Invoice Processing: Pengertian, Peran Penting, dan Langkah Kerja

Nurul Khoiriyah

September 23, 2024

Invoice Processing: Pengertian, Peran Penting, dan Langkah Kerja

Sebagian besar perusahaan masih memproses invoice secara manual. Menurut Ascend Software, rata-rata perusahaan kecil hingga menengah memerlukan waktu sekitar 25 hari untuk memproses satu invoice secara manual.

Oleh karena itu, dibutuhkan pemrosesan invoice atau invoice processing yang efektif guna mempercepat siklus invoicing, termasuk pembayaran dan mengefisiensikan operasional bisnis. Lalu, apa itu invoice processing? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Invoice Processing

Invoice processing atau pemrosesan invoice adalah serangkaian langkah yang dilakukan untuk mengelola dan memproses faktur atau invoice dari awal hingga akhir. Proses ini dimulai ketika invoice diterima sampai pembayaran dicatat dalam buku besar.

Saat ini, pengolahan invoice biasanya dilakukan dengan perangkat lunak yang mengotomatiskan invoice processing. Namun, pemrosesan invoice secara manual juga masih dilakukan dengan cara dicetak dalam bentuk fisik atau kertas, dicatat secara manual dalam buku besar, atau proses pembayaran secara tunai.

Peran Penting Invoice Processing

Invoice processing tidak hanya membantu dalam mengelola invoice atau tagihan dengan efisien, tetapi perannya lebih dari itu. Berikut ini peran penting dari invoice processing:

1. Mengelola arus kas (cash flow)

Invoice processing yang efisien membantu memastikan pembayaran tepat waktu, menjaga arus kas tetap lancar, dan mencegah keterlambatan pembayaran. Ini karena fitur pengingat otomatis membantu mengingatkan buyer atas tanggal jatuh tempo, seperti:

Pengingat 7 hari sebelum jatuh tempo: Mengurangi keterlambatan pembayaran hingga 30%.
Pengingat 1 hari sebelum jatuh tempo: Memastikan 90% pembayaran dilakukan tepat waktu.

Sebagai contoh, jika sebuah bisnis memiliki 100 invoice setiap bulannya dan dengan fitur pengingat otomatis, mereka dapat mengurangi keterlambatan pembayaran hingga 30 invoice per bulan, yang menjaga cash flow tetap stabil, dan mengurangi masalah pembayaran.

2. Mempercepat proses penagihan hingga 75%

Dengan sistem invoice processing otomatis, proses penagihan dan pembayaran bisa dipercepat dari rata-rata 30 hari menjadi 15-20 hari. Sehingga, cash flow perusahaan lebih stabil dan menjaga hubungan dengan supplier tetap baik, karena pembayaran dilakukan lebih cepat dan sesuai jadwal.

Contoh kasusnya pada bisnis minuman teh, Waroeng Teh Kotjok yang sebelumnya, proses penagihan invoice dilakukan secara manual menggunakan Ms. Excel dan dikirim melalui WhatsApp, kini telah mendigitalisasikan prosesnya. Mereka menggunakan platform invoicing dan pembayaran antar bisnis dari Paper.id yang menghemat waktu penagihan ke mitra bisnis hingga 75%.

Dalam hal SDM atau tim admin juga lebih hemat karena satu admin bisa menangani minimal 10 hingga 20 mitra/hari dengan mudah. Terlebih lagi, Waroeng Teh Kotjok menggunakan opsi pembayaran kartu kredit di Paper.i, sehingga mitra mereka memiliki waktu 30-45 hari mengumpulkan dana untuk membayar invoice-nya.

3. Pengurangan beban kerja

Mengembangkan sistem pengolahan invoice yang lebih efisien memungkinkan bisnis untuk mengurangi beban kerja atau membutuhkan tenaga kerja tambahan untuk memproses invoice secara manual. Sebagai contoh, J&T Cargo sebelumnya harus mengurus 5000-an invoice secara manual dari berbagai mitra bisnis perbulannya.

