Mengenal ERP: Pengertian, Cara Kerja, Jenis, dan Modulnya

Sistem Enterprise Resource Planning atau lebih dikenal dengan sebutan pendeknya ERP adalah sebuah sistem informasi terpadu yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis.

Perusahaan saat ini menggunakan ERP untuk menjaga efisiensi operasionalnya. ERP mampu mengintegrasikan seluruh departemen yang ada di perusahaan, sehingga seluruh data dapat diperbaharui secara real time.

Lantas, bagaimana cara kerja ERP? Bagaimana bisa sistem tersebut mengintegrasikan seluruh departemen dalam satu platform? Untuk mengetahui jawabannya, berikut ini merupakan penjelasan lengkap dari sistem ERP, yuk, simak!

Apa Itu ERP?

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang merupakan sistem perangkat lunak yang bisa mengintegrasikan dan mengelola semua proses utama dalam sebuah organisasi atau perusahaan ke dalam sistem terpadu.

Dengan sistem ERP, perusahaan bisa menyatukan alur kerja dan data dari berbagai departemen. ERP memungkinkan seluruh departemen seperti keuangan, sumber daya manusia, produksi, gudang, dan lain-lain untuk saling berbagi data secara real time.

ERP sendiri terdiri dari berbagai modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis kamu. Seperti modul keuangan untuk pencatatan transaksi, modul HR untuk pengelolaan karyawan, modul inventory untuk kontrol persediaan, hingga modul CRM untuk manajemen pelanggan.

Contoh penggunaan ERP misalnya pada sebuah toko elektronik yang menggunakan ERP untuk mengelola stok barang. Saat ada penjualan televisi, sistem ERP secara otomatis mengurangi jumlah stok, mencatat transaksi penjualan, dan memperbarui laporan keuangan pada saat itu juga. 

Baca Juga: 8 Rekomendasi Aplikasi & Software ERP Terbaik untuk Bisnis 2025

Fungsi Utama ERP untuk Bisnis

Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai kegiatan operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. 

Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis. 

Secara keseluruhan, ERP memiliki sejumlah fungsi untuk bisnis, seperti:

1. Integrasi data antardivisi

ERP menyatukan seluruh informasi dari berbagai divisi perusahaan ke dalam satu sistem terpadu. Artinya, data yang dimasukkan oleh satu departemen dapat langsung digunakan oleh departemen lain.

Hal ini menghindari duplikasi data, mengurangi kesalahan input, dan meningkatkan efisiensi komunikasi antar departemen perusahaan.

2. Otomatisasi proses bisnis

ERP membantu mengotomatiskan berbagai proses rutin dan berulang, seperti pencatatan transaksi keuangan, pemesanan barang, pengelolaan stok, hingga proses penggajian. 

Otomatisasi ini mempercepat pekerjaan, mengurangi ketergantungan pada proses manual, dan meminimalkan risiko kesalahan manusia.

3. Pelaporan real-time

Dengan ERP, manajemen dapat mengakses laporan dan data operasional secara langsung dan real-time, tanpa harus menunggu rekap dari tiap divisi.

Misalnya, laporan keuangan, status stok, performa penjualan, dan produktivitas karyawan dapat dilihat kapan saja. Ini sangat membantu dalam pengambilan keputusan yang cepat dan akurat.

4. Skalabilitas

Sistem ERP bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perkembangan bisnis. Ketika perusahaan bertumbuh, misalnya membuka cabang baru, menambah produk, atau masuk ke pasar baru, ERP bisa ditambahkan modul-modul baru sesuai kebutuhan.

5. Mengamankan data

ERP menyediakan sistem keamanan terpusat untuk menyimpan dan mengolah data penting perusahaan. Hanya pengguna dengan akses tertentu dapat melihat atau mengedit data tertentu, sehingga mengurangi risiko kebocoran dan penyalahgunaan informasi.

Manfaat Menggunakan ERP untuk Bisnis 

Berikut adalah manfaat menggunakan ERP untuk bisnis:

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Sistem ERP mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform, sehingga banyak proses manual dapat diotomatisasi. Misalnya, pencatatan transaksi penjualan otomatis langsung tercatat di laporan keuangan dan stok barang.

Hal tersebut mengurangi pekerjaan ganda, mempercepat alur kerja, dan membuat setiap aktivitas lebih efisien. Karyawan bisa lebih fokus pada tugas strategis dibanding pekerjaan administratif menginput data yang repetitif.

2. Mengambil keputusan lebih cepat dan akurat

ERP menyediakan data secara real-time dan terpusat. Manajemen tidak perlu lagi menunggu laporan dari masing-masing divisi karena semua informasi sudah tersedia langsung dalam sistem.

Misalnya, jika kamu ingin melihat performa penjualan, laporan laba rugi, atau stok barang, semua bisa diakses dalam beberapa klik di dalam sistem ERP.  

Dengan informasi yang cepat dan akurat tersebut, keputusan bisnis pun bisa diambil lebih responsif dan berdasarkan data yang valid.

3. Mengurangi biaya operasional

ERP membantu memangkas berbagai biaya, seperti biaya administrasi, biaya kesalahan akibat input manual, dan biaya operasional akibat inefisiensi. 

Hal itu terjadi berkat proses otomatisasi dan integrasi, jadi perusahan tidak perlu menggunakan banyak sistem untuk mengolah data.

