Invoice Generator: Pengertian, Kegunaan, Contoh, & Cara Kerja

Bisnis dengan jaringan luas, sering kali berhadapan pada permasalahan pembuatan invoice dengan volume yang cukup besar. Tentunya, jumlah invoice yang banyak ini menyulitkan untuk dikelola sekaligus dalam waktu singkat.

Belum lagi, bisnis harus menggelontorkan dana untuk sumber daya manusia atau SDM yang dibutuhkan untuk memproses invoice. Namun kini, sudah hadir software untuk mengolah invoice yang bernama invoice generator. 

Software tersebut berguna untuk mengefisiensikan pembuatan invoice tanpa cara manual dan invoice dikonversi menjadi format digital. Lalu, apa itu invoice generator? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Invoice Generator

Invoice generator adalah software yang digunakan untuk membuat dan mengelola faktur (invoice) secara otomatis. Alat ini memungkinkan kamu membuat invoice dengan template yang telah tersedia untuk berbagai jenis transaksi atau buyer, sehingga kamu tidak perlu lagi membuatnya dari awal. 

Dengan software ini kamu bisa menyesuaikan template invoice sesuai kebutuhan bisnis, menambahkan logo, detail perusahaan, dan informasi penting lainnya secara cepat dan efisien. Kemudian, invoice dibuat secara otomatis, mengikuti desain dan tata letak dari template.

Setelah invoice diisi, sistem akan memproses data dan menghasilkan invoice dalam format digital, misalnya PDF atau DOCX. Dengan menggunakan software invoice ini kamu juga bisa mengurangi risiko salah ketik atau salah menyalin data, sehingga data yang dimasukkan lebih akurat dan konsisten.

Baca Juga: Invoice Verification: Pengertian, Manfaat, dan Langkah 

Kegunaan Invoice Generator 

Invoice generator menawarkan kegunaan yang mempermudah proses pembuatan dan pengelolaan invoice secara efisien. Berikut lima kegunaan utama dari software ini untuk membantu dalam pembuatan hingga pengiriman invoice: 

1. Menghemat waktu pembuatan invoice

Invoice generator memiliki kegunaan utama dalam menghemat waktu pembuatan invoice karena invoice tentu saja dibuat secara otomatis dengan menggunakan template yang telah tersedia. Dengan hanya memasukkan informasi tagihan yang berupa detail buyer beserta barang atau layanan yang dipesan, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo, invoice dapat dibuat dalam hitungan menit. 

2. Menghindari kesalahan input data

Invoice generator dapat membantu mengurangi kesalahan saat memasukkan data ke dalam invoice. Karena prosesnya otomatis, risiko kesalahan akibat human error, seperti salah ketik atau salah menyalin data, dapat dikurangi. Jadi, dibandingkan dengan pembuatan invoice secara manual yang rentan terhadap kesalahan input, menggunakan invoice generator memastikan data yang dimasukkan lebih akurat dan konsisten.

Baca Juga: Template Invoice dengan Perhitungan Pajak, Mudah & Otomatis!

3. Invoice mudah disesuaikan

Seperti yang sudah dijelaskan, invoice generator menyediakan template invoice di mana mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis kamu. Misalnya, kamu bisa menambahkan atau menghapus baris atau kolom, mengubah format, atau menambahkan informasi tambahan seperti deskripsi item, untuk memastikan invoice yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bisnismu. Ini mempermudah dalam pembuatan invoice yang sesuai dengan format yang diinginkan.

4. Menyediakan fitur tambahan

Banyak invoice generator memungkinkan kamu untuk menetapkan tanggal jatuh tempo dan mengirimkan pengingat otomatis kepada buyer sebelum atau setelah jatuh tempo untuk menagih pembayaran. Beberapa alat juga memiliki integrasi dengan sistem pembayaran, sehingga buyer bisa langsung membayar dengan berbagai metode pembayaran yang tersedia, seperti kartu kredit, transfer bank, atau virtual account.

Baca Juga: 5 Contoh Invoice Catering yang Mudah Dibuat agar Cepat Dibayar!

Contoh Template Invoice dengan Invoice Generator 

Sebagai referensi, berikut ini contoh template invoice yang dihasilkan oleh invoice generator: 

Cara Kerja Invoice Generator

Invoice generator bekerja dengan menyederhanakan proses pembuatan invoice secara otomatis tanpa perlu proses manual yang memakan waktu dan biaya. Berikut ini cara kerja dari invoice generator yang bisa kamu pahami: 

1. Input data yang dibutuhkan

Pertama, kamu perlu memasukkan data yang diperlukan dalam pembuatan invoice. Pengguna perlu mengisi informasi penting, yang mencakup:

• Informasi perusahaan: Nama, alamat, dan detail kontak perusahaan kamu.
• Informasi buyer: Nama, alamat, dan detail kontak klien atau buyer.
• Detail produk atau jasa: Deskripsi produk atau jasa yang diberikan, termasuk nama, kuantitas, harga per unit, dan total harga untuk masing-masing item.
• Nomor invoice: Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi invoice.
• Tanggal invoice: Tanggal ketika invoice dibuat.
• Pajak dan diskon: Informasi mengenai pajak yang berlaku dan diskon jika ada.
• Keterangan: Berisi instruksi pembayaran, ucapan terima kasih, dan lainnya.
• Syarat dan ketentuan pembayaran: Informasi tentang batas waktu pembayaran dan metode pembayaran yang diterima.

Setelah data dimasukkan, sistem invoice akan memproses dan menyusunnya menjadi format invoice yang rapi dan siap untuk dikirim.

Baca Juga: Bayar Invoice di Marketplace Lebih Praktis & 5 Menit Selesai!

2. Pilih template sesuai kebutuhan

Pengguna dapat memilih template atau format invoice dari berbagai pilihan yang tersedia, yang biasanya sudah dirancang dengan tampilan profesional. Setelah memilih template, pengguna bisa menyesuaikan elemen seperti warna, font, dan logo perusahaan untuk membuat invoice menjadi lebih personal dan sesuai dengan identitas merek mereka.

Beberapa invoice generator menyediakan berbagai jenis template, seperti template untuk invoice standar, proforma, atau kredit memo. Pengguna dapat memilih jenis yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

3. Invoice dikonversi menjadi format digital

Setelah semua informasi diisi, invoice generator akan memproses data yang telah dimasukkan, seperti detail produk, jumlah, harga, dan informasi kontak, untuk menghasilkan invoice dalam format yang dipilih (misalnya PDF, DOCX, atau format lain). Software ini juga akan mengatur data sesuai dengan template yang dipilih, memastikan tata letak, font, dan elemen desain lainnya sesuai dengan format yang diinginkan.

Kamu bisa menggunakan invoice generator dari Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat dan membayar invoice digital tanpa batasan dengan beragam template yang telah tersedia. Invoice dari Paper.id juga telah terjamin keabsahannya karena dilengkapi e-Materai dari PERURI.

Kamu juga bisa mengirimkan invoice digital secara otomatis ke buyer melalui email, SMS, dan WhatsApp. Buyer pun bisa membayar melalui metode m-banking, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. Semua transaksi dan proses tercatat otomatis.

Tunggu apalagi?