Payment reconciliation atau rekonsiliasi pembayaran sering kali dilakukan secara manual, dengan mencocokkan setiap transaksi satu per satu menggunakan PO form dan invoice. Proses ini memakan waktu dan biaya, terutama karena dokumen harus dicetak dan sistem pengerjaan masih manual.
Menurut Stitch, proses rekonsiliasi pembayaran yang tidak efisien dapat menghabiskan waktu rata-rata 120 jam setiap bulannya. Hal ini juga berdampak pada jumlah biaya yang dikeluarkan untuk proses tersebut.
Oleh karena itu, dibutuhkan proses rekonsiliasi pembayaran yang efisien, namun sebelum ke sana, kamu perlu memahami apa itu payment reconciliation beserta jenis dan cara kerjanya. Simak di bawah ini penjelasannya.
Definisi Payment Reconciliation
Payment reconciliation atau rekonsiliasi pembayaran adalah proses mencocokkan dan membandingkan catatan transaksi untuk memastikan bahwa pembayaran yang dilakukan atau diterima sudah akurat dan konsisten dengan apa yang tercatat dalam buku akuntansi atau laporan keuangan bisnis. Proses ini bisa dilakukan secara harian, mingguan, atau bulanan.
Rekonsiliasi bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara catatan keuangan dan pembayaran yang masuk, guna mencegah adanya ketidaksesuaian data. Dengan mengelola catatan keuangan yang baik, perusahaan bisa menghindari biaya overdraft atau biaya yang dikenakan bank ketika saldo rekening tidak mencukupi untuk menutupi transaksi yang dilakukan, sehingga menyebabkan saldo rekening menjadi negatif. Menghindari biaya ini membantu meningkatkan efisiensi operasional bisnis.
Baca Juga: Langkah-Langkah Rekonsiliasi Bank Agar Bisnis Tidak Rugi
Jenis-Jenis Payment Reconciliation
Ada beberapa jenis rekonsiliasi yang bisa digunakan untuk memastikan invoice dan data keuangan bisnis sudah benar. Berikut ini jenis-jenis payment reconciliation yang bisa menjadi acuan untuk bisnismu.
1. Rekonsiliasi bank
Rekonsiliasi bank adalah proses mencocokkan transaksi yang tercatat dalam akun kas perusahaan dengan transaksi yang tercantum dalam laporan bank.
Tujuannya adalah memastikan bahwa saldo kas yang tercatat di buku perusahaan sama dengan yang dilaporkan oleh bank. Contohnya dinyatakan dalam tabel rekonsiliasi bank di bawah ini.
| PT Lukman Abadi Jaya | |||
| Rekonsiliasi Bank | |||
| Periode 31 Juli 2024 | |||
| Keterangan | Buku Perusahaan (Rp) | Rekening Bank (Rp) | Penyesuaian (Rp) |
| Saldo awal | Rp10.000.000 | Rp10.500.000 | |
| Tambah: Setoran dan pemasukan | 5.000.000 | Rp4.000.000 | |
| Kurang: pembayaran dan penarikan | (3.000.000) | (2.000.000) | |
| Saldo akhir | Rp12.000.000 | Rp12.500.000 | |
| Penyesuaian | |||
| (+) Setoran dan pemasukan yang belum tercatat | Rp1.000.000 | ||
| (-) Pembayaran dan penarikan yang belum tercatat | (Rp500.000) | ||
| Saldo akhir setelah penyesuaian | Rp12.000.000 | Rp12.000.000 | |
Baca Juga: Kesalahan Yang Sering Ditemui Dalam Proses Rekonsiliasi
2. Rekonsiliasi kartu kredit
Rekonsiliasi kartu kredit mirip dengan rekonsiliasi bank, tetapi khusus untuk akun kartu kredit. Proses ini melibatkan pencocokan transaksi yang tercatat dalam sistem akuntansi dengan laporan kartu kredit untuk memastikan semuanya akurat dan mendeteksi transaksi yang tidak sah atau penipuan. Contohnya dinyatakan dalam tabel rekonsiliasi kartu kredit di bawah ini.
| Tanggal | Keterangan Transaksi | Jumlah (Rp) | Laporan Kartu Kredit (Rp) | Catatan Internal (Rp) | Selisih (Rp) |
| 01/07/2024 | Pembelian A | Rp500,000 | Rp500,000 | Rp500,000 | 0 |
| 03/07/2024 | Pembelian B | Rp250,000 | Rp250,000 | Rp250,000 | 0 |
| 07/07/2024 | Biaya Administrasi | Rp100,000 | Rp100,000 | Rp100,000 | 0 |
| 10/07/2024 | Pembelian C | Rp400,000 | Rp400,000 | Rp390,000 | -10,000 |
| 15/07/2024 | Pembelian D | Rp300,000 | Rp300,000 | Rp300,000 | 0 |
| Total | Rp1,550,000 | Rp1,550,000 | Rp1,540,000 | -10,000 | |
3. Rekonsiliasi piutang
Rekonsiliasi piutang adalah proses mencocokkan pembayaran dari buyer dan nota kredit dengan invoice yang telah dikeluarkan untuk memastikan catatan pembayaran akurat.