4. Meningkatkan kolaborasi antardivisi

Dengan ERP, semua divisi menggunakan sistem yang sama dan saling berbagi informasi secara real-time yang memudahkan koordinasi antar departemen, sehingga mengurangi miskomunikasi, dan mempercepat proses yang melibatkan lebih dari satu tim.

Contohnya, ketika tim penjualan mencatat pesanan, tim gudang bisa langsung memproses pengiriman, dan bagian keuangan bisa langsung mencatat transaksi.

5. Transparansi dan kontrol yang lebih baik

ERP memberikan visibilitas penuh terhadap seluruh aktivitas perusahaan. Setiap proses dan transaksi tercatat dengan jelas dalam sistem, dan akses data bisa dikontrol sesuai hak pengguna.

Manajemen bisa memantau aktivitas operasional, keuangan, hingga performa karyawan dengan lebih transparan. Ini juga memudahkan audit internal perusahaan.

Bagaimana Cara Kerja Sistem ERP?

Sistem ERP bekerja dengan menggabungkan semua aktivitas dan data dari berbagai divisi perusahaan ke dalam satu sistem terpusat. 

Setiap divisi dapat memasukkan data ke dalam sistem, kemudian sistem ERP menghubungkan dan menyimpan semua data pada database pusat.

Jadi, saat bagian penjualan mencatat pesanan, lalu ERP menyimpan data tersebut. Bagian gudang langsung melihat informasi tersebut dan mengetahui barang mana yang harus dikirim.

Sistem ERP kemudian akan memproses data pemesanan tersebut secara otomatis, yaitu dengan: mengurangi stok saat ada penjualan, menghitung total pembayaran, membuat laporan keuangan, dan menjadwalkan pengiriman barang tersebut.

Semua proses ini terjadi tanpa perlu input manual yang banyak dari berbagai divisi. Manajemen juga dapat langsung melihat laporan penjualan secara real-time melalui dashboard ERP, lalu menggunakan sebagai dasar mengambil keputusan bisnis.

Jenis-Jenis ERP

Sistem ERP terbagi menjadi sejumlah jenis berdasarkan cara penggunaannya, skalanya, dan penyedia sistemnya:

1. ERP on-premise

ERP jenis ini diinstall langsung di server dan perangkat keras milik perusahaan. Jenis ini sangat cocok bagi perusahaan besar yang membutuhkan kontrol penuh atas sistem dan data.

Contoh ERP On-Premise: SAP ECC dan Oracle E-Business Suite.

2. ERP cloud-based

ERP berbasis cloud diakses melalui internet dan di-host oleh penyedia layanan. Jenis ini cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang ingin fleksibilitas dan efisiensi biaya

Contoh dari ERP Cloud-Based: SAP Cloud, Oracle Cloud, atau Odoo Cloud.

3. ERP hybrid

Jenis ERP ini menggabungkan sistem on-premise dan cloud. Jadi, beberapa bagian data atau modul disimpan di lokal, sisanya di cloud.

ERP hybrid biasanya digunakan perusahaan yang ingin fleksibilitas sambil mempertahankan kontrol atas data sensitif.

Contoh dari ERP Hybrid: Microsoft Dynamics 365 dan SAP S/4HANA Hybrid.

4. ERP open source

ERP ini bersifat terbuka, bisa dimodifikasi sesuai kebutuhan tanpa biaya lisensi. Jenis ERP Open Source biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki tim IT internal yang mengelola sistem ERP tersebut.

Contoh dari ERP Open Source: Odoo Community, ERPNExt, dan Dolibarr.

Modul-Modul ERP

Paket-paket ERP mencakup sejumlah modul yang bisa dikostumisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Adapun, sejumlah modul yang biasanya ada dalam ERP adalah berikut:

• Modul Keuangan: Mengelola arus kas, buku besar, piutang, hutang, dan laporan keuangan.
• Modul SDM: Mengatur data karyawan, absensi, gaji, rekrutmen, hingga penilaian kerja.
• Modul Manufaktur: Mengelola proses produksi, dari perencanaan, jadwal produksi, hingga kontrol kualitas.
• Modul Inventori: Mengelola stok barang di gudang, pergerakan barang, dan manajemen persediaan.
• Modul Penjualan: Memproses pesanan pelanggan, penawaran harga, dan faktur.
• Modul Pembelian: Mengatur proses pembelian bahan baku atau produk, mulai dari permintaan hingga pembayaran ke pemasok.
• Modul Customer Relationship Manager (CRM): Mengelola hubungan dengan pelanggan, termasuk data pelanggan, histori pembelian, dan layanan purna jual.
• Modul Proyek (Project Management): Mengelola proyek dari perencanaan, penganggaran, hingga pelaporan.

Dari penjelasan di atas, kita bisa mengetahui bahwa sistem ERP sangat penting untuk efisiensi operasional dan integrasi antar divisi dalam sebuah perusahaan.

Untuk solusi yang lebih optimal, kamu dapat mengintegrasikan ERP kamu dengan Paper.id Enterprise Solution guna mempercepat proses invoicing, pencatatan keuangan, serta pelacakan transaksi secara real-time.

Paper.id Enterprise Solution memiliki fitur otomatisasi berbasis AI, jadi pembuatan dan pengiriman invoice dilakukan secara cepat, akurat, dan tanpa proses manual yang rumit. 

Selain itu, sistem ini juga secara otomatis menjadwalkan pengingat pembayaran, membantu mempercepat cash flow, serta meminimalkan risiko keterlambatan pembayaran dari pelanggan.

Dukung tim finansial kamu sekarang dengan tool powerful dari Paper.id sekarang!