Bayangkan setiap bulan, tim keuanganmu harus berurusan dengan tumpukan invoice, memeriksa satu per satu, mencocokkannya dengan pesanan pembelian, dan memastikan semuanya benar sebelum akhirnya melakukan pembayaran. 

Proses ini bisa memakan waktu berjam-jam, bahkan berhari-hari, dan sering kali penuh dengan risiko kesalahan. Apalagi kalau ada invoice yang terlambat diproses atau malah terlewat, bisa-bisa mengganggu hubungan baik dengan vendor dan membuat operasional perusahaan jadi tersendat.

Ini adalah tantangan yang dihadapi banyak bisnis dalam mengelola utang dagang atau Account Payable (AP). Proses AP yang tidak efisien bukan hanya mempengaruhi arus kas, tapi juga bisa meningkatkan biaya operasional dan menambah beban kerja tim keuangan. 

Di sinilah AP automation ada untuk membantu itu semua, yuk, cari tahu selengkapnya tentang AP automation, mulai dari definisi, cara kerja, hinggga manfaatnya untuk bisnis.

Baca Juga: Ini 7 Cara Mencegah Masalah Fraud dalam Account Payable!

Definisi AP Automation 

AP automation, atau accounts payable automation, adalah proses penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan dan mendigitalisasi tugas-tugas yang biasanya dilakukan secara manual dalam proses pembayaran utang (accounts payable). 

Bayangkan saja oleh kamu semua pekerjaan yang sebelumnya harus dilakukan dengan tangan, seperti memeriksa invoice, mencocokkannya dengan pesanan, mengirimkan untuk persetujuan, hingga melakukan pembayaran, sekarang bisa dilakukan oleh sistem yang terintegrasi. 

Dengan AP automation, proses yang biasanya memakan waktu dan rawan kesalahan ini bisa menjadi jauh lebih efisien dan akurat. Semua langkah, mulai dari penerimaan invoice hingga pembayaran, dapat diotomatisasi. 

Bagaimana Cara Kerja AP Automation?

AP automation bekerja dengan cara menyederhanakan dan mengotomatiskan setiap langkah dalam proses pengelolaan utang dagang, dari awal hingga akhir. 

Begitu invoice diterima, sistem AP automation secara otomatis memindai dan menginput data ke dalam sistem. Ini berarti kamu tidak perlu lagi memasukkan data secara manual, yang seringkali rentan terhadap kesalahan. 

Setelah data masuk, sistem akan mencocokkannya secara otomatis dengan pesanan pembelian dan dokumen lain yang relevan. Jika semuanya cocok, invoice tersebut langsung dikirimkan untuk persetujuan. 

Yang menarik, proses persetujuan juga otomatis. Orang-orang yang berwenang akan mendapatkan notifikasi, dan mereka bisa memberikan persetujuan hanya dengan beberapa klik, tanpa harus repot dengan dokumen fisik.

Setelah disetujui, sistem akan menjadwalkan pembayaran sesuai dengan syarat yang telah disepakati dengan vendor. 

Kamu juga bisa melacak status setiap invoice dan pembayaran secara real-time, sehingga tidak ada lagi invoice yang terlewat atau pembayaran yang tertunda. 

Semua proses ini bisa dilakukan dengan lebih cepat, lebih akurat, dan dengan lebih sedikit keterlibatan manual, memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada hal-hal yang lebih strategis daripada menghabiskan waktu pada tugas-tugas administratif.

Dengan AP Automation, keseluruhan proses pengelolaan utang dagang menjadi lebih efisien, transparan, dan dapat diandalkan, yang pada akhirnya membantu perusahaan beroperasi dengan lebih lancar dan efektif.

Baca Juga: 3 Tips Untuk Mengelola Account Payable Secara Teratur

Manfaat AP Automation untuk Bisnis

1. Penghematan biaya operasional

Proses manual biasanya membutuhkan banyak sumber daya, baik dari segi waktu maupun tenaga kerja. 

Dengan AP automation, banyak pekerjaan administratif yang dapat diotomatisasi, sehingga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja yang banyak dan memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis. 

Pengurangan biaya operasional ini bisa memberikan dampak signifikan pada penghematan biaya perusahaan secara keseluruhan.

2. Meningkatkan transparansi dokumen

AP automation juga meningkatkan transparansi dalam proses pengelolaan AP. Semua data dan proses dapat dilacak secara real-time, sehingga memudahkan kamu untuk melihat status setiap invoice dan pembayaran. 

Selain itu, otomatisasi juga membantu memastikan bahwa semua transaksi mematuhi kebijakan internal perusahaan dan peraturan eksternal, mengurangi risiko ketidakpatuhan yang bisa merugikan bisnis.

3. Meningkatkan hubungan dengan vendor

Pembayaran yang tepat waktu dan akurat sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan vendor. 

Dengan AP utomation, kamu bisa memastikan bahwa invoice diproses dan dibayar tepat waktu, sehingga vendor merasa dihargai dan dipercaya. 

Hubungan yang baik dengan vendor ini bisa membawa manfaat jangka panjang, seperti mendapatkan syarat pembayaran yang lebih baik atau layanan prioritas.

4. Efisiensi waktu, minim kesalahan

Salah satu manfaat terbesar dari AP Automation adalah penghematan waktu yang signifikan. Bayangkan jika perusahaanmu memproses lebih dari 1.000 dokumen setiap hari, seperti invoice dan pesanan, tentu proses manual ini akan menjadi sangat rumit dan memakan waktu berjam-jam.

Dengan otomatisasi AP, tugas-tugas yang sebelumnya membutuhkan waktu lama, seperti memasukkan data invoice dan mencocokkannya dengan pesanan, bisa diselesaikan hanya dalam hitungan menit. Paper.id, misalnya, merupakan salah satu platform yang dapat membantu kamu dalam mengelola dokumen AP dengan lebih efisien.

Paper.id punya solusi untuk membantu pengelolaan AP lebih maksimal dengan Paper Enterprise Solution. Solusi yang ditawarkan cukup beragam seperti:

  • Supplier portal
  • Bulk payment
  • Three way matching
  • Buat & convert dokumen PO
  • Mudah Terintegrasi dengan sistem ERP yang lain

Dengan fitur-fitur diatas, Paper.id memungkinkan seluruh proses ini dilakukan secara otomatis, mulai dari verifikasi invoice hingga pencocokan dengan Purchase Order (PO) dan Goods Receipt (GR). 

Dengan ini proses yang dulu memakan waktu berjam-jam sekarang bisa diselesaikan dalam beberapa menit, tertarik untuk menggunakan Paper.id? Kamu bisa langsung coba untuk klik tombol dibawah ini untuk informasi lebih lanjut. 

Info Lebih Lanjut
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)