Invoice Verification: Pengertian, Manfaat, dan Langkah

Nurul Khoiriyah

Agustus 29, 2024

Invoice Verification: Pengertian, Manfaat, dan Langkah

Invoice verification atau verifikasi invoice membantu bisnis untuk memastikan bahwa jumlah yang tertera pada invoice sesuai dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan barang. Proses ini juga meminimalkan risiko penipuan dengan menghindari pembayaran pada invoice palsu atau tidak sah.

Tak hanya itu, proses verifikasi yang sistematis mempercepat alur pembayaran. Agar lebih mudah dipahami, berikut penjelasan dari invoice verification beserta manfaat, langkah, hingga dokumen yang diperlukan. Simak di bawah ini!

Pengertian Invoice Verification

Invoice verification atau verifikasi faktur adalah proses untuk memastikan keakuratan dan keaslian invoice yang masuk sebelum disetujui untuk dibayar. Proses ini melibatkan pencocokan detail invoice dengan pesanan pembelian, bukti pengiriman, dan perjanjian kontraktual.

Tujuannya adalah memastikan semuanya sesuai dengan dokumen yang sah dan mencegah potensi fraud atau penipuan. Setelah invoice diverifikasi dan disetujui, proses pembayaran pun dapat dilanjutkan.

Dokumen untuk Invoice Verification

Dokumen yang diperlukan untuk verifikasi invoice bisa berbeda-beda tergantung pada jenis transaksi, kebijakan perusahaan, atau peraturan industri yang berlaku. Namun, beberapa dokumen yang biasanya digunakan dalam proses ini antara lain:

Invoice asli dari supplier atau vendor
Kontrak atau perjanjian detail antara supplier dan buyer
Purchase order untuk memastikan produk atau layanan yang dipesan sudah sesuai
Formulir order pengiriman yang telah ditandatangani dengan rincian lengkap
Catatan pembayaran untuk semua pengeluaran yang tercantum

Manfaat Penting Invoice Verification

Invoice verification menjadi aspek krusial dalam manajemen keuangan, yang memastikan akurasi dan keamanan dalam proses transaksi. Verifikasi invoice melibatkan tinjauan sistematis dan validasi invoice yang masuk terhadap pesanan pembelian, kontrak, dan dokumen relevan lainnya.

Praktik pemeriksaan invoice yang efisien berkontribusi pada alur pembayaran yang teratur dan langkah-langkah kontrol keuangan yang lebih baik. Dengan menggunakan metode verifikasi invoice yang efisien, kamu bisa menjaga agar pengeluaran tetap dalam batas anggaran dan kebijakan perusahaan.

Langkah-Langkah Invoice Verification

Memverifikasi invoice atau invoice verification memiliki beberapa langkah yang harus kamu lakukan. Kamu juga membutuhkan dokumen sebagai pelengkap, berikut ini lima langkah invoice verification:

1. Konfirmasi detail invoice

Langkah awal dalam proses invoice verification adalah memeriksa semua detail pada invoice secara menyeluruh. Detail invoice umumnya berisi informasi berikut:

Harga
Jumlah
Tanggal
Deskripsi barang atau jasa
Pajak atau biaya yang diterapkan
Jumlah total yang harus dibayar

Setiap biaya tambahan atau diskon juga harus diperiksa. Bandingkan informasi yang tertulis pada invoice dengan pesanan pembelian untuk memastikan bahwa supplier mengenakan biaya sesuai dengan perjanjian.

2. Verifikasi informasi supplier

Langkah berikutnya adalah memeriksa detail informasi tentang supplier, termasuk nama, alamat, dan kontak, untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan catatan perusahaan. Memverifikasi informasi supplier penting untuk menghindari kesalahan pembayaran dan potensi fraud atau penipuan.

Setelah memastikan bahwa informasi yang diperlukan ada pada invoice, periksa tanggal jatuh tempo invoice tersebut. Langkah ini penting untuk memastikan invoice sesuai dengan kontrak dan dibayar tepat waktu.

3. Verifikasi dokumen pendukung

Periksa apakah ada dokumen pendukung seperti purchase order (PO) atau kontrak yang relevan dan cocok dengan invoice. Verifikasi juga apakah ada nota pengiriman atau bukti penerimaan barang yang menyertai invoice. Ada tiga opsi dasar yang bisa dipilih untuk verifikasi invoice.

Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dalam sistem PO kamu.
Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), dan goods receipt (GR).
Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), goods receipt (GR), dan pembayaran (payment).

4. Persetujuan invoice

Setelah invoice sesuai dengan kontrak, maka selanjutnya invoice harus mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang di perusahaan sebelum dibayarkan. Persetujuan biasanya didapatkan dari manajer atau eksekutif yang memiliki wewenang untuk menyetujui pembayaran invoice.

Persetujuan umumnya menyesuaikan dengan anggaran dan kebijakan perusahaan. Dengan langkah ini, kamu membantu mengontrol pengeluaran dan menghindari pembayaran yang tidak sah atau tidak sesuai.

5. Pembayaran invoice

Setelah semua verifikasi selesai dan disetujui, lakukan pembayaran sesuai dengan syarat dan ketentuan yang tertera di invoice, seperti tanggal jatuh tempo atau periode pembayaran yang disepakati. Metode pembayaran pun bisa beragam, mulai dari tunai, cicilan, atau digital, seperti transfer bank, virtual account, QRIS, hingga virtual credit card.

Proses invoice verification tersebut dapat disederhanakan menggunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat dan membayar invoice digital tanpa batasan dengan beragam template yang telah tersedia. Invoice dari Paper.id juga telah terjamin keabsahannya karena dilengkapi e-Materai dari PERURI.

Kamu bisa memverifikasi invoice dengan metode three way-matching dengan memanfaatkan supplier portal Paper.id. Kemudahan yang diberikan supplier portal dari Paper.id, yaitu sebagai berikut:

Three way matching: Pengecekkan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim eror.
Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.