Proses ini penting untuk mengidentifikasi dan meminimalkan risiko kesalahan pencatatan, serta memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dalam laporan keuangan. Contohnya dalam tabel rekonsiliasi piutang di bawah ini.
| PT Lukman Abadi Jaya | ||||||
| Rekonsiliasi Bank | ||||||
| Periode 31 Juli 2024 | ||||||
| Keterangan | Tanggal | Nomor Invoice | Jumlah Piutang (Rp) | Status Piutang Catatan Perusahaan | Status Piutang Catatan Buyer | Selisih (Rp) |
| PT. ABC | 2024-07-01 | 2001 | Rp5.000.000 | Belum dibayar | Belum dibayar | 0 |
| PT. EFG | 2024-07-10 | 2002 | Rp3.000.000 | Terbayar | Terbayar | 0 |
| PT. KLM | 2024-07-15 | 2003 | Rp7.000.000 | Belum dibayar | Terbayar | 0 |
Baca Juga: Apa itu Rekonsiliasi Bank? Begini Prosedur dan Bentuknya
4. Rekonsiliasi utang
Rekonsiliasi utang adalah proses untuk memastikan bahwa catatan utang dalam buku besar perusahaan sesuai dengan invoice dan pembayaran yang ditagih supplier.
Proses ini membantu bisnis memastikan bahwa jumlah yang mereka utang kepada supplier sudah benar dan pembayaran telah dilakukan tepat waktu. Contohnya dinyatakan dalam tabel rekonsiliasi utang di bawah ini.
| PT Lukman Abadi Jaya | ||||||
| Rekonsiliasi Bank | ||||||
| Periode 31 Juli 2024 | ||||||
| Tanggal | Nomor Invoice | Nama Kreditor | Jumlah Invoice | Pembayaran | Jumlah yang Terutang | Ket. |
| 01/07/2024 | INV-001 | PT. ABC | Rp5.000.000 | Rp4.000.000 | Rp1.000.000 | Terbayar sebagian |
| 05/07/2024 | INV-002 | PT. EFG | Rp3.000.000 | Rp3.000.000 | Rp0 | Lunas |
| 10/07/2024 | INV-003 | PT. KLM | Rp2.500.000 | Rp0 | Rp2.500.000 | Belum dibayar |
| 15/07/2024 | INV-004 | PT. OPQ | Rp4.000.000 | Rp1.000.000 | Rp3.000.000 | Terbayar sebagian |
5. Rekonsiliasi buku besar
Rekonsiliasi buku besar adalah proses yang mencakup berbagai jenis rekonsiliasi, termasuk yang telah disebutkan sebelumnya. Perusahaan memeriksa dan membandingkan saldo akun yang tercatat di buku besar dengan saldo yang terdapat dalam laporan bank atau catatan keuangan lainnya.
Tujuan utama dari rekonsiliasi buku besar adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi dan akuntansi perusahaan telah dicatat dengan akurat. Contohnya dinyatakan dalam tabel rekonsiliasi buku besar di bawah ini.
