Apakah kamu pernah merasa pusing karena harus mengurus begitu banyak invoice yang masuk ke bisnis kamu setiap bulannya? Atau mungkin kamu pernah kebingungan dengan proses persetujuan invoice yang terasa rumit dan memakan waktu? Kalau iya, kamu tidak sendirian. Banyak pengusaha seperti kamu yang menghadapi tantangan serupa.

Proses persetujuan invoice atau yang sering kita sebut sebagai invoice approval, sebenarnya adalah bagian penting dari pengelolaan keuangan bisnis. 

Invoice approval adalah langkah penting di mana perusahaan memeriksa dan menyetujui faktur atau tagihan yang diterima sebelum melakukan pembayaran. 

Dalam proses ini, beberapa pihak dalam perusahaan, seperti tim keuangan, manajer pembelian, atau departemen terkait lainnya, bekerja sama untuk memastikan bahwa setiap faktur yang diterima sudah benar, valid, dan sesuai dengan aturan serta kebijakan yang berlaku di perusahaan.

Dengan kata lain, mereka memastikan bahwa tagihan tersebut memang harus dibayar dan tidak ada kesalahan atau kecurangan.

Proses invoice approval ini sangat penting untuk memastikan bahwa transaksi keuangan perusahaan dilakukan dengan akurat dan transparan, serta untuk menghindari kesalahan atau penipuan dalam proses pembayaran.

Baca Juga: Invoice Approval: Pengertian, Proses, dan Sistem Online

Kenapa Invoice Approval Dibutuhkan Bisnis B2B?  

Invoice approval sangat penting bagi bisnis B2B karena beberapa alasan utama, salah satunya adalah untuk mencegah penipuan. Dengan adanya proses persetujuan invoice, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka hanya membayar untuk barang dan jasa yang benar-benar diterima, bukan untuk invoice yang mencurigakan atau tidak sah. 

Ini penting karena dalam bisnis B2B, transaksi sering melibatkan jumlah uang yang besar, dan tanpa proses verifikasi yang ketat, risiko penipuan bisa meningkat.

Selain mencegah penipuan, invoice approval juga membantu dalam mengelola pengeluaran, tetap sesuai dengan anggaran, dan memperbaiki arus kas. 

Proses persetujuan ini memungkinkan perusahaan untuk menandai adanya perbedaan atau kesalahan dalam invoice, memastikan bahwa kesalahan pembayaran berlebih atau pembayaran ganda dapat diperbaiki sebelum pembayaran dilakukan. 

Dengan kata lain, invoice approval memastikan bahwa setiap transaksi keuangan dilakukan dengan tepat dan akurat, yang pada akhirnya membantu perusahaan menjaga keuangan tetap sehat dan terkontrol.

Jadi, dengan mengimplementasikan sistem invoice approval yang baik, kamu tidak hanya menjaga integritas keuangan perusahaan tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan bahwa pengeluaran tetap dalam batas yang wajar dan sesuai anggaran. Ada banyak manfaat yang bisa dirasakan jika bisnis menggunakan invoice approval dalam bisnis. 

Baca Juga: Invoice Verification: Pengertian, Manfaat, dan Langkah 

Manfaat Invoice Approval

1. Menghindari kesalahan pembayaran

Dengan proses invoice approval, kamu bisa memastikan bahwa semua detail dalam faktur sudah benar sebelum melakukan pembayaran. 

Ini membantu kamu menghindari kesalahan seperti membayar jumlah yang salah atau membayar invoice yang sebenarnya tidak sah.

2. Mengontrol pengeluaran

Invoice approval membantu kamu mengawasi pengeluaran bisnis. Kamu bisa memastikan bahwa setiap pembayaran yang dilakukan memang diperlukan dan sesuai dengan anggaran yang sudah direncanakan. Ini penting untuk menjaga keuangan bisnis tetap sehat dan terkontrol.

3. Mencegah penipuan

Proses ini juga berfungsi sebagai perlindungan terhadap penipuan. Dengan adanya verifikasi dan otorisasi yang ketat, kamu bisa mencegah pembayaran untuk faktur palsu atau yang tidak sah, yang bisa merugikan bisnis kamu.

4. Meningkatkan efisiensi kerja

Ketika kamu memiliki sistem persetujuan invoice yang jelas dan teratur, proses pembayaran jadi lebih cepat dan efisien. Tim keuangan kamu bisa bekerja lebih produktif karena tidak perlu lagi memeriksa ulang atau menyelesaikan masalah yang muncul akibat kesalahan invoice.

5. Mempererat hubungan dengan vendor

Mengelola invoice dengan baik juga bisa memperkuat hubungan dengan vendor atau pemasok. Yang mana ketika pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan perjanjian, vendor akan lebih percaya dan senang bekerja sama dengan bisnis kamu.

Itulah 5 manfaat invoice approval yang harus kamu ketahui untuk bisnis. Nah disaat ini, semua itu bisa dilakukan secara otomatis. Kamu bisa menggunakan aplikasi invoice untuk membantu bisnismu dalam membuat, dan mengirim invoice. Salah satu aplikasi invoice yang bisa digunakan olehmu yaitu Paper.id 

Baca Juga: Lebih Gampang Ingatkan Buyer, Pentingnya Pengingat Invoice Otomatis

Paper.id merupakan software invoice online yang memberikan kemudahan kamu dalam buat, kirim invoice digital yang sah dan buyer kamu bisa bayar invoice kamu lewat metode pembayaran apa saja, seperti kartu kredit, Virtual Account, dan QRIS. 

Selain itu juga, Paper.id punya solusi untuk bisnis membantu pengelolaan account receivable jauh lebih maksimal dengan Paper Enterprise Solution.

Solusi yang ditawarkan cukup beragam seperti:

  • Buyer portal
  • Buat dan kirim banyak invoice sekaligus
  • Bulk invoice reminder
  • Auto generate kwitansi online
  • Terintegrasi dengan sistem ERP
  • Dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik bisnismu

Dengan fitur-fitur diatas, Paper.id memungkinkan seluruh proses ini dilakukan secara otomatis, mulai dari pembuatan invoice, pengelolaan data buyer hingga penagihan invoice.

Menarik bukan? Yuk, pakai Paper.id sekarang juga dan nikmati keuntungan lainnya yang tersedia dengan klik tombol di bawah ini. GRATIS!

Daftar Sekarang!
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)