Kini, mereka telah mendigitalisasikan proses invoicing dengan Paper.id. Pembuatan ribuan invoice secara cepat dilakukan dengan memasukan Invoice penjualan dalam jumlah banyak ke satu akun secara bersamaan tanpa khawatir karena template-nya pun telah tersedia. Selain itu, invoice bisa langsung dikirimkan ke buyer melalui email, WhatsApp ataupun SMS.

Langkah-Langkah Invoice Processing

Setelah mengetahui pengertian dari invoice processing, berikut ini langkah-langkah atau proses kerjanya secara umum:

1. Menerima invoice dari supplier

Langkah pertama dalam pengolahan invoice dimulai setelah invoice diterima. Invoice dikirim dari supplier (atau vendor) kepada buyer dalam berbagai format, mulai dari invoice kertas hingga berbentuk elektronik atau PDF.

Jika invoice berbentuk kertas, invoice harus diubah ke format digital dengan cara dipindai atau dimasukkan secara manual ke dalam sistem komputer. Setelah itu, detail informasi invoice dicatat dalam buku besar, yaitu catatan keuangan utama perusahaan.

2. Pemeriksaan keakuratan invoice

Setelah invoice diubah ke format digital, invoice tersebut perlu diperiksa dengan purchase order (PO) dan tanda terima pengiriman untuk memastikan informasi yang tertera pada invoice sudah sesuai. Jika ada perbedaan antara jumlah yang tertera di pesanan atau tanda terima dengan invoice, maka perlu menghubungi pemasok untuk konfirmasi.

Misalnya, jika di purchase order (PO) atau pesanan pembelian tercantum 100 unit barang, dan tanda terima pengiriman juga mencatat 100 unit, namun invoice mencantumkan 110 unit, ini menunjukkan adanya perbedaan detail informasi barang yang perlu diperiksa atau dikonfirmasi kepada supplier.

3. Approval atau persetujuan invoice

Jika detail invoice sudah benar, langkah selanjutnya adalah mengirimkan invoice kepada pihak berwenang untuk mendapatkan persetujuan resmi. Proses persetujuan ini bisa berbeda-beda antar perusahaan, tetapi saat ini umumnya dilakukan secara digital, bukan manual. Sehingga, meminimalisir invoice hilang atau lupa dibayarkan.

Setelah mendapatkan persetujuan, sistem akan secara otomatis mengupdate status invoice menjadi “Approved” dan melanjutkan ke tahap berikutnya, seperti proses pembayaran atau pencatatan dalam buku besar. Dengan cara ini, proses persetujuan menjadi lebih efisien, transparan, dan dapat dipantau dengan mudah.

4. Pembayaran invoice ke supplier

Setelah invoice dicatat dan disetujui, proses dapat berlanjut ke tahap akhir, yaitu pembayaran invoice kepada supplier. Metode pembayarannya bisa beragam, seperti tunai, metode pembayaran digital, kartu kredit, virtual credit card, corporate card, virtual account, atau melalui marketplace.

Tentunya, metode yang dipilih sesuai dengan kesepakatan yang telah dipilih antara buyer dan supplier. Misalnya, jika perusahaan memilih menggunakan virtual credit card (VCC), maka transaksi dilakukan secara online dan bukti pengiriman juga akan berbentuk digital.

5. Mengotomatiskan pengolahan invoice

Pengolahan invoice bisa sangat memakan waktu dan sumber daya ketika jumlahnya besar. Misalnya, untuk perusahaan yang menerima ratusan invoice setiap bulan, mereka menghabiskan banyak waktu hanya untuk memasukkan data invoice secara manual ke dalam sistem. Oleh karena itu, perlu proses otomatis dalam mengolah invoice yang memberikan manfaat:

Menghemat waktu dalam input data untuk memproses invoice yang masuk.
Menghemat biaya karena invoice tidak perlu dicetak dalam bentuk fisik atau kertas.
Memudahkan proses audit karena invoice disimpan dan terdokumentasikan dengan baik dalam sistem, sehingga tidak tercecer.

Invoice processing tersebut dapat disederhanakan menggunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat dan membayar invoice digital tanpa batasan dengan beragam template yang telah tersedia. Kemudahan yang diberikan supplier portal dari Paper.id, yaitu sebagai berikut:

Three way matching: Pengecekkan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim error.
Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.