbagai tugas dalam siklus P2P secara otomatis. Dengan kata lain, tugas-tugas yang biasanya dilakukan secara manual, seperti mengirimkan dan menyetujui invoice atau melacak status pesanan, sekarang bisa dilakukan secara otomatis melalui portal ini dalam satu sistem.

Contohnya, ketika supplier mengirimkan invoice melalui portal, sistem dapat secara otomatis memeriksa apakah invoice tersebut sesuai dengan pesanan pembelian (PO) yang telah diterima. Jika sesuai, invoice dapat langsung diteruskan untuk persetujuan dan pembayaran tanpa perlu banyak campur tangan. 

Dengan begitu, perusahaan dapat mempercepat proses procure-to-pay mereka, menghemat biaya, dan meningkatkan hubungan yang lebih kuat dengan supplier. Ini karena semua transaksi dan komunikasi dengan supplier terdokumentasi dalam satu sistem, yang memudahkan pelacakan dan audit.

Baca Juga: Transformasi Tim Finance: Dari Balik Meja jadi Garda Terdepan Dengan Buyer Portal

2. Membangun hubungan kuat dengan supplier 

Hubungan yang kuat dengan supplier sangat penting untuk mengoptimalkan siklus procure-to-pay. Dengan menggunakan supplier portal, perusahaan bisa mempermudah komunikasi dengan supplier dalam satu platform. Ini karena supplier portal menghadirkan fitur:

• Transparansi data: Supplier dapat mengakses informasi penting seperti status pesanan, pembayaran, dan persetujuan secara real-time.
• Komunikasi langsung: Melalui supplier portal, perusahaan dan supplier bisa berkomunikasi langsung dalam satu platform.
• Pemantauan kinerja: Perusahaan dapat memantau kinerja supplier berdasarkan kriteria seperti waktu pengiriman dan kualitas produk.
• Pengelolaan dokumen: Semua dokumen terkait transaksi, seperti invoice dan kontrak, dapat diunggah dan diakses dengan mudah, mengurangi risiko kehilangan dokumen dan mempercepat proses administrasi.
• Pembayaran dan penagihan: Supplier portal memudahkan proses pembayaran dan penagihan dengan menyediakan invoice untuk mengajukan dan mengelola tagihan secara digital.

3. Mempermudah proses pembayaran dan penagihan

Supplier portal mempermudah proses pembayaran dan penagihan karena supplier dapat mengajukan tagihan melalui portal secara langsung, yang memungkinkan mereka untuk mengirimkan invoice secara digital daripada melalui email atau WhatsApp.

Kemudian, portal dapat mengotomatiskan proses verifikasi dan persetujuan tagihan. Begitu tagihan diajukan, sistem dapat secara otomatis memeriksa dan menyetujui tagihan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, sehingga mempercepat waktu pembayaran.

Supplier juga dapat melacak status pembayaran mereka secara real-time melalui portal. Mereka dapat melihat apakah tagihan telah diterima, diproses, atau dibayar.

Baca Juga: AP Automation: Pengertian, Cara Kerja & Manfaatnya Untuk Bisnis

4. Menyediakan data analitik

Data analitik dari supplier portal dapat membantu perusahaan memahami pola permintaan dan penggunaan barang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, mengurangi stok berlebih atau kekurangan barang. 

Dengan analitik ini, perusahaan bisa melihat frekuensi dan volume pembelian, yang berguna untuk menegosiasikan harga atau syarat kontrak dengan supplier. Selain itu, data tersebut juga membantu mengevaluasi proses pengadaan, termasuk waktu pemrosesan pesanan dan biaya administrasi.

5. Mengurangi biaya operasional bisnis

Supplier portal mengurangi kebutuhan akan dokumen fisik seperti invoice, purchase order (PO), dan dokumen lainnya karena tidak perlu dicetak, dikirim dan disimpan secara fisik. Semua dokumen dalam bentuk elektronik dan diproses secara otomatis. 

Selain itu, dengan data yang tersedia secara elektronik, perusahaan dapat dengan mudah mengakses, memantau, dan mengelola informasi transaksi tanpa harus menangani tumpukan dokumen fisik. Hal ini juga mempercepat proses pencarian dan pemulihan data, serta menghemat waktu untuk menangani transaksi.

Seperti Paper.id yang menghadirkan supplier portal yang memudahkan proses procure-to-pay. Kemudahan yang diberikan supplier portal dari Paper.id, yaitu sebagai berikut: 

• Three way matching: Pengecekkan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim error.
• Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
• Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.

Nikmati proses setup hanya dalam 90 hari. Selain itu, supplier portal bisa dihubungkan ke sistem procurement kamu. Tunggu apalagi?