Antara cash flow dan operasional, mana yang lebih penting untuk menjalankan bisnis?

Jawabannya bisa beragam. Ada yang jawab keduanya karena beranggapan bisnis yang sukses tanpa tim yang hebat dan arus kas yang sehat.

Tapi, jawaban berbeda bisa datang dari pihak eksekutif (direktur dan manajer). Mereka akan menjawab cash flow lebih penting karena berpengaruh pada arus masuk dan keluarnya uang. 

Di sisi lain, operasional berjalan lancar juga penting dan cenderung menjadi prioritas, apalagi bagi tim finance.  Untuk memastikannya lancar, perusahaan menuntut tim finance untuk menginvestasikan waktu dan upaya ekstra dalam mengelola dokumen AR dan AP. Tentu, ini tidak mudah.

Jadi, bagaimana memaksimalkan produktivitas kinerja mereka? 

Dampak Mengelola AR dan AP Secara Manual 

Sebagai gambaran, tim finance menghabiskan 3 hari – 2 minggu untuk mengelola 1 invoice dari pembuatan hingga pembayaran, menurut Trevipay. Bagi banyak perusahaan, ini sudah menjadi hal yang wajar.

Baca Juga: Rahasia Kesuksesan Produktivitas Marc Jacobs Dengan AP Automation

Namun, proses tersebut cenderung tidak produktif. Apalagi, dengan kemajuan teknologi seperti sekarang, banyak perusahaan dituntut untuk lebih cepat dan dinamis. 

Kenapa pengelolaan invoice memakan waktu lama? Proses tersebut melalui beberapa tahap: 

1. Pembuatan invoice

Tim finance membuat invoice masih secara manual melalui Microsoft Excel yang kemudian di-print.

2. Pengiriman invoice

Invoice yang sudah dibuat akan dikirim oleh kurir atau menggunakan layanan pengiriman lainnya.

3. Approval

Proses approval bisa memakan waktu lama, karena perlu tanda tangan dua atau lebih dari dua pihak. 

4. Pengecekan dan pembayaran invoice oleh mitra bisnis

Pihak mitra bisnis (supplier/buyer) perlu mengecek invoice dari segi nominal dan barang yang diterima. Jika sudah cocok, baru akan dibayar. 

5. Rekonsiliasi pembayaran

Jika sudah dibayar, maka perlu adanya proses pencocokkan untuk memastikan uang sudah diterima. 

Kelima proses ini memakan waktu panjang dan lebih dari satu divisi, seperti tim finance, procurement dan inventory. Kerjasama dengan banyak orang beresiko meningkatkan human error dan stress level. 

Untuk mengatasinya, AR & AP automation muncul sebagai inovasi baru dalam memaksimalkan proses pembuatan & pencatatan dokumen digital, kolaborasi antar divisi dan rekonsiliasi dokumen. 

Manfaat Kelola Operasional dengan AR dan AP Automation

AR dan AP automation adalah sebuah software atau sistem yang dapat membantu pengelolaan operasional penagihan atau pembayaran ke supplier dari awal hingga akhir. 

Keberadaan sistem ini dapat membawa manfaat dalam skala besar seperti: 

1. Pengelolaan dokumen jadi lebih hemat dan cepat

Pertama dan yang paling penting, keberadaan sistem mampu mempercepat proses pembuatan hingga pencatatan. Kedua hal ini menjadi beban utama yang dirasakan oleh setiap perusahaan yang masih mengelola dokumen secara manual. 

Menurut riset Ardent Partners (2023), AR dan AP automation dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan invoice hingga 81% dan memangkas ongkosnya hingga 76%. Alokasi waktu dan dana bisa digunakan untuk rapat pengambilan keputusan atau analisis lainnya. 

2. Meningkatkan kolaborasi antar divisi 

Bisnis berskala enterprises rata-rata mengelola 500 invoice per-bulannya. Dimana, ini membutuhkan pengecekan dan pengelolaan yang mendetail. Salah di satu bagian saja bisa berakibat buruk, terutama kolaborasi antar divisi.

Contoh, proses three way matching oleh tim finance & procurement. Biasanya, ini melibatkan proses yang panjang dalam mengecek dokumen surat jalan, invoice & purchase order. Kesalahan kecil saja bisa mengakibatkan pengecekan ulang yang membuat proses lebih lama. 

3. Membantu direktur atau top management dalam pengambilan keputusan

AR dan AP automation tidak hanya membantu tim finance dalam mengelola dokumen, tapi juga menganalisisnya. Sistem akan mencatat data secara otomatis dan mengolahnya langsung untuk memberikan informasi yang dapat diakses dari mana saja.

Ini sangat membantu top management dan level manajer dalam memantau kondisi tim mereka setiap hari. Contoh, tim finance dapat mengecek expenditure atau cash flow. Di sisi lain, tim procurement dapat melihat status pengiriman barang. 

Baca Juga: AR Automation: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya Untuk Bisnis

4. Mengoptimalkan perkembangan bisnis

Dengan adanya sistem, business owner bisa lebih fokus dalam mengembangkan bisnis. Contoh, peningkatan penjualan atau ekspansi usaha bisa berjalan cepat tanpa harus merekrut orang-orang baru.

Karena, pengelolaan dokumen dapat dilakukan lewat sistem dengan leluasa. Apalagi, ini juga mengurangi cost yang tidak perlu, sehingga business owner dapat mengalokasikan dana dengan lebih mudah, tanpa perlu mempertimbangkan hal-hal yang bersifat remeh. 

Penggunaan AR & AP automation kian tinggi, dimana banyak perusahaan menyadari akan manfaatnya. Tentunya, ini tidak lagi menjadi sebuah pilihan tapi keharusan untuk tetap bertahan dalam persaingan yang kian dinamis.

Salah satunya adalah perusahaan logistik terkemuka, J&T Cargo. Dengan ribuan invoice yang mereka kelola, mereka kesulitan dalam melakukan penagihan dan sering dibayar telat. 

Dengan adanya Paper Enterprise Solution, J&T Cargo dapat terbantu dalam pengelolaan invoice dan juga hal lainnya seperti yang telah disebutkan diatas. Selain J&T Cargo, Kopi Kenangan juga telah ikut terbantu berkat solusi dari Paper.id. 

Tertarik untuk menggunakannya? Klik tombol di bawah untuk konsultasi dengan tim kami.

Hubungi Kami
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)