Sebagai pemilik bisnis, kamu pasti tahu betapa pentingnya menjaga arus kas tetap lancar. Sayangnya, banyak perusahaan seringkali terjebak dalam proses penagihan yang rumit dan memakan waktu. Pernahkah kamu merasa frustasi karena invoice yang belum dibayar menumpuk atau pembayaran dari klien yang datang terlambat? Ini adalah masalah umum yang dihadapi banyak bisnis, terutama ketika harus menangani banyak client atau buyer sekaligus.

Bayangkan jika proses menagih piutang bisa berjalan otomatis, tanpa perlu repot-repot menelepon klien satu per satu atau mengirim email pengingat manual. Di sinilah Account Receivable Automation atau AR Automation berperan. 

Dengan teknologi ini, kamu bisa mengotomatiskan proses penagihan, pencatatan, dan pemantauan pembayaran. Hasilnya? Arus kas jadi lebih teratur, dan tim kamu bisa fokus pada hal-hal yang lebih penting daripada mengurus tumpukan invoice.

Yuk, cari tahu selengkapnya tentang AR automation, mulai dari definisi, cara kerja, hingga manfaatnya untuk bisnis.

Apa Itu AR Automation?

Account Receivable Automation, atau AR Automation adalah solusi teknologi yang membantu bisnis mengelola piutang mereka secara otomatis.

Sederhananya, AR Automation mengambil alih tugas-tugas manual yang biasanya dilakukan oleh tim keuangan, seperti mengirim faktur, mencatat pembayaran, dan mengingatkan klien yang terlambat membayar. Jadi, kamu tidak perlu lagi repot dengan pekerjaan yang berulang dan memakan waktu.

Misalnya, kamu memiliki banyak klien dan setiap bulan harus mengirim puluhan hingga ratusan invoice. Jika kamu melakukan semuanya secara manual, pasti banyak waktu yang terbuang, belum lagi risiko kesalahan yang bisa terjadi. 

Dengan AR Automation, kamu bisa mengatur sistem untuk mengirimkan invoice secara otomatis pada tanggal tertentu. Jika ada klien yang terlambat membayar, sistem akan secara otomatis mengirimkan pengingat, bahkan bisa menjadwalkan panggilan penagihan.

Banyak bisnis yang sudah beralih ke AR Automation merasakan manfaatnya. Salah satu contohnya adalah perusahaan distribusi yang sebelumnya mengalami kesulitan dengan arus kas karena pembayaran klien yang sering terlambat. 

Setelah mengimplementasikan AR Automation, mereka bisa menurunkan rata-rata hari pembayaran (days sales outstanding) dari 60 hari menjadi 30 hari, sehingga arus kas mereka menjadi jauh lebih sehat. 

Bagaimana Cara Kerja AR Automation?

AR Automation bekerja dengan mengintegrasikan sistem software ke dalam proses keuangan bisnismu. Sistem ini dirancang untuk menjalankan tugas-tugas yang biasanya dilakukan secara manual, seperti mengirim faktur, mencatat pembayaran, dan menindaklanjuti pembayaran yang belum lunas.

Misalnya, sebuah perusahaan jasa konsultasi menggunakan AR Automation untuk mengelola pembayaran kliennya. Sebelumnya, tim keuangan mereka harus menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggu hanya untuk mengirim faktur dan menindaklanjuti pembayaran. 

Setelah beralih ke AR Automation, faktur dikirim otomatis begitu proyek selesai, dan pengingat pembayaran dikirim tanpa perlu campur tangan manusia. Ini tidak hanya menghemat waktu, tapi juga membuat proses penagihan lebih efisien dan profesional.

Baca Juga: Waspadalah, Jangan Biarkan 4 Accounts Receivable Fraud Ini Terjadi di Anda!

Manfaat AR Automation Untuk Bisnis

1. Efisiensi operasional bisnis 

Dengan AR Automation, tugas-tugas manual seperti pengiriman invoice, pencatatan pembayaran, dan pengingat penagihan dapat diotomatisasi. Ini berarti tim keuangan bisa fokus pada tugas yang lebih strategis dan menambah nilai bagi bisnis. 