| PT Lukman Abadi Jaya | ||||||
| Rekonsiliasi Bank | ||||||
| Periode 31 Juli 2024 | ||||||
| Tanggal | Deskripsi | Debit (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo Buku Besar (Rp) | Saldo Kas (Rp) | Selisih (Rp) |
| 30-06-2024 | Saldo Awal | – | – | Rp10.000.000 | Rp10.000.000 | – |
| 01-07-2024 | Setoran Tunai | Rp2.000.000 | – | Rp12.000.000 | Rp12.000.000 | – |
| 05-07-2024 | Pembayaran Biaya | – | Rp500.000 | Rp11.500.000 | Rp11.500.000 | – |
| 08-07-2024 | Penarikan Kas | – | Rp1.000.000 | Rp10.500.000 | Rp10.500.000 | – |
| 15-07-2024 | Kas untuk Pembayaran | Rp200.000 | – | Rp10.700.000 | Rp10.700.000 | – |
| 20-07-2024 | Kesalahan Penginputan | – | – | Rp10.800.000 | Rp10.700.000 | Rp100.000 |
| 25-07-2024 | Biaya Administrasi | – | Rp200.000 | Rp10.600.000 | Rp10.600.000 | – |
Baca Juga: Proses dan Jenis-Jenis Rekonsiliasi Pembayaran Untuk Bisnis
Cara Kerja Payment Reconciliation
Rekonsiliasi invoice melibatkan proses sistematis untuk memastikan bahwa invoice sesuai dengan purchase order dan pembayaran dilakukan tepat waktu. Berikut cara kerja dari proses ini:
1. Kumpulkan dokumen yang dibutuhkan
Langkah pertama, kamu perlu mengidentifikasi atau mengumpulkan semua jenis dokumen yang dibutuhkan untuk proses rekonsiliasi. Dokumen-dokumen ini biasanya mencakup:
- Invoice: Dokumen yang dikeluarkan oleh vendor atau supplier yang merinci barang atau jasa yang disediakan, beserta dengan jumlah yang harus dibayar.
- Purchase order (PO): Pesanan pembelian yang dibuat oleh perusahaan yang merinci barang atau jasa yang dipesan, harga yang disepakati, dan syarat-syarat pembayaran.
- Laporan penerimaan barang: Dokumen yang mencatat barang atau jasa yang diterima oleh perusahaan, yang kemudian akan dibandingkan untuk dicocokkan dengan invoice dan purchase order.
- Bukti pembayaran: Bukti transfer bank, cek, atau bukti pembayaran lainnya yang menunjukkan bahwa pembayaran telah dilakukan.
2. Cocokkan detail informasi invoice
Cocokkan informasi di invoice dengan purchase order dan laporan penerimaan barang untuk memastikan bahwa deskripsi produk, jumlah, dan harga sudah benar. Proses ini memiliki tiga opsi metode sebagai berikut:
- Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO).
- Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), dan goods receipt (GR).
- Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), goods receipt (GR), dan pembayaran (payment).
Baca Juga: Bagaimana Rekonsiliasi Otomatis Dapat Mempercepat Kinerja Perusahaan Anda?
3. Cek apakah ada ketidaksesuaian data
Jika terdapat perbedaan data, periksa apakah ada transaksi yang belum diproses, kesalahan pencatatan, atau kesalahan input data. Ketidaksesuaian ini bisa berupa transaksi ganda, transaksi yang hilang, atau perbedaan dalam jumlah yang dibayar dan diterima. Jika diperlukan, hubungi pihak terkait, seperti bank atau supplier apabila menemukan ketidaksesuaian data.
4. Catat transaksi invoice
Setelah pembayaran berhasil diidentifikasi, perusahaan mencatat transaksi tersebut dalam sistem akuntansi mereka. Pada tahap ini, status invoice akan diperbarui dari ‘belum dibayar’ menjadi ‘sudah dibayar’.
Misalkan, sebuah perusahaan menerima pembayaran sebesar Rp20 juta dari buyer atas invoice dengan nomor 001. Setelah memverifikasi bahwa jumlah dan detail pembayaran cocok dengan invoice tersebut, transaksi dicatat dalam sistem, dan status invoice berubah menjadi ‘sudah dibayar’. Selanjutnya, tim finance melakukan rekonsiliasi untuk memastikan catatan bank sesuai dengan transaksi ini.
Baca Juga: Transformasi Tim Finance: Dari Balik Meja jadi Garda Terdepan Dengan Buyer Portal
5. Setujui dan simpan hasil rekonsiliasi
Setelah semua dokumen dan informasi diverifikasi, berikan persetujuan resmi atas hasil rekonsiliasi. Langkah ini sebagai tanda bahwa proses rekonsiliasi sudah selesai. Kemudian, dokumen hasil rekonsiliasi perlu disimpan dengan baik untuk keperluan audit.
Proses payment reconciliation tersebut dapat disederhanakan dengan metode three way-matching memanfaatkan supplier portal dari Paper.id. Kemudahan yang diberikan supplier portal Paper.id, yaitu sebagai berikut:
- Three way matching: Pengecekkan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim error.
- Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
- Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.
Nikmati proses setup hanya dalam 90 hari. Selain itu, supplier portal bisa dihubungkan ke sistem procurement kamu.
Tunggu apalagi?
- Tukar Faktur: Pengertian hingga Cara Kerjanya - September 12, 2024
- 6 Rekomendasi Software OCR Tahun 2024, Efisien Kelola Invoice! - September 9, 2024
- Invoice Approval: Pengertian, Proses, dan Sistem Online - September 5, 2024