Memahami OCR Invoice, Bagaimana Manfaatnya untuk Account Payable?

Di era digital seperti saat ini, teknologi bisa mengubah cara kita mengelola keuangan perusahaan, termasuk salah satu inovasi yang menawarkan solusi praktis seperti OCR (Optical Character Recognition) untuk invoice.

Teknologi ini mampu membaca dan memahami teks dari gambar atau dokumen yang dipindai, sehingga memudahkan proses pengelolaan invoice. Dengan OCR ini, tim finance perusahaan tidak perlu memasukkan data secara manual, yang biasanya memakan waktu dan rentan kesalahan.

Lantas, apa itu OCR invoice? Lalu bagaimana manfaatnya untuk account payable? Yuk, temukan jawabannya di bawah ini!

Memahami OCR Invoice dan Trennya

OCR invoice adalah teknologi yang memungkinkan mampu untuk membaca dan menginterpretasi data dari invoice, seperti seperti invoice, tanggal invoice, nama supplier, item yang dibeli, harga, hingga total pembayaran. 

Data ini kemudian bisa disimpan dalam database atau spreadsheet. Dengan kata lain, OCR mengubah dokumen fisik atau gambar menjadi data digital yang bisa diolah secara otomatis oleh sistem.

Tren OCR invoice semakin meningkat seiring dengan kebutuhan perusahaan untuk mengotomatisasi proses keuangan mereka. Sebenarnya, teknologi ini tidak hanya membantu dalam pengelolaan invoice saja, melainkan berperan penting juga dalam transformasi digital yang lebih luas.

Bagaimana tidak, perusahaan di berbagai sektor, mulai dari manufaktur hingga layanan keuangan, semakin mengadopsi OCR untuk mengelola invoice. Hal ini disebabkan oleh kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi human error dalam proses keuangan.

Terbukti, penggunaan OCR menurut GlobalData pada 2023, diprediksi mencapai USD 12,6 miliar pada tahun 2028, dengan CAGR (Compounded Annual Growth Rate) 19,4% selama periode prediksi. Menarik sekali, bukan?

Baca Juga: AP Automation: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya Untuk Bisnis

Manfaat Menggunakan OCR Invoice untuk Account Payable

Setelah memahami penggunaan OCR invoice secara general, pertanyaannya adalah, apakah OCR invoice memberikan manfaat untuk pengelolaan Account Payable (AP) perusahaan? Jawabannya, tentu saja iya. 

Nah, berikut ini beberapa manfaat menggunakan OCR invoice untuk Account Payable:

1. Mempercepat proses pengelolaan invoice

Salah satu manfaat terbesar dari penggunaan OCR invoice adalah kemampuannya untuk mempercepat proses pengelolaan invoice. Tanpa teknologi ini, tim finance khususnya tim yang mengelola account payable atau utang perusahaan harus memasukkan data secara manual, yang memakan waktu dan rawan kesalahan.

Dengan menggunakan OCR, proses ini akan menjadi lebih cepat dan efisien, sehingga tim finance bisa mengalokasikan waktu mereka pada tugas-tugas yang lebih strategis atau fokus untuk meningkatkan produktivitas mereka.

Sebagai contoh tim dari Shafira Corporation, salah satu perusahaan retail fashion muslim terkenal di Indonesia ini, bercerita mengenai manfaat penggunaan aplikasi invoicing yang di dalamnya sudah tersedia OCR invoice, jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk pemrosesan invoice bisa berkurang.

Sebelumnya, pihak mereka memerlukan 10 manpower untuk mengelola invoice saja. Namun, setelah menggunakan aplikasi invoicing, akhirnya pihak manajemen bisa memangkas manpower mereka untuk pengelolaan invoice menjadi 3-4 manpower saja.

2. Mengurangi human error dan memudahkan dalam pengelolaan data

Proses manual tentu selalu memiliki risiko kesalahan, baik itu salah dalam pengetikan, kehilangan invoice, sehingga membuat data menjadi tidak lengkap. Hal ini tentu akan berdampak terhadap keuangan hingga cash flow perusahaan kedepannya.

Sementara itu, OCR bisa membantu mengurangi risiko ini, sebab teknologi ini bisa menangkap data secara akurat dari invoice yang dipindai. Dengan begitu, tim finance bisa memastikan yang masuk ke sistem adalah data yang benar dan lengkap.

Tidak hanya itu, data yang dihasilkan dari OCR juga bisa langsung disimpan dalam format digital lho, sehingga memudahkan akses dan pengelolaannya. Ini artinya tim finance bisa dengan mudah mencari dan memverifikasi informasi kapan saja dibutuhkan, tanpa repot-repot mencari di antara tumpukan invoice fisik.

3. Status invoice lebih mudah dipantau

Dengan menggunakan OCR invoice, memungkinkan akses data invoice secara real-time, sehingga tim finance bisa memantau invoice menjadi lebih mudah. Informasi mengenai status pembayaran, jatuh tempo, dan rincian lainnya bisa diakses dengan cepat dan akurat.

Dengan demikian, hal ini bisa mengurangi risiko keterlambatan pembayaran atau kelalaian dalam menindaklanjuti invoice yang belum terbayar, yang pada akhirnya bisa meningkatkan hubungan dengan supplier atau mitra lainnya dan menjaga cash flow tetap lancar.

Baca Juga: AR Automation: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya Untuk Bisnis

Demikian penjelasan mengenai OCR invoice dan manfaatnya untuk tim finance khususnya staff AP. Dengan begitu banyak manfaat yang ditawarkan juga, tidak heran jika semakin banyak perusahaan yang mengadopsi teknologi ini untuk invoice mereka.

Dengan cara mengotomatiskan proses input data, OCR tidak hanya menghemat waktu dan mengurangi human error, tetapi juga meningkatkan produktivitas dan kemudahan dalam mengelola data. Jadi, sangat cocok bagi kamu yang ingin meningkatkan efisiensi keuangan perusahaan.

Ingin merasakan kemudahan tersebut secara langsung? Coba Paper.id! Sebagai platform invoicing yang dirancang khusus untuk membantu bisnis kamu dalam mengelola invoice dengan lebih mudah dan efisien. 

Bagaimana tidak, Kamu bisa membuat invoice profesional dengan berbagai template dan hanya dalam hitungan menit saja. Kamu juga bisa langsung invoice melalui Email, WhatsApp, atau SMS dengan sekali klik.

Menariknya lagi, kamu bisa pantau status pembayaran invoice secara real-time, sehingga kamu bisa tahu kapan invoice telah terbayar atau jatuh tempo. 

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Kunjungi situs kami dan daftar sekarang juga untuk mencoba Paper.id secara gratis!