Misalnya, sebuah sebuah bisnis yang bergerak di industri supply chain yang sebelumnya harus mengelola 100.000 dokumen setiap tahunnya. Tentunya proses yang dilakukan adalah proses manual, dan itu memakan waktu hingga 5.000 jam per-orang (person-hours). 

Setelah implementasi AR automation, perusahaan ini berhasil mengurangi waktu yang dibutuhkan hingga 80%, dari rata-rata 3 menit per halaman menjadi hanya 36 detik. Penghematan ini tidak hanya mengurangi beban kerja, tetapi juga mempercepat proses operasional secara signifikan. 

2. Arus kas makin lancar

Salah satu tantangan terbesar dalam bisnis adalah pembayaran yang terlambat. Nah dengan AR Automation dapat membantu bisnis dalam mempercepat proses penagihan dengan mengirimkan pengingat tagihan secara otomatis dan melacak pembayaran yang telah jatuh tempo. 

Misalnya, sebuah perusahaan distribusi yang menerapkan AR Automation berhasil menurunkan rata-rata hari pembayaran (Days Sales Outstanding) dari 60 hari menjadi 30 hari. Hasilnya, arus kas menjadi lebih sehat dan stabil, memungkinkan perusahaan untuk beroperasi dengan lebih baik.

3. Mengurangi human error atau kesalahan manusia

Proses manual selalu rentan terhadap kesalahan manusia, seperti kesalahan memasukkan data atau lupa mengirimkan pengingat pembayaran. Dengan AR Automation, kesalahan ini dapat diminimalisir karena sistem bekerja berdasarkan aturan yang sudah ditentukan. 

Contoh nyatanya adalah pada perusahaan logistik yang menghadapi masalah dalam pembuatan invoice yang sering salah hingga 20%, hal ini disebabkan proses yang dilakukan masih sangat manual manual. Setelah mereka implementasi AR automation untuk memeriksa data faktur terhadap dokumen pendukung seperti purchase order dll, tingkat kesalahan berkurang drastis hingga 80%.

4. Laporan real-time tanpa ribet

AR Automation memungkinkan kamu untuk mendapatkan gambaran jelas tentang status keuangan kapan saja. Kamu bisa melihat laporan real-time tentang siapa yang sudah membayar, siapa yang terlambat, dan berapa total piutang yang belum diterima. 

Ini dapat memudahkan kamu dalam mengambil keputusan keuangan yang lebih tepat. Misalnya, saat kamu perlu membuat strategi untuk meningkatkan penjualan, kamu bisa melihat laporan piutang dan mengetahui area mana yang perlu lebih diperhatikan dan lain sebagainya. 

Nah itulah informasi seputar AR Automation, tentu dengan AR Automation, proses mengelola piutang ini menjadi lebih mudah dan efisien. Tidak hanya membantu memastikan arus kas tetap lancar, tetapi juga mengurangi kesalahan, menghemat waktu, dan memberikan informasi keuangan yang akurat secara real-time. 

Baca Juga: Begini Jenis-Jenis Account Receivable dan Ketentuannya!

Salah satu platform yang bisa membantu kamu dalam urusan account receivable adalah Paper.id. 

Paper.id punya solusi untuk bisnis membantu pengelolaan account receivable jauh lebih maksimal dengan Paper Enterprise Solution.

Solusi yang ditawarkan cukup beragam seperti:

  • Buyer portal
  • Buat dan kirim banyak invoice sekaligus
  • Bulk invoice reminder
  • Auto generate kwitansi online
  • Terintegrasi dengan sistem ERP
  • Dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik bisnismu

Dengan fitur-fitur diatas, Paper.id memungkinkan seluruh proses ini dilakukan secara otomatis, mulai dari pembuatan invoice, pengelolaan data buyer hingga penagihan invoice. 

Dengan ini proses yang dulu memakan waktu berjam-jam sekarang bisa diselesaikan dalam beberapa menit, tertarik untuk menggunakan Paper.id? Kamu bisa langsung coba untuk klik tombol dibawah ini untuk informasi lebih lanjut.

Info Lebih Lanjut